e-copedia hjælpecenter

Introduktion til CSV-import af posteringer i e-conomic

Brug CSV-import til at indlæse et stort antal posteringer direkte i e-conomic kassekladde. Denne metode er især nyttig, når du skifter fra et andet regnskabsprogram eller håndterer mange posteringer ad gangen.

Importfunktionen sparer tid og ressourcer sammenlignet med manuel oprettelse, særligt hvis posteringerne allerede er oprettet i eksterne programmer som Excel, Google Sheets eller lignende.

Krav til CSV-filen (maks. 5 MB)

Den maksimale filstørrelse for CSV-filen er 5 MB. Hvis din fil overstiger 5 MB, kan den ikke indlæses i e-conomic.

Hvis CSV-filen er større end 5 MB, skal du dele den i mindre dele før import.

Detaljerede krav til CSV-kolonner for e-conomic

Før du kan indlæse din CSV-fil i e-conomic, skal du matche kolonnerne i din kildefil med de kolonner, der indlæses under importen. Dette sikrer, at dataene i filen korrelerer med de korrekte felter og lander korrekt i e-conomic. Når du er klar til at gennemføre importen, kan du følge guiden "Importér posteringer".

Felter med obligatorisk indhold

Følgende kolonner er obligatoriske og skal indeholde data, før du kan indlæse filen:

• Type: Angiv den type postering, du vil indlæse, præcis som ved oprettelse i e-conomic. Du skal angive én type for hver postering, der skal indlæses. (dog kan du også vælge en “fast værdi” ved import, hvis alle posteringerne er af samme type). Acceptable typer er:

  • "Finansbilag"

  • "Manuel kundefaktura"

  • "Kundeindbetaling"

  • "Leverandørfaktura"

  • "Leverandørbetaling"

• Dato: Datoformatet skal skrives med bindestreg, for eksempel "07-01-2011".

• Bilagsnr.: Angiv posteringens bilagsnummer. Bilagsnummeret må maksimum være ni tegn og skal kun bestå af heltal. (Du kan også vælge ved import at følge kassekladdens egen bilagsnummerserie)

• Beløb (DKK): Vælg kolonnen med beløbet i danske kroner (DKK). Formatet kræver beløb med to decimaler, f.eks. kr. 2,50. Denne kolonne er påkrævet, også ved import af udenlandsk valuta.

• Beløb (Udenlandsk valuta): Vælg kolonnen med beløbet i den udenlandske valuta. Formatet kræver beløb med to decimaler, f.eks. £2,50. Hvis du ikke importerer beløb i udenlandsk valuta, skal du vælge den samme kolonne, som du brugte for Beløb (DKK).

Valgfrie felter og særlige betingelser

Disse kolonner er valgfrie, men kan have særlige betingelser for brug:

• Konto/Kunde/Leverandør: Vælg kolonnen med din finanskonto, dit kundenummer eller leverandørnummer. Du skal vælge enten denne kolonne ELLER kolonnen for Modkonto for at kunne importere posteringerne.

• Tekst: Angiv din bogføringstekst. Maksimum 250 tegn.

• Valuta: Hvis du importerer udenlandsk valuta, skal du bruge valutakoden på tre tegn (f.eks. EUR). Denne kode findes i e-conomic under fanebladet Indstillinger > Alle indstillinger > Regnskab > Faste valutakurser.

• Momskode: Momskoden kan være op til fem tegn (tekst). Momskoden skal være oprettet i din e-conomic aftale inden importen.

• Modkonto: Angives i heltal og må maksimalt være ni tegn. Kontoen skal være oprettet i din kontoplan inden importen. Du skal vælge enten denne kolonne ELLER kolonnen for Konto/Kunde/Leverandør for at kunne importere posteringerne.

• Modkonto momskode: Momskoden kan være op til fem tegn (tekst). Momskoden skal være oprettet i din e-conomic aftale inden importen.

• Fakturanr.: Nummeret må maksimalt være 30 tegn og skal være et positivt heltal. For posteringstypen Kundeindbetalinger skal fakturanummeret findes som en bogført faktura eller rykker i e-conomic.

• Forfaldsdato: Vælg kolonnen med forfaldsdatoen. Datoformatet skal skrives med bindestreg, f.eks. 07-08-2024. Dette felt kan KUN benyttes ved posteringstyperne "manuelle kundefakturaer" og "leverandørfakturaer".

• Afdeling (tillægsmodul): Skal angives i heltal, maksimalt ni cifre. Afdelingen skal være oprettet manuelt i din e-conomic aftale inden importen, da dette er et tillægsmodul.

OBS: Det er ikke muligt at importere data til periodisering (periodiseringskonto, startdato og slutdato) via CSV-import. Hvis du importerer posteringer, der skal periodiseres, skal periodiseringen aktiveres manuelt på de enkelte linjer i kassekladden efter importen.

Valutaberegning og brug af faste værdier

[IMAGE: kolonneforklaring.png]

Under importen beregner systemet i e-conomic baglæns for at finde en kurs (beløbet i fremmed valuta divideret med beløbet i DKK), medmindre faste valutakurser benyttes; i så fald bruges den fastsatte kurs.

Når du bogfører kassekladden, udregnes beløbet i danske kroner, og du kan se det omregnede beløb på kontokortet.

Du har mulighed for at vælge "Fast værdi" i feltet "Indlæs fra" under kolonnematching.

Ved at vælge "Fast værdi" kan du angive den samme værdi for hele kolonnen (f.eks. samme posteringstype eller modkonto), uden at skulle skrive den manuelt i dit kilderegneark.

For at indstille en fast værdi, skal du vælge "Fast værdi" ved feltet Indlæs fra, og derefter vælger/skriver du den ønskede værdi i feltet Fast værdi lige nedenunder.