e-copedia hjælpecenter

Triggers (Udløsere i e-conomic Bilag Workflows)

Når et nyt bilag uploades eller tilsendes (via e-mail eller som elektronisk faktura) til din Inbox, scanner e-conomic bilaget for informationer, såsom leverandør, bilagstype eller beløb. I Bilag Workflows kan brugere opsætte regler, som gør programmet opmærksom på specifikke informationer ved bilaget. Disse specifikke informationer kaldes i Bilag Workflows for en "Trigger".

Hvis e-conomic finder en specificeret Trigger på et bilag, som indgår i et af dine Bilag Workflows, udløser dette en efterfølgende "Handling".

En Trigger kan defineres ud fra følgende informationer:

• Regningsbeløb

• Leverandør

• Valuta

• Bilagstekst

• Uploadstype (angiver om bilaget er uploadet til Inbox via e-faktura, e-mail eller e-conomic mobil appen)

• Afsender

• Notefelt (teksten stammer enten fra emnefeltet, når bilaget sendes ind via e-mail, eller fra notefeltet ved upload via e-conomic mobil appen).

Brugere kan tilføje flere "Triggers" til Bilag Workflows ved at trykke på knappen "Tilføj endnu en trigger".

Handlinger (Resultater i e-conomic Bilag Workflows)

En "Handling" i et Bilag Workflow definerer, hvordan e-conomic programmet skal håndtere nye bilag, efter de er blevet udløst af en Trigger.

Når du vælger en handling for Bilag Workflows, er der tre primære destinationer for bilaget:

• Bilaget sendes til godkendelse.

• Bilaget sendes direkte til din Inbox eller til en specifik Inbox kategori.

• Bilaget sendes til kassekladden, hvortil du kan angive en fast Udgiftskonto.

Ud over disse tre destinationer kan du nu tilføje en ekstra handling, når du vælger "Send til kassekladden", nemlig "Bogfør posteringen automatisk". Hvis du aktiverer denne handling, vil e-conomic ikke blot oprette posteringen i den valgte kassekladde, men også øjeblikkeligt bogføre den i dit regnskab.

Ved valg af godkendelse skal du definere, hvem bilaget skal godkendes af, samt hvilket godkendelsesflow der skal anvendes.

Efter godkendelse har du mulighed for at vælge, hvor bilaget skal havne. Destinationerne kan være indbakken i Inbox, en specifik kategori i Inbox, eller kassekladden.

Hvis du har "Komplet" pakken, kan du bruge de udvidet godkendelsesflows, som indeholder mulighederne "Alle af følgende" og "Alle af følgende - sekventiel godkendelse".

Hvis bilaget ikke skal godkendes, sendes det i stedet enten direkte til din Inbox (inddelt i indbakken eller en specifik Inbox-kategori) eller til kassekladden.