e-copedia

Sæt din integration op mellem e-conomic og Rackbeat

Vejledning
Hvis du bruger lagersystemet Rackbeat i kombination med e-conomic, skal du starte med at sætte din integration op mellem de to systemer, så de kan samarbejde. I denne artikel lærer du mere om, hvordan du gør det.

Når du skal sætte integrationen til e-conomic op, er der flere trin, du skal igennem. Du skal blandt andet opsætte, hvilke konti i din kontoplan, som dine indkøb skal bogføres på. Dette er vigtigt, så du kan sikre, at indkøb bogføres med den korrekte moms. Derefter er det en god idé at se på nogle flere indstillinger, så integrationen kører fejlfrit fremover. Det er gennem denne opsætning, du kan sikre, at din moms bogføres korrekt, og at dine momskoder rammer dine indkøb rigtigt, så du ikke får problemer med dit regnskab, når du benytter Rackbeat.

Vi anbefaler, at du starter med at sikre, at din kontoplan er sat op til de behov, du har i Rackbeat. Dette gennemgås nedenfor. Derefter skal du tilføje Rackbeat som app i e-conomic og gennemføre integrationsopsætningen, hvor du kan vælge en opstartssynkronisering, som overfører kunder, leverandører, varer og de tilhørende konti til Rackbeat for dig. Du kan se meget mere her. Hvis du ønsker hjælp til denne proces, kan du booke en assisteret flytning. Det indebærer, at du booker en samtale med en Rackbeat-specialist, som tager dig trygt igennem hele processen.

Nedenfor kan du se, hvilken fremgangsmåde, der er relevant for dig, alt efter om du benytter e-conomics standardopsætning og dermed e-conomics kontoplan, eller om du benytter din egen kontoplan. I standardopsætningen har vi på forhånd de konti, vi skal bruge i Rackbeat, på nær en konto til indkøb uden moms, og derfor skal denne manuelt oprettes.

Til sidst kan du i denne guide se, hvilke indstillinger du skal tage stilling til i Rackbeat, inden hele opsætningen er gennemført. Når denne opsætning er gennemført, anbefales det, at du håndterer dit salg og dine køb i Rackbeat. Du skal ikke behandle salg og køb i begge systemer.

Du kan læse mere om opsætningen af Rackbeat via e-conomic Market hos Rackbeat.
Ønsker du at lave opsætningen via din Rackbeat aftale, skal du læse og følge guiden "Opsætning af Visma e-conomic integrationen".

Du kan også deltage i et webinar om flytning til Rackbeat. Her gennemgås hele flytteprocessen, så du ved hvordan du skal gøre. 

Sidst men ikke mindst, er det en god idé at tage et kig på vores tjekliste om at blive klar til at flytte til Rackbeat inden du går videre med denne guide. 

  • Denne opsætning kræver, at du skal benytte Rackbeat som dit lagersystem.

Opsætning af kontoplan til synkronisering
(med e-conomics' standardopsætning)

  1. For at oprette den manglende konto til Indland uden moms skal du gå til "Regnskab", vælge "Søgning og lister", og derefter trykke på "Kontoplan".
  2. Den hurtigste måde at oprette den nye konto er ved at lave en kopi af en konto med samme opsætning. Hvis du i stedet ønsker at oprette den manuelt, skal du trykke på "Ny konto".
  3. Find konto 1310 og tryk på "Kopier" på det fjerde ikon ude til højre for kontoen.
  4. I feltet "nr." kan du selv vælge, hvad det nye kontonummer skal være. Det er en god idé at holde dig inden for nummerintervallet for dine køb, f.eks. 1315.
  5. I feltet "Navn" kan du selv vælge, hvad den nye konto skal hedde, f.eks. "Direkte omkostninger uden moms (indland)".
  6. I feltet "Moms" skal du fjerne den nuværende momskode og sikre, at feltet er tomt.
  7. Resten af indstillingerne er magen til konto 1310, som du tog en kopi af, og du kan derfor trykke på "Gem".
  8. Din nye konto er nu oprettet.

Når du har oprettet den manglende konto, skal du gennemgå din kontoplan og sikre, at du har følgende konti tilgængelige i din kontoplan:

1310 - Direkte omkostninger m/moms
1320 - Direkte omkostninger varer u/moms indenfor EU
1321 - Direkte omkostninger ydelser u/moms indenfor EU
1324 - Direkte omkostninger varer u/moms 3. Lande
1325 - Direkte omkostninger ydelser u/moms 3. Lande 

Når du har sikret alle dine konti, er du klar til at starte synkroniseringen og du kan gå videre til overskriften Tilføj Rackbeat til din e-conomic aftale i denne guide.

Hvis du benytter en kontoplan, som ikke indeholder disse konti, skal de oprettes manuelt. Hvis du allerede har eksisterende konti, som du ønsker at benytte, er dette en mulighed, men det anbefales, at du opretter dem på ny.

Opsætning af kontoplan til synkronisering
(med egen kontoplan)

  1. Hvis du skal oprette de konti, der benyttes til synkroniseringen fra bunden, kan du i de nedenstående tabeller se, hvordan du opretter dine momskoder og dine konti.
  2. Hvis du ikke allerede har konti til dine momskoder i din kontoplan, skal du starte med at oprette dem, før du kan gå videre. Har du allerede disse konti, kan du gå videre til trin 5.
  3. For at oprette konti til dine momskoder skal du gå til "Alle indstillinger" og derefter til "Regnskab" i venstremenuen. Her skal du trykke på "Kontoplan".
  4. Tryk på "Ny konto" og udfyld felterne ved hjælp af tabellen "Konti til momskoder" forneden. Tryk derefter på "Gem". Bemærk, at du for momskoden til EU og Udland både skal oprette en konto og en modkonto.
  5. Når du har konti til dine momskoder klar, kan du begynde at oprette momskoderne.
  6. For at oprette de manglende momskoder skal du blive under "Alle indstillinger" og derefter vælge "Momskoder" under fanen "Regnskab" til venstre.
  7. Tryk på "Ny momskode" og udfyld felterne ved hjælp af tabellen "Momskoder" forneden. Tryk derefter på "Gem".
  8. Til sidst skal du oprette dine konti. For at oprette de manglende konti skal du gå til "Regnskab" i venstremenuen og trykke på "Kontoplan".
  9. Tryk på "Ny konto" og udfyld felterne ved hjælp af tabellen "Konti" forneden. Tryk derefter på "Gem".
  10. Du har nu lavet din opsætning, som skal bruges til synkronisering af Rackbeat.
OBS:
Hvis du handler med både varekøb og ydelseskøb, skal du huske at oprette konti til begge dele.

Konti til momskoder

 Konti til Indland Konti til EUKonti til Udland
Type BalanceBalanceBalance
Nr.ValgfritValgfritValgfrit
NavnValgfritValgfritValgfrit
MomskodeIngenIngenIngen
Primokonto*Konto: Skyldig moms, primo evt. 6901Konto: Skyldig moms, primo evt. 6901
Modkonto: Skyldig moms, primo evt. 6901 		Konto: Skyldig moms, primo evt. 6901
Modkonto: Skyldig moms, primo evt. 6901 
Debet/KreditDebetDebetDebet
AdgangÅbenÅbenÅben

* Bemærk, at du for momskoden til EU og udlandet både skal oprette en konto og en modkonto. Dog kan den samme momskode benyttes til begge momszoner, og derfor kan du vælge enten at oprette én konto og én modkonto, som begge anvendes på momskederne for EU og udlandet, eller at oprette én samlet momskode for begge momszoner.

 

Momskoder

 IndlandEUUdland
TypeIndgående/købKøb (omvendt betalingspligt)Køb (omvendt betalingspligt)
SatstypeKøb, indlandVarekøb/udlandVarekøb/udland
Momskode*Valgfri (evt. I25)Valgfri (evt. IV25)Valgfri (evt. IV25)
NavnValgfritValgfritValgfrit
Sats i %25%25%25%
PrincipBruttoNettoNetto
Konto (eller tilsvarende konto fra din kontoplan)6903 - indgående (køb) moms)6906 - erhvervelsesmoms (køb i udland)6906 - erhvervelsesmoms (køb i udland)
Modkonto (eller tilsvarende konto fra din kontoplan)Ingen6907 - erhvervelsesmoms (modkonto)6907 - erhvervelsesmoms (modkonto)
AdgangÅbenÅbenÅben

* Bemærk, at momskoderne for EU og udlandet har samme opsætning, og du kan derfor vælge at oprette én samlet momskode for begge momszoner. Dog skal du stadig oprette forskellige driftskonti for EU og udlandet (se nedenfor).

 

Konti

 Indland  EUUdlandIndland uden moms
TypeDriftDriftDriftDrift
Nr.ValgfritValgfritValgfritValgfrit
NavnValgfritValgfritValgfritValgfrit
MomskodeI25 (eller tilsvarende)IV25 (eller tilsvarende)IV25 (eller tilsvarende)Ingen
Debet/KreditDebetDebetDebetDebet
AdgangÅbenÅbenÅbenÅben

 

Tilføj Rackbeat til din e-conomic aftale

  1. Gå til "Market" i din e-conomic aftale.
  2. Vælg "e-conomic", I menuen til venstre og tryk på "Tillægsmoduler".
  3. Tryk på "Lager af Rackbeat" på den nye side, der vises.
  4. Tryk derefter på "Tilføj" og afslut med "Acceptér og Tilføj".
  5. Du vil herefter blive videresendt til Rackbeat, hvor resten af opsætningen vil ske.
  6. Udfyld dine stamdata og vælg et kodeord til at logge ind i Rackbeat. Tryk derefter på "næste".
  7. Vælg det abonnement, du ønsker at fortsætte med i Rackbeat, og tryk på "næste".
  8. Nu skal du tage stilling til, hvordan overførslen af data fra e-conomic til Rackbeat skal håndteres. I "Opstartssynkronisering af kunder, varer og leverandører" kan du vælge at få dine stamdata overført.
  9. Har du valgt en opstartssynkronisering vil du modtage en mail når denne er gennemført og din konto hos Rackbeat er klar til brug. Synkronisering af data kan tage op til 30 minutter.
  10. Hvis du har valgt en opstartssynkronisering, vil du modtage en mail, når denne er gennemført, og din konto hos Rackbeat er klar til brug. Synkronisering af data kan tage op til 30 minutter.
    • Overfør åbne ordre fra e-conomic til Rackbeat
    • Kassekladde til overførsel af leverandørfakturaer
    • Billedguide
OBS:
Når denne opsætning er gennemført, anbefales det, at du håndterer dine salg og køb i Rackbeat. Du skal ikke behandle salg og køb i begge systemer.

Opsætning af integration i Rackbeat

  1. Når du er logget ind i Rackbeat, er der nogle indstillinger, du skal sætte op, så din daglige brug af de to systemer er synkroniseret.
  2. Tryk på dit firmanavn i øverste højre hjørne af din Rackbeat-aftale.
  3. Tryk på "Brugerindstillinger" og derefter på "Apps" under "System" i venstre side.
  4. Vælg e-conomic ved at trykke på "Indstillinger" ude til højre for appen.
  5. Her kan du se de indstillinger, du skal opsætte efter dit eget behov. Du finder en forklaring til disse forneden.
    • Hvad sker der i e-conomic, når jeg bogfører en vareleverandørfaktura i Rackbeat?
    • Hvad sker der i e-conomic, når jeg laver en lagerregulering i af en vare i Rackbeat?
    • Hvad sker der i e-conomic, når jeg bogfører et salg i Rackbeat?

Generelle indstillinger 

Produkter og grupper
Først skal du tage stilling til, om du vil benytte den faktiske kostpris fra Rackbeat frem for den vejledende. Det er vigtigt at sætte flueben her, da du ellers kan opleve variationer mellem kostprisen i Rackbeat og e-conomic.

Layouts
Under "Layouts" kan du se og vælge, hvilket layout dine dokumenter tilknyttes, når de sendes over til e-conomic. I venstre side kan du se de layouts, du har i Rackbeat, og i højre side kan du se det tilsvarende layout i e-conomic. Dette indebærer f.eks., at når du har en faktura med et standard layout i Rackbeat, vil din faktura i e-conomic altså få det layout, du har udfyldt i højre side.

Daglig lagerværdi opdatering
Her kan du vælge at aktivere lagerværdi-synkronisering. Dette indebærer, at der overføres en postering til e-conomic for at justere lagerværdien, så den værdi, du har i e-conomic, er den samme som den, du har i Rackbeat. Systemet vil gennemse, hvilke ændringer der er sket i Rackbeat, og overføre værdien til e-conomic. Dette sker helt automatisk så ofte, som du ønsker, ved at der oprettes en postering i den valgte kassekladde med den valgte varelagerkonto og modkonto. Læs mere om dette i Rackbeats artikel om Overførsel af din lagerværdi fra Rackbeat til e-conomic.

I "Frekvens" vælger du, hvor ofte overførslen skal ske. 
I "Kassekladde" vælger du, hvilken kassekladde posteringen skal overføres til. 
I "Varelager konto" vælger du, hvilken konto det skal bogføres ind på. Anvender du en standardopsætning kan du anvende konto 5520 - Varelager.
I "Modkonto" vælger du, hvilken modkonto det skal bogføres ind på. Anvender du en standardopsætning kan du anvende konto 1330 - Vareforbrug (lagermodul). 
For at aktivere dette skal du afslutningsvis sætte flueben i "Aktiver lagerværdi-synkronisering".

Hvis du ikke slår denne til, vil din lagerværdi i Rackbeat ikke kunne ses i e-conomic, og du skal derfor kun tage udgangspunkt i den lagerværdi, du ser i Rackbeat. 

 

Leverandørfaktura

Leverandørfakturaer
Som det første kan du sætte flueben i "Aktiver kreditor-integration", hvis du ønsker, at dine leverandører, leverandørfakturaer, bestillinger m.m. bliver automatisk synkroniseret mellem de to systemer.
Videre kan du vælge en konto til leverandørgrupper, som bliver din bogføringskonto ved synkronisering, og desuden hvilken kassekladde dine posteringer skal overføres til.

Bogføring 
Herefter skal du vælge, hvilke konti dine indkøb skal bogføres på, når de overføres til e-conomic. Det er her, du tilknytter de konti, du tidligere har gennemset fra standardopsætningen eller de konti, du tidligere har oprettet til indkøb, til Rackbeat ved at bestemme, hvilke slags varekøb der skal bogføres på dem. For eksempel skal du angive, at dine varekøb med moms (produktgruppe: Varer m/moms) skal bogføres på konto 1310 (eller en tilsvarende konto) under indland, mens det under EU skal være konto 1320 (eller en tilsvarende konto). Du skal huske at oprette konti til alle dine varegrupper efter denne artikels anvisning.

Fallback konto
Til sidst kan du vælge en konto, som kan anvendes til bogføring, hvis der i Rackbeat oprettes en ny produktgruppe, og det ikke er angivet, hvilken konto der skal bogføres på i e-conomic. 

 

Kundefaktura

Kundefaktura
Under kundefakturaer kan du opsætte, hvordan du ønsker, at synkroniseringen af disse skal ske. Du kan bl.a. sætte flueben i:

"Aktiver debitor-integration", hvis du ønsker, at kunder, kundefakturaer, modtagelser m.m. bliver synkroniseret i e-conomic, når du bogfører i Rackbeat.
"Bogfør fakturaer i e-conomic ved bogføring i Rackbeat", hvis du ikke ønsker, at kundefakturaer bliver oprettet som kladder i e-conomic. I stedet bliver de bogført med det samme.
"Marker fakturaer som afsendt ved bogføring i e-conomic", hvis du fortsat ønsker at gennemføre din fakturering i e-conomic. Så vil dine bogførte fakturaer fra e-conomic blive gendannet i Rackbeat og markeres som fuldført.

Når du har været igennem disse indstillinger, er du færdig med opsætningen og kan roligt gå i gang med dit lager i Rackbeat. 

Relaterede tags

Andre systemer, Grundopsætning

Kontakt os

 
 

  • Chat med os nu

    Få hurtigt svar på chatten
    man-ons 9-20, tors 9-22
    og fre 9-15.30

    Start chat

  • Ring til os

    Spørg os om alt
    man-tors 9-15
    og fre 9-14
    Ring
    88 20 48 40

  • Skriv til os

    Vi sidder klar til at svare
    man-tor 9-20, fre 9-15
    og søn 10-13
     
    info@e-conomic.dk
 
 
 
 

Bliv e-conomic Insider

Tilmeld mig e-conomic Insider-mail og nyhedsmails, der indeholder tips og tricks, invitationer til events, samt markedsføring om vores regnskabssystem og relateret software fra vores app-partnere.

Jeg kan til enhver tid afmelde mig og trække mit samtykke tilbage.

Når du indtaster dine oplysninger i feltet ovenfor, behandler Visma e-conomic dine persondata i overensstemmelse med vores privatlivspolitik.

E-post indeni talebobbel

Tak for din tilmelding, vi har sendt dig en bekræftelsesmail.

Tjek din indbakke (eller spam-mappe) med det samme.

 
 
Illustration, mand med computer