e-copedia hjælpecenter

Konfiguration af Rykkergebyrer og Renter i e-conomic

Inden for din faste rykkerprocedure i e-conomic skal du bestemme, hvilke rykkergebyrer du vil opkræve for Rykker 1, Rykker 2 og Rykker 3. Selvom e-conomic giver eksempler på, hvornår det anbefales at opkræve gebyrer eller renter, er beslutningen helt op til dig selv. Det anbefales, at du rådfører dig med din revisor eller advokat for at sikre, at rykkergebyrerne tilskrives korrekt i henhold til renteloven. Vær opmærksom på, at der gælder forskellige regler for rykkergebyrer, alt efter om rykkeren sendes til en privatperson eller en anden virksomhed.

Opsætning af Rentetilskrivning

Som en del af din faste rykkerprocedure i e-conomic skal du også tage stilling til, hvilken rente du vil opkræve for Rykker 1, Rykker 2 og Rykker 3. Selvom e-conomic giver eksempler på anbefalede rentesatser, er valget helt op til dig selv. Et godt råd er kun at tilskrive rente, når det er absolut påkrævet, og altså ikke nødvendigvis allerede på Rykker 1 eller som et udtryk for irritation. Mange kunder betaler ofte ikke rentenotaen i praksis, hvilket resulterer i en postering, der skal tilbageføres, da den ellers indgår som indtægt i dit regnskab. I e-conomic’s standardfaktura er der indsat en tekst om, at der ved for sen betaling opkræves rente ifølge renteloven. Denne tekst er en god idé at inkludere på fakturaen, især hvis opkrævningen en dag skal sendes til retslig inkasso, fordi kunden ikke betaler. Hvis du ønsker at tilskrive renter, skal du følge renteloven, og det anbefales at rådføre sig med en revisor eller advokat. Det frarådes generelt at tilskrive alt for ”optimistiske” renter og gebyrer. Hvis du ikke har noteret eller aftalt andet med kunden end teksten på standardfakturaen, bør du tage udgangspunkt i morarenten til beregning af renteprocenten.

Opsætning af Bagatelgrænser

Bagatelgrænser i e-conomic bruges til at administrere rentetilskrivning og rykkeropkrævning for små beløb.

Bagatelgrænse for Renteberegning (Bagatelrente)

Bagatelgrænsen for rentebeløb definerer, hvilke rentebeløb der er for små til at blive opkrævet eller bogført. Når rente tilskrives, bogføres den som en indtægt; hvis kunden ikke betaler renten, skal renteindtægten tilbageføres. Funktionen Bagatelrente kan bruges til kun at tilskrive renter til kunder, hvor der er en seriøs grund til at opkræve rente, for eksempel hvis rentebeløbet er over kr. 200. Hvis rentebeløbet er under den definerede grænse (f.eks. kr. 200), vil systemet skrive "(bagatel):" ud for "rente i alt" på rykkeroversigten. Rentebeløb under bagatelgrænsen vil ikke blive bogført, selvom de vises i kladde layoutet. Bagatelrenten huskes i feltet, så hvis du har indtastet en bagatelrente for typen "Rykker 1", vil denne værdi automatisk fremkomme, når du vælger "Rykker 1" igen.

Bagatelgrænse for Åbne Saldi (Bagatelsaldo)

Bagatelsaldoen definerer åbne saldi, som anses for at være for små (bagatelagtige) til at blive rykket for. Hvis du for eksempel ikke ønsker at rykke kunder, der skylder under 200 kr., indtaster du '200' i Bagatelsaldo feltet. Hvis du ønsker at rykke alle uanset beløb, kan du bruge Bagatelsaldofeltet til at fjerne rykkere for beløb, der ellers skulle bogføres og udlignes som øredifferencer. I så fald kan du sætte bagatelsaldoen til f.eks. kr. 10. Bagatelsaldoen huskes i feltet, så hvis du har indtastet en bagatelsaldo for typen "Rykker 1", vil denne værdi automatisk fremkomme, når du vælger "Rykker 1" igen.

Bogføring og Tilbageførsel af Gebyrer og Renter i e-conomic

Bogføring og tilbageførsel af renter og gebyrer håndteres via e-conomic systemkonti og arkivfunktionen.

Bogføring af Rykker- og Rentebetalinger

Rykker- og rentegebyrer overføres til de systemkonti, der er angivet under "Alle indstillinger" i e-conomic. Gennem e-conomics standardopsætning er disse systemkonti sat til 4360 og 4365, medmindre du aktivt selv har ændret dem. For at læse mere om hvordan du finder eller ændrer i dine systemkonti, kan du følge [linket her].

Tilbageførsel af Renter og Rykkergebyrer (Procedure)

Tilbageførsel af renter og rykkergebyrer i e-conomic adskiller sig fra tilbageførsel af en faktura eller et finansbilag. Denne funktion bruges, hvis du efter aftale med din kunde ønsker at tilbageføre renter og rykkergebyr for en rykkerskrivelse. Rykkerfunktionen, som understøtter tilbageførsel, er inkluderet i e-conomic pakkerne Plus, Smart og Komplet.

Vær opmærksom på, at det kun er rykkerens gebyr og renter, der tilbageføres ved hjælp af 'tilbagefør-funktionen'. Hvis du tilbagefører gebyr og rente for eksempelvis en Rykker 1, kan du ikke gensende en ny Rykker 1 for samme udestående. Du kan i stedet oprette et Kontoudtog eller næste rykkerskrivelse. Hvis gebyret allerede er udlignet med for eksempel en kundeindbetaling, så det ikke længere fremgår under åbne posteringer for kunden, skal du først fortryde udligningen, før du kan tilbageføre gebyret.

Trin 1: Find de bogførte Rykkere

1. Tryk på fanebladet "Salg".

2. Tryk på "Arkiv" i menuen til venstre.

3. Udfyld dine søgefelter, og husk at vælge "Rykker" i feltet "Type".

   

4. Klik på "OK" for at få vist de bogførte rykkere. Alle bogførte rykkere, der matcher dine søgekriterier, vises nu på en liste. Hvis du ikke finder det, du søger, kan du begrænse eller udvide din søgning.

Trin 2: Udfør Tilbageførslen

1. Sæt flueben til venstre for de rykkere og kontoudtog, du ønsker at tilbageføre gebyr og/eller rente for.

2. Tryk på knappen "Tilbagefør valgte".

   

3. Sæt flueben ud for enten "Tilbagefør rente", "Tilbagefør rykkergebyr", eller begge dele.

4. Angiv en bogføringsdato og afslut tilbageførslen ved at trykke "Ja".

Rediger afdeling/dimension på rykkergebyr og renter

Hvis dit rykkergebyr og rente er blevet bogført med en manglende eller forkert dimension kan du rette det på følgende måde.

1. Gå til fanen "Regnskab".

2. Tryk på "Posteringer (find bilag)" under "Søgning og lister" i menuen til venstre.

3. Søg din rykker frem ved at udfylde eksempelvis bilagsnummer eller dato og tryk på "OK"

4. Tryk på knappen "Rediger bogført postering" ude til højre for en af linjerne med rykkergebyr og rente

   

5. I vinduet der åbner her kan du så tilføje dimension til hver af linjerne helt ude i højre side og gemme ændringerne med "GEM"

Visuel Reference: Rykkergebyrer og Renter

Håndtering af Kompensationsgebyr (B2B) i e-conomic

Ifølge renteloven har du som kreditor ret til at kræve, at debitorer betaler et fast kompensationsbeløb ved forsinket betaling. Dette gebyr gælder udelukkende i B2B (business to business) forhold, og det må ikke benyttes over for privatkunder. I e-conomic er der ikke et dedikeret felt til kompensationsgebyret. Kompensationsgebyret skal i stedet opkræves via det almindelige felt til rykkergebyr. Rykkerfunktionen, som bruges til opkrævning af kompensationsgebyret, er inkluderet i e-conomic pakkerne Plus, Smart og Komplet.

Opkrævning af Kompensationsgebyret alene

1. Tryk ind på fanen "Salg" i e-conomic.

2. Under "Fakturering" skal du trykke på feltet "Rykkere".

3. Indtast kompensationsgebyret i feltet "Rykkergebyr".

   

4. I feltet "Tekst, gebyr" under "Tekst" skal du skrive "Kompensationsgebyr".

   

5. Udfyld de resterende felter og opret rykkeren ved at klikke på "OK".

Opkrævning af Kompensationsgebyr samt andre Rykkergebyrer

Hvis du opkræver både et almindeligt rykkergebyr og et kompensationsgebyr, skal du lægge de to beløb sammen til ét samlet gebyr. Dette samlede gebyr indtastes i feltet "Rykkergebyr".

Redegør for det samlede gebyr i gebyrteksten ved eksempelvis at skrive "Rykkergebyr & kompensationsgebyr" i feltet "Tekst, gebyr" under "Tekst".

Valg af renteberegningsprincip i e-conomic

Beregningen af renter, når der laves en rykker i e-conomic, baseres på en specifik formel. Brugeren kan vælge mellem to principper til at beregne renten: "Præcis" og "Påbegyndt måned". Vi anbefaler, at du benytter "Præcis" renteberegning. Hvis den første rykker køres med rentesats på 0 % pr. måned, og man har benyttet "Påbegyndt måned" renteberegning, vil renter først kunne tilskrives fra november i standardeksemplet. Hvis man sender en rykker af typen "Kontoudtog" først, kan renter kun beregnes tilbage til forfaldsdatoen på kontoudtoget. Hvis du ønsker at sende et kontoudtog før Rykker 1, skal du benytte funktionen under menuen "Rapporter" - "Kunder" - "Kundekontokort".

Standardeksempel for renteberegning

Følgende data bruges som eksempel til at illustrere forskellen mellem de to renteberegningsprincipper:

• Skyldigt beløb: kr. 10.000,-

• Beløbet var forfaldent til betaling den 20/8.

• Der rykkes pr. 10/10.

• Der tilskrives 0,67 % i rente pr. mdr. i eksemplerne.

Præcis renteberegning

Præcis renteberegning tager det præcise antal dage fra fakturaens eller sidste rykkers forfaldsdato til datoen, rykkeren laves. Beregningen af måneder for perioden 20/8 til 10/10 ved brug af "Præcis" renteberegning ser således ud:

Den samlede periode giver 1,6774193 måneder. Beregningen udføres med formlen:

(Rente i %) * (Total antal måneder) * (Forfaldent beløb) / 100 = Rente i kr.

Med de angivne tal giver det følgende rentebeløb i kroner:

0,0067 * 1,6774193 * 10.000 = 112,39 kr.

Påbegyndt måned renteberegning

Til forskel fra den præcise renteberegning beregner "Påbegyndt måned" rente i hele måneder.

Standardberegning for påbegyndt måned

I standardeksemplet (forfald 20/8, rykker 10/10) er det totale antal måneder for renteberegningen 3, da det inkluderer august, september og oktober. Beregningen ser ud som følger:

(Rente i %) * (Total antal måneder) * (Forfaldent beløb) / 100 = Rente i kr.

Beregningen med de angivne værdier er:

0,0067 * 3 * 10.000 = 201,00 kr.

Undtagelse: Forfaldsdato er sidste dag i måneden

En undtagelse gælder for "Påbegyndt måned" beregningen, hvis forfaldsdatoen er den sidste dato i måneden. I dette tilfælde tæller måneden, hvor forfaldsdatoen ligger, IKKE med. Hvis beløbet i eksemplet i stedet er forfaldent d. 31/8, betyder det, at august ikke tæller med. Det totale antal måneder for renteberegningen vil her være 2 (september og oktober). Beregningen vil se ud som følgende:

(Rente i %) * (Total antal måneder) * (Forfaldent beløb) / 100 = Rente i kr.

Resultatet af beregningen er:

0,0067 * 2 * 10.000 = 134,00 kr.

Regler for rentetilskrivningsperiode

Bemærk, at hvis der tidligere er tilskrevet renter, vil systemet først tilskrive nye renter fra slutningen af den tidligere rentetilskrivningsperiode. Denne regel gælder, uanset om du ændrer renteberegningstypen fra for eksempel "Påbegyndt måned" til "Præcis" og omvendt.