e-copedia hjælpecenter

Formål med automatisk bogføringstekst på fakturaer

Denne funktion giver dig mulighed for at opsætte en fast tekst, som indeholder dynamiske felter (f.eks. fakturanummer), der automatisk påføres posteringen, når en faktura bogføres. Ved at tilføje en automatisk bogføringstekst sikrer du, at oplysningen fremgår på fakturaen i rapporter og hjælper med at bevare overblikket over mange salgsfakturaer ved gennemgang af rapporter.

Opsætning af bogføringstekst for salgsfakturaer

Følg nedenstående trin for at opsætte den automatiske bogføringstekst, som skal anvendes, når salgsfakturaer bogføres.

Trin for opsætning af bogføringsteksten

Gå til fanen "Salg".

Tryk på "Kundeopsætning" i menuen til venstre under "Opsætning".

Skriv den ønskede automatiske bogføringstekst i feltet "Bogføringstekst for fakturaer". Dette felt understøtter både valgfri statisk tekst og dynamiske felter, som automatisk udfyldes ved bogføring.

Afslut opsætningen af den automatiske bogføringstekst ved at trykke på "Gem".

Anvendelse af dynamiske felter i bogføringsteksten

Du kan anvende en valgfri statisk tekst sammen med følgende tre dynamiske felter i feltet "Bogføringstekst for fakturaer":

• %debnr: Dette dynamiske felt erstattes automatisk med kundenummeret.

• %debnavn: Dette dynamiske felt erstattes automatisk med kundens navn.

• %faknr: Dette dynamiske felt erstattes automatisk med det pågældende fakturanummer.

Visning af bogføringsteksten efter bogføring

Efter bogføring af fakturaen vises den automatiske bogføringstekst i listen over posteringer, hvor de dynamiske felter er blevet erstattet med de faktiske værdier.

Hvad gør man, hvis brødteksten stadig dukker op – selvom feltet er tomt?

Hvis du har skrevet en tekst manuelt i brødtekstfeltet, når du sendte en faktura, husker e-conomic denne tekst til næste gang. Det sker selvom feltet for bogføringstekst i Kundeopsætning er tomt – fordi teksten her stammer fra selve afsendelsesvinduet og ikke fra opsætningen.

For at nulstille brødteksten, så systemet husker at feltet skal være tomt, skal du:

1. Opret en ny faktura.

2. Gå til Bogfør og send.

3. Slet al tekst i feltet Brødtekst, så det er helt tomt.

4. Tryk Gem og send fakturaen til kunden som normalt.

Når fakturaen er sendt med et tomt brødtekstfelt, husker e-conomic fremover at feltet skal være tomt – og teksten vil ikke længere dukke op automatisk på nye fakturaer.