Revisorerne går online med kunderne

Både store og mindre revisionsvirksomheder bruger i stigende omfang online økonomistyring over for deres kunder.

Online adgang til kundernes data på alle tider af døgnet giver en række markante fordele og nye samarbejdsmuligheder for revisorerne.

Online økonomistyring kræver dog, at revisor sikrer sig, at kundernes oplysninger er lagret hos en professionel udbyder med høj sikkerhed, samt at adgangskontrollen internt i revisionsvirksomheden er stram.

Software as a service

Det såkaldte software as a service-koncept inden for økonomistyring, hvor virksomheder lejer software mod en lav månedlig betaling, har for alvor set dagens lys hos revisorerne. Kunderne skal ikke selv installere software eller tage backup, men kan arbejde direkte i systemet sammen med revisoren via en webbrowser.

Konceptet får flere og flere revisionsvirksomheder til at opbygge et decideret forretningsområde rettet mod de små og mellemstore virksomheder. Det har man bl.a. hos PriceWaterhouseCoopers i Esbjerg, hvor 50 pct. af de små og mellemstore kunder kører med online økonomistyring.

- Vi har markedsført os over for virksomhederne med online økonomistyring, og det har været en rigtig god døråbner til det mindre segment af virksomheder. Både nystartede og etablerede virksomheder i alle brancher er utrolig glade for, at det er så nemt at komme i gang med. Samtidig slipper de for at skulle tage backup og investere i diverse hardware og software. Endvidere er det jo med til at optimere vores arbejde og forhold til kunderne, forklarer Tonny Løbner, statsautoriseret revisor hos PriceWaterhouseCoopers i Esbjerg.

Bedre dialog med kunderne

Tonny Løbner fastslår, at den helt store fordel er, at revisor nu kan servicere kunderne på alle tider af døgnet uafhængigt af sted. Samtidig kan revisor også være mere proaktiv over for kunden, så man hele tiden er på forkant med udviklingen i virksomheden. Kommer der eksempelvis en ny problemstilling, så har man som revisor mulighed for at undersøge, om det er noget, man skal forstyrre kunderne med.

- Med vores online adgang til kunderne tager vi eksempelvis typisk i november måned et bestik af situationen i virksomhederne. Måske er der nogle ting, der skal disponeres anderledes - f.eks. i forhold til skat eller med hensyn til pensionsordninger. Det kan også være, der er hævet for meget. Det kan vi nu tage hånd om proaktivt. Samtidig synes jeg, vi har bedre kontakt, fordi kunderne også ringer oftere, når de arbejder med systemet, siger Tonny Løbner.

- Med online økonomistyring er der endvidere gode muligheder for at søge oplysninger på tværs af systemet, hvis vi har en mistanke om noget bestemt. Det har givet revisor en udvidet mulighed for at kontrollere kunden. Det betyder samtidig, at når vi skal lave regnskab, så er det lønsomheden kommer ind i billedet, da vi jo nemt kan trække data direkte over i vores system, siger Tonny Løbner.

Sikkerhed og oplysninger

Selv om det ikke er børsnoterede virksomheder, PriceWaterhouseCoopers samarbejder med online, så er it-sikkerheden i forhold til følsomme oplysninger på nettet et vigtigt parameter – både for revisor og for kunde.

- Man skal selvfølgelig sikre sig, at man samarbejder med en professionel udbyder, hvor datalagringen foregår i et certificeret miljø, hvor hverken data eller lagringsmedier kan tilgås af uautoriserede personer. Det vil sige sikkerhed på højde med netbanker, siger Tonny Løbner.

Tonny Løbner understreger samtidig, at den interne praksis i revisionsvirksomheden også skal følge trop med it-sikkerheden hos udbyderen. Det vil sige en nøje fastlagt politik i forhold til, hvilke personer der har online adgang til de enkelte kunder.

Sikre som netbanker

Hos den største danske udbyder af online bogføring inden for segmentet små og mellemstore virksomheder, softwarevirksomheden e-conomic, understreger man, at it-sikkerheden er nøjagtig lige så høj som hos netbankerne, hvis udbyder følger de certificerede forskrifter for sikkerhed. Det betyder også, at det er langt mere sikkert at bruge en hosted løsning, end det er at have data på egne computere.

- Da det er meget følsomme oplysninger, der udveksles via nettet, så er det klart, at sikkerheden skal være i top. Det betyder, at vi følger nogle helt specifikke standarder for at leve op til sikkerheden. Eksempelvis foregår al vores transport af data krypteret via 128+-bit SSL-kryptering, som er på højde med netbanker. Det er således i praksis ikke muligt at aflytte data via netværkstrafikken, forklarer Tejn Vanting Nielsen, direktør i e-conomic.

Al data hos e-conomic lagres på spejlede diske for at beskytte mod simple diskfejl. Der tages backup hver time, som jævnligt flyttes til sekundær, sikker lokation. Adgangskontrol i applikationen foregår via login med aftalenummer, bruger-ID og adgangskode.

- Det er ikke muligt at ’brute-force’, dvs. bryde, en adgangskode, da systemet ved fem gentagne ikke-godkendte forsøg på at tilgå samme regnskab fra samme kilde, automatisk spærrer adgangen, siger Tejn Vanting Nielsen.

Hos e-conomic sletter man officielt data 90 dage efter opsigelse af abonnement, men gør samtidig opmærksom på, at man har pligt til at opbevare regnskabsmateriale i fem år, hvorfor man bør anvende systemets eksportfunktion, inden opsigelsesperioden udløber.

Alle typer virksomheder

Også hos revisionsvirksomheden Beierholm tilbyder man de mindre virksomheder at arbejde med online økonomistyring, hvilket ifølge revisor Daniel Herfort-Bruun giver mere dynamik i samarbejdet med kunderne samt en bedre og hurtigere service. Alle typer af virksomheder udnytter i dag internettet i samarbejdet med revisoren.

- Trods det at alle virksomheder er unikke og har individuelle behov, så er der fællestræk. Alle skal nemlig have registreret deres indtægter og omkostninger og bevægelserne i aktiver og passiver. Men der holder ligheden i en vis udstrækning også op. Den enkelte virksomhed er en unik størrelse med unikke behov. Det kræver derfor viden og indsigt at finde den rigtige løsning til virksomheden. Den rigtige løsning er den, der både tilgodeser virksomheden og revisor, forklarer Daniel Herfort-Bruun.

Ifølge Daniel Herfort-Bruun er det centralt for de fleste virksomheder at holde omkostningerne nede, men samtidig have maksimal information om udviklingen. Hvilken rapportering den enkelte virksomhed ønsker, kan variere meget, ligesom virksomhedens behov for at inddrage revisor i processen. Her kommer online økonomistyring ind i billedet.

- Online økonomistyring giver virksomheden og revisor mulighed for at dele data på en nem og sikker måde. Ud over at være omkostningsbesparende for virksomheden giver det også revisor mulighed for at udvide paletten af rådgivningsområder. Endvidere får revisor mulighed for at være nærværende og tilgængelig i langt højere grad end tidligere, da nærværet ikke er betinget af fysisk tilstedeværelse i virksomheden eller på kontoret, siger Herfort-Bruun.

Peter Thor Kellmer, statsautoriseret revisor og partner fra Beierholms Faglige Udviklingsafdeling, er heller ikke i tvivl om, at online økonomistyring bliver stort i fremtiden. Der er enkelte etiske overvejelser, men ikke noget i en grad, som stopper udviklingen

- Vi må som revisorer ikke trække posteringer, der ikke er godkendt af kunden, og det betyder, at vi skal sørge for, at en erklæring er underskrevet, når vi arbejder online med kunder. Men det er ikke noget, der bremser udbredelsen af onlinesegmentet, siger Peter Thor Kellmer.

Vækst for online regnskabssystemer

Ifølge beregninger fra analysefirmaet IDC er software som service inden for regnskabssystemer et marked i meget stærk udvikling i Europa med Danmark i førerposition. I øjeblikket udgør markedet i Europa kun omkring én pct., men vækstraterne stiger ifølge IDC-analytiker Bo Lykkegård i disse år voldsomt.

- På trods af at online regnskabsprogrammer ikke har eksisteret i ret mange år, så vinder det i øjeblikket indpas i rigtig mange virksomheder. Og ifølge vores analyser så fortsætter de store vækstrater langt ud i fremtiden. Danske virksomheder og revisorer er i øjeblikket langt foran de andre europæiske lande, siger Bo Lykkegård.

Konkurrenceparameter hos revisorerne

Software as a service inden for regnskabsprogrammer er først og fremmest udbredt blandt de mindre og nystartede virksomheder. Det er sket, fordi der har været en efterspørgsel efter noget meget simpelt, billigt og nemt. Den efterspørgsel kan vise sig at blive et konkurrenceparameter hos revisionsbranchen.

- I takt med efterspørgslen efter online regnskabsprogrammer og i takt med, at flere og flere revisionsvirksomheder kaster sig ud i kampen om de mindre kunder, så kan online regnskabsprogrammer gå hen og blive et stort konkurrenceparameter hos revisorerne i fremtiden. Men det kræver udvikling og nytænkning hos revisorerne - de får bl.a. nogle automatiseringsmuligheder, som de ikke har haft tidligere, forklarer Bo Lykkegård.

Ud over at flere revisionsvirksomheder vil kaste sig over forretningsområdet, der handler om at tilbyde online regnskabsprogrammer til mindre kunder, så er perspektiverne også, at flere og flere revisorer også vil specialisere sig inden for dette område.

- Kigger vi lidt længere ud i fremtiden, så vil vi sikkert også se, at der kommer flere moduler på regnskabsprogrammerne, så de appellerer til flere forskellige typer af virksomheder og i den sammenhæng også større og større virksomheder, siger Bo Lykkegård.