e-copedia hjælpecenter

Oversigt over PBS-eksport i e-conomic

Når du skal opkræve kunder via Betalingsservice, skal du indlæse en opkrævningsfil i PBS/Nets, også kaldet en PBS-fil. PBS-filen dannes på baggrund af de fakturaer, som du opretter og bogfører i e-conomic. Funktionen Abonnement er inkluderet i pakkerne Plus, Smart og Komplet, og med den følger adgang til Betalingsservice (PBS).

Trinvis vejledning til eksport af PBS-fil

Følg disse trin for at danne og eksportere PBS-filen:

1. Tryk på fanen "Salg".

2. Tryk på "PBS" i menuen til venstre under "Fakturering".

3. Udfyld felterne for at afgrænse de fakturaer, der skal sendes til PBS/Nets.

   Viser afgrænsningsfelterne til PBS-eksport i Salg-modulet – bruges til at danne en PBS-fil med specifikke fakturaer.

4. Tryk “Ok”

5. Kontroller resultaterne og tryk til sidst på “Eksportér PBS-fil”

Sådan er adviseringsteksterne bygget op

Adviseringsteksterne, som PBS/Nets sender til kunderne eller medlemmerne, består som udgangspunkt af de enkelte fakturalinjer i fakturaen.

Ud over fakturalinjerne kan du indtaste en generel hovedlinje, som vises før fakturalinjerne. Den kan indeholde op til 60 karakterer. Der kan desuden indsættes ekstra linjer før eller efter fakturalinjerne — de ekstra linjer er ikke gratis.

Angivelse af ekstra adviseringstekster (Valgfrit)

Du har mulighed for at tilføje ekstra adviseringstekster i PBS-filen ved hjælp af felterne "Ekstra linjer før" og "Ekstra linjer efter". Skriv den ønskede tekst i de respektive felter. Du kan benytte de dynamiske felter [FakturaNr], [NettoBeloeb] og [MomsBeloeb] for at få skrevet fakturanummeret, beløbet uden moms, eller momsbeløbet på linjen. Hvis du ønsker at få dit CVR nr. og faktura nummer med på PBS opkrævningen, kan du for eksempel indsætte teksten i "Ekstra linje før": Vores CVR nr. ######## Faktura nr. [FakturaNr].

Dynamiske felter i adviseringsteksterne

I felterne "Ekstra linjer før" og "Ekstra linjer efter" kan du indsætte dynamiske felter, der indfletter oplysninger fra den enkelte faktura. Du kan skrive op til 60 karakterer pr. linje.

• [FakturaNr] indfletter fakturanummeret.

• [NettoBeloeb] indfletter beløbet uden moms.

• [MomsBeloeb] indfletter momsbeløbet.

Gennemgang og færdiggørelse af eksport

Efter afgrænsning og eventuel udfyldelse af ekstra linjer, skal du trykke på "Ok". Der vil nu blive vist en liste over debitornumre, navne/adresser, adviseringstekster og totalbeløb for hver kunde/medlem. Er der noget i listen, du vil ændre (eksempelvis fejl i adviseringsteksterne), retter du oplysningerne i de relevante felter og trykker "Ok" igen. Du kan dog ikke rette fakturalinjerne, da de er bogført. Når listen er klar til at blive omdannet til en PBS-fil, skal du trykke på "Eksportér PBS-fil" og gemme filen på din pc. Herfra indlæser du den i PBS/Nets’ onlinesystem.

Krav og begrænsninger for PBS-eksport

For at kunne eksportere en PBS-fil skal følgende krav og begrænsninger overholdes:

• Du kan KUN hente indenlandske kunder ud i filen, hvilket defineres som kunder, der har 4 cifre i postnummeret.

• Adressen og postnummeret skal være udfyldt på den bogførte faktura, som med fordel kan gøres ved at angive adresse og postnummer på kunden før oprettelse af fakturaen.

• Betalingsdatoen for fakturaerne skal være korrekt.

• Du kan ikke danne en PBS-fil på kreditnotaer.

Hvis det drejer sig om mange salgsfaktura

Det er ikke nødvendigt at tjekke fakturaerne én ad gangen.

Brug i stedet dataeksport til at finde problemet hurtigt:

1. Gå til Eksportér data og hent filen faktura.csv

2. Åbn filen i Excel eller lign.

3. Filtrér kolonnerne og tjek fx for blanke adresser eller postnumre — eller udenlandske adresser

På den måde kan alle fakturaer med manglende eller afvigende stamdata findes på én gang, i stedet for at gennemgå dem enkeltvis.

Import af PBS indbetalinger

Efterhånden som Nets/Betalingsservice modtager penge fra dine kunder/medlemmer, får du adgang til filerne, så du kan importere dem i e-conomic. Se Sådan importerer du indbetalinger fra PBS/Nets.