Fakturascanning - hvad er fakturascanning?

Fakturascanning er kort fortalt en konvertering af virksomhedens papirer og dokumenter til digitale filer.

Fakturascanning

Man har ofte talt om den papirløse verden, hvor alt lagres på computer, og intet skal printes.

Men som vi alle ved, er "verden" ikke nået så langt endnu, så mens vi fortsat printer dokumenter og fakturaer ud i lange baner, bruges der enorme ressourcer på at omdanne/scanne de mange dokumenter og fakturaer tilbage til elektronisk form.

Løsningen må naturligvis være elektroniske fakturaer, dvs. at fakturaer, som er dannet i et økonomisystem, skal kunne sendes elektronisk til modtagerens økonomisystem, uden at de først skal printes.

Scanning/scanner

Men inden vi når så vidt, må vi scanne fakturaer og dokumenter lidt endnu. Selve scanningen af dokumenterne kan man selv foretage, eller man kan få et professionelt scanningsbureau til det.

Vælger man selv at gøre det, findes der forskellige løsninger. F.eks. kan man vælge at købe en decideret scanner, eller man kan vælge en printer med scanner funktion.

Sammen med scanneren følger et scanningsprogram, hvorfra man kan styre format (pdf, jpg, osv.) og opløsning, dvs. dpi (Dots Per Inch).

I nogle programmer, kan man desuden sende dokumenterne direkte via e-mail, uden først at skulle gemme dem på harddisken og derefter vedhæfte dem en e-mail. Det er specielt smart, hvis man har et program som e-conomic, der kan modtage og lagre dokumenter sendt via e-mail.

En anden ting, man bør kigge efter, er en arkføder. Skal man scanne mange dokumenter, er det den fordel, at scanneren er med arkføder.

Program til håndtering af dokumenter

Der findes flere forskellige programmer på markedet til håndtering af dokumenter, og hvilket, man bør vælge, afhænger naturligvis af behov og formål.

De scanningsprogrammer, som man kan læse mere om på vores hjemmeside, er for det første vores eget, kaldet "Bilagsscanning" eller "Bilags- og dokumentindscanning". Det kan håndtere både fakturaer og øvrige virksomhedsdokumenter, som man ønsker at gemme i e-conomic.

Derudover findes to eksterne leverandører "Faktura-Boks" og "Ibistic Invoice System", som har lavet integration til e-conomic, således at data og dokumenter elektronisk kan overføres til e-conomic.