Hvordan fungerer elektronisk fakturering?
Elektronisk fakturering (e-fakturering) er en overordnet betegnelse for fakturaer, der sendes elektronisk og i et særligt format.
For at kunne modtage elektroniske fakturaer skal du have et EAN-nummer. Et EAN-nummer fungerer nemlig som en unik, elektronisk postkasse, som selv kvitterer for modtagelsen af elektroniske dokumenter og kun lukker de dokumenter ind, som er sendt i et gyldigt format.
Et EAN-nummer fortæller altså, hvortil en elektronisk faktura skal leveres. Nummeret er altid knyttet til én bruger, og der findes ikke to virksomheder med det samme EAN-nummer. Derfor er der ingen risiko for at dokumenter, som er sendt via EAN, forsvinder eller havner hos den forkerte. Det betyder, at det er en meget sikker måde at udveksle dokumenter på.
Sammen med Smart Inbox får du stillet et gratis EAN-nummer til rådighed, så du kan modtage elektroniske fakturaer direkte i Smart Inbox. Nummeret er dit, så længe du har tillægsmodulet.
Hvad er fordelene ved elektronisk fakturering?
Når du modtager dine fakturaer elektronisk sparer du både tid, penge og ressourcer, fordi du slipper for manuel håndtering og indtastning. Det betyder, at elektroniske fakturaer kan behandles godkendes og konteres meget hurtigere og med færre fejl end fakturaer, der modtages på PDF eller papir.
Samtidig opnår du langt større kontrol og sikkerhed, når du modtager dine fakturaer elektronisk. Det er meget vanskeligt at svindle med elektroniske fakturaer, og de kan altid spores af både modtager og afsender. Derfor kan du være sikker på, at ingen dokumenter bliver beskadiget eller forsvinder i posten, dit spamfilter eller din papirkurv.
Derudover mindsker du både dit papirforbrug og CO2-udslip, når du modtager dine fakturaer elektronisk. Og det vil både din pengepung og miljøet takke dig for.
Hvad er et EAN-nummer?
EAN står for European Article Numbering. Det er et lokationsnummer, som bruges i forbindelse med elektronisk fakturering og gør det muligt at modtage elektroniske fakturaer. Men det er faktisk også den slags nummer, der står på stregkoden på varerne i supermarkedet.
Internationalt bruger man betegnelsen GLN-nummer i stedet for EAN-nummer i forbindelse med elektronisk fakturering. GLN står får Global Location Number og er faktisk den mest korrekte betegnelse. I Danmark er det dog mest almindeligt at bruge betegnelsen EAN-nummer, da det er den de offentlige virksomheder bruger. Derfor hedder det også et EAN-nummer i e-conomic.
Hvad er forskellen på en elektronisk faktura og en PDF-faktura?
En PDF-faktura er i bund og grund et billede af en papirfaktura i et digitalt format. Det betyder, at den kan sendes på mail frem for med posten, men indholdet skal stadigvæk afkodes og indtastes eller scannes.
En elektronisk faktura er derimod en krypteret datafil, som sendes i et særligt format gennem en operatør, der sikrer at alle krav til informationer og format er opfyldt. Det betyder, at det både er hurtigere at behandle en elektronisk faktura end en PDF-faktura, og at der er langt mindre risiko for fejl.
Samtidig kan en elektronisk faktura altid spores af både modtager og afsender, hvorimod man nemmere mister styringen med en PDF-faktura.
Hvordan kommer jeg i gang med at modtage elektroniske fakturaer?
Når du har Smart Inbox, skal du kun aktivere dit EAN-nummer i e-conomic for at kunne modtage elektroniske fakturaer. Sådan aktiverer du dit EAN-nummer:
> Log ind i e-conomic
> Vælg “Elektronisk fakturering” i menuen til venstre
> Kontrollér, at dit CVR-nummer udelukkende består af 8 cifre
> Klik på “Tilmeld”
> Nu er dit EAN-nummer aktiveret, og du kan modtage elektroniske fakturaer.
Log ind i e-conomic
Hvordan får jeg mine leverandører til at sende elektroniske fakturaer?
Der er mange måder, du kan få dine leverandører til at sende elektroniske fakturaer på. Når du har aktiveret dit EAN-nummer i e-conomic kan du fx bruge funktionen "Leverandør-aktivering" til at sende en mail direkte til de leverandører, du har oprettet i e-conomic med en e-mail-adresse. Sådan bruger du "Leverandør-aktivering":
> Log ind i e-conomic
> Tryk på det orange tandhjul og vælg “Alle indstillinger”
> Vælg “Modtagelse af e-fakturaer” i menuen til venstre
> Tryk på knappen “Informér leverandører”
> Der bliver nu sendt en email til dine leverandører.
LÆS MERE OM “LEVERANDØR-AKTIVERNG"
Du kan også få dine leverandører til at sende fakturaer elektronisk ved at:
>Informere internt: Sørg for, at dine medarbejdere er godt informeret og klar til at overbevise leverandørerne.
>Opdatere alle kontaktpunkter: Informér dine leverandører alle steder. Fx. i din mailsignatur, på dit brevpapir og på din kontaktside.
>Kontakte dine nøgleleverandører: Tag personlig kontakt til de leverandører, der sender dig flest fakturaer, og få dem med ombord.
>Opdatere din hjemmeside: Giv information om elektronisk fakturering på din hjemmeside. Link fx. til e-conomics blog om EAN-numre.
Er det sikkert at sende sine fakturaer elektronisk?
En elektronisk faktura er godkendt som et gyldigt dokument og kan altså bruges som lovgyldig dokumentation.
Derudover er elektronisk fakturering en meget sikker måde at udveksle dokumenter på, fordi elektroniske fakturaer sendes som data via krypterede og sikre forbindelser, der er meget svære at manipulere med. Det betyder, at elektronisk fakturering er mere sikker end fakturering via email eller post, fordi det er ekstremt komplekst og næsten umuligt at svindle med en elektronisk faktura.
Samtidig kan elektroniske fakturaer altid spores af både modtager af afsender, hvilket giver langt bedre styring og større sikkerhed for, at alle fakturaer når frem.
Hvad sker der med mit EAN-nummer, hvis jeg afmelder Smart Inbox?
Når du tilkøber Smart Inbox til e-conomic får du samtidig stillet et EAN-nummer til rådighed. EAN-nummeret er dit så længe du har tillægsmodulet. Af administrative årsager er det desværre ikke muligt, at beholde dit EAN-nummer, hvis du afmelder Smart Inbox eller opsiger e-conomic.
Det betyder, at du mister dit EAN-nummer med det samme, hvis du afmelder Smart Inbox eller opsiger e-conomic. Vi reserverer dog dit EAN-nummer i 90 dage. Det betyder, at du har mulighed for at få det samme EAN-nummer, hvis du beslutter dig for få Smart Inbox eller e-conomic igen.
Du har selvfølgelig også mulighed for at købe et nyt EAN-nummer gennem GS1, som forhandler EAN-numre i Danmark, og finde en ny operatør.
Hvor hurtigt modtager jeg en elektronisk faktura?
Elektronisk fakturering er både en hurtig og sikker måde at udveksle dokumenter på. Selvom den elektroniske faktura skal igennem en række godkendelsestrin, så tager det som regel kun et par minutter fra en elektronisk faktura er afsendt til den lander i Smart Inbox. Som regel vil det dog kun tage et par minutter at modtage en elektronisk faktura.
Hvordan fungerer elektronisk fakturering i Smart Inbox?
Når du har Smart Inbox får du automatisk stillet et gratis EAN-nummer til rådighed og bliver oprettet i NemHandelsregisteret, så du kan modtage elektroniske fakturaer. Så snart du har aktiveret dit EAN-nummer i e-conomic, kan du modtage elektroniske fakturaer.
Det betyder, at dine leverandører kan sende elektroniske fakturaer til dit EAN-nummer. Når en leverandører sender en elektronisk faktura til dit EAN-nummer, lander fakturaen direkte i din Smart Inbox i e-conomic.
I Smart Inbox bliver informationer på dine elektroniske fakturaer aflæst automatisk. Det betyder, at du kun skal godkende oplysningerne, inden du kan bogføre din faktura med ganske få klik.
Du kan vælge, at have én eller flere godkendere i Smart Inbox, som skal tage stilling til alle fakturaer og kvitteringer før de kan behandles. På den måde sikrer du, at fakturaer og kvitteringer i Smart Inbox tilhører din virksomhed.
