e-copedia hjælpecenter

Sende lønkørslen til godkendelse (Intern Proces)

Når du har færdigbehandlet lønnen i e-conomic Løn, skal du sende lønkørslen til godkendelse.

For at sende lønnen til godkendelse skal du følge disse trin:

1. Tryk på knappen "Anmod om godkendelse".

2. Vælg en godkender under feltet "Godkendere". Alle brugere, der har adgang til aftalens Lønmodul, vil fremgå her.

3. Hvis du skal oprette en ny godkender, skal du vælge "Ny godkender" og udfylde navn og mail på den nye godkender.

4. Sæt flueben i indstillingen "Gem denne godkender på den interne godkenderliste", hvis personen skal kunne godkende løn fremover.

5. Afslut processen ved at trykke på "Send til godkendelse". Lønnen er nu sendt til godkendelse.

Lønkørslen skal være godkendt senest på fristdatoen, som ligger to hverdage før betalingsdatoen kl. 16.30.

Hvis lønkørslen ikke bliver godkendt i tide, skal du sende den til godkendelse igen med en ny frist- og betalingsdato, hvilket betyder, at udbetalingen sker senere.

Godkendelsesprocessen i Løn (For Godkenderen)

Når en lønkørsel er sendt til godkendelse, modtager godkenderen to separate mails. Den første mail informerer modtageren om, at der er en lønkørsel, som skal godkendes. Den næste mail indeholder en seks-cifret engangskode, som godkenderen skal bruge for at se og godkende lønnen.

Godkenderen skal åbne den mail, der har emnet "Du har en løn der afventer din godkendelse", og trykke på knappen "Se løn".

Herefter bliver godkenderen bedt om at indtaste den seks-cifrede kode, som er tilsendt i den separate mail.

Når koden er indtastet, kan godkenderen se en opsummering af lønnen.

Hvis godkenderen har en bruger på aftalen, kan vedkommende trykke på "Gå til Løn" for at se hele lønnen i e-conomic. Bemærk, at godkendelse ikke kan ske inde fra e-conomic, og godkenderen skal derfor vende tilbage til mailen for at godkende.

Hvis godkenderen ikke er e-conomic-bruger, kan lønsedlerne downloades direkte fra mailen for at gennemse lønnen først.

I godkendelsesvinduet kan godkenderen skrive en kommentar i forbindelse med godkendelsen. Hvis lønnen afvises, skal godkenderen angive årsagen i kommentarfeltet, før afvisningen kan registreres.

Godkenderen behandler lønnen ved at trykke på enten knappen "Godkend" eller "Afvis".

Du kan se status på lønkørslen i e-conomic under fanen "Lønindberetning". Hvis godkenderen har skrevet en begrundelse i kommentarfeltet, vises denne, når du trykker på lønkørslen.

Når lønkørslen er godkendt, forbliver den synlig under "Lønindberetning" i e-conomic med den nye status: "Godkendt".

Du kan altid se status på dine lønkørsler fra admincentral, hvilket betyder, at du ikke behøver logge ind på aftalen for at få en status.

Du kan sende artiklen “Godkend løn som ekstern godkender i Løn” til din godkender. Denne guide vejleder i, hvordan godkenderen godkender lønnen fra start til slut, så processen bliver enkel og overskuelig for alle parter.

Bogføring af lønkørsel i e-conomic Løn

Når lønkørslen er godkendt, er det sidste trin at bogføre lønnen. På betalingsdatoen, når lønnen er klar til udbetaling, bliver kørslen automatisk lagt ind under fanen "Regnskab". Her får du et overblik over, hvad der flyttes til og bogføres fra din kassekladde.

Se hvordan du bogfører løn her:

Fremgangsmåde for bogføring af løn

For at se de lønkørsler, der er sat til betaling, skal du gå til "Løn" og herefter vælge fanen "Regnskab" under Lønmodulet. På denne fane kan du se den løn, der er indberettet.

Hvis du under opsætningen har aktiveret "Automatisk integration", bliver posteringerne for lønkørslerne automatisk overført til din kassekladde i e-conomic.

Hvis funktionen "Automatisk integration" er valgt fra under opsætningen, skal du manuelt overføre posteringerne. Tryk på knappen "Overfør" for at overføre posteringer for lønnen til din kassekladde.

For at bogføre lønnen skal du følge disse trin:

1. Tryk på "Regnskab" øverst i aftalens hovedmenu.

2. Vælg den kassekladde, der er sat op til dit Lønmodul.

3. Gennemse de posteringer, der er blevet overført, og tryk herefter på "Bogfør posteringer" for at færdiggøre bogføringen.