e-copedia hjælpecenter

Åbne posteringer i fremmed valuta ved årsafslutning

Denne artikel forklarer, hvad du skal gøre, hvis du har åbne posteringer i en anden valuta i et regnskabsår, du er i færd med at afslutte.

Ved årsafslutning, hvis du modtager en besked om åbne posteringer, er det vigtigt at undersøge, om posteringen er meningsfuld at lade stå åben.

Et eksempel på en meningsfuld åben postering er en kundeindbetaling, der er en forudbetaling til en salgsfaktura, som først udstedes i det følgende år. Det kunne også være en ubetalt faktura, som fortsat ikke er betalt ved årsskiftet. I disse tilfælde er det fornuftigt at lade posteringen stå åben ved årsafslutningen.

Problemet kan opstå, hvis kundeindbetalingen reelt skal udligne en postering i det gamle regnskabsår, da der i så fald også skal bogføres en valutakursdifference. En valutakursdifference kan ikke bogføres, hvis regnskabsåret allerede er lukket.

Bogføring af valutakursdifferencer i e-conomic

Når du udligner posteringer i e-conomic, der er foretaget i en anden valuta end din grundvaluta (for eksempel en salgsfaktura med en kundeindbetaling), skal der ofte bogføres en valutakursdifference.

En valutakursdifference opstår, hvis den valgte kurs er forskellig fra kursen på den dag, du bogførte salgsfakturaen, til kursen på den dag, du bogfører kundeindbetalingen.

Systemet bogfører automatisk denne valutakursdifference, når udligningen foretages, enten som kurstab eller kursgevinst.

De konti, der bogføres på i forbindelse med kursdifferencen, opsættes under "systemkonti" i e-conomic.

Datoen for valutakursdifferencen er altid den seneste af de datoer, der udlignes imellem.

Hvis du for eksempel har lavet en leverandørfaktura i USD med fakturadatoen den 01.01.24, og leverandørbetalingen er modtaget og bogført den 29.02.24, vil valutakursdifferencen blive bogført på den seneste dato, som i dette eksempel er den 29.02.24.

Håndtering af flere delbetalinger i fremmed valuta

Hvis du udligner mere end to posteringer med hinanden, kan e-conomic potentielt bogføre mere end én valutakursdifference.

Hvis du for eksempel laver en leverandørfaktura i EUR den 01.01.24 og betaler den over to omgange med en leverandørbetaling den 01.03.24 og endnu en leverandørbetaling den 01.05.24, og EUR-kursen var forskellig alle tre dage, vil e-conomic danne to valutakursdifferencer: én på datoen 01.03.24 og én på datoen 01.05.24.

Brug af faste valutakurser i e-conomic

Hvis du anvender "faste valutakurser" i e-conomic, vil systemet ikke behøve at danne disse valutakursdifferencer ved udligning eftersom valutakursen vil være den samme uanset hvornår du bogfører henholdsvis fakturaer og betalinger.

Vi anbefaler, at du konsulterer en revisor eller bogholder, hvis du er i tvivl om, hvorvidt det giver mening for dig at bruge faste valutakurser.

Fejlfinding: Udligning af valutaposteringer før årsafslutning

For at regnskabsåret kan afsluttes uden problemer, er det vigtigt, at kunde- eller leverandørbetalinger, der er lavet i udenlandsk valuta, udlignes med deres respektive fakturaer.

Hvis der stadig er en betaling i en udenlandsk valuta, som ikke er udlignet, modtager du en advarsel, når du forsøger at afslutte regnskabsåret i e-conomic.

Advarslen angiver det samlede antal posteringer, der ikke er udlignet, men specificerer ikke, om de vedrører kunder eller leverandører.

Søgning og identifikation af åbne valutaposteringer

Start med at forsøge en automatisk udligning, da det som udgangspunkt er nok til at udligne, hvad systemet kan finde.

Systemet tjekker automatisk, hvilke posteringer der kan udlignes og udfører udligningen, hvis du accepterer.

Hvis den automatiske udligning ikke fanger den ikke-udlignede postering, kan det skyldes, at beløbene ikke passer sammen, eller at det er i to forskellige valutaer. I så fald er du nødsaget til at finde posteringerne manuelt.

For manuel identifikation kan du gennemgå enten Leverandørkontokort eller Kundekontokort for at se åbne posteringer.

Når du står i søgningen, skal du indskrænke søgningen ved at justere følgende filtre i søgefeltet:

• Fra dato: Indtast startdatoen for det regnskabsår, du gerne vil afslutte.

• Til dato: Indtast slutdatoen for det regnskabsår, du gerne vil afslutte.

• Vis kun åbne: Kryds dette felt af for at undgå at gennemgå en masse posteringer, der allerede er udlignet.

• Valuta: Hvis du på forhånd ved hvilken valuta det drejer sig om, kan du vælge den; ellers skal du vælge ”Omregnet”.

Gennemførelse af manuel udligning

Når du er inde på kontokortet, skal du kigge i kolonnen ”Valuta” og lede efter de posteringer, der er angivet i en anden valuta.

Efter at have fundet de posteringer, der ikke er udlignede, skal du kigge øverst til venstre for at finde kundens navn (i dette eksempel).

Nu skal du ind under "Salg" og "Kunder" (eller “Regnskab” “Leverandør” for leverandører), finde kunden/leverandøren, og trykke på ikonet ”Åbne posteringer”.

Her skal du sikre dig, at valutaen på åbne posteringer står til den rigtige valuta.

Find posteringerne der ikke er udlignet, afkryds dem i boksen til venstre, og tryk på knappen "Udlign valgte".

Når udligningen er fuldført, kan du gå ind og afslutte dit regnskabsår.