e-copedia hjælpecenter

Introduktion til budgetimport i e-conomic

Hvis du bruger funktionen Budget i e-conomic, kan du importere dine budgettal, så du undgår manuel indtastning. Funktionen Budget er inkluderet i pakkerne Plus, Smart og Komplet.

Krav til budgetkildefilen (CSV-format)

Den fil, du importerer i e-conomic, kaldes din "Kildefil" og skal være i CSV-format (Kommasepareret fil). Kildefilen skal som minimum indeholde data for kontonumre, tekst, dato fra, dato til og beløb. Det er vigtigt, at alle disse data er angivet, da du ellers ikke vil kunne importere dine budgettal.

Start med at oprette en ny fil i dit regnearksprogram (som Excel, Google Sheets, Numbers osv.) og indtast overskrifterne for de nødvendige kolonner.

Obligatoriske kolonner og datakrav

Kildefilen skal som minimum indeholde følgende fem kolonner. Kontonummeret på konti, der skal indsættes budget for, skal allerede være oprettet i e-conomic.

• Kontonr.: Indtast kontonumrene for de konti, du vil importere budgettal til.

• Tekst: Skriv teksten, der skal stå sammen med budgettallene (f.eks. "Salg").

• Dato fra: Angiv den første dato i den budgetperiode, du vil importere budgettal for. Datoformatet skal være med bindestreg, f.eks. 01-07-2019.

• Dato til: Angiv den sidste dato i den budgetperiode, du vil importere budgettal for. Datoformatet skal være med bindestreg, f.eks. 01-07-2019.

• Beløb: Angiv det budgetbeløb, der skal importeres i den indtastede datoperiode. Beløbet skal angives med højest to decimaler.

Håndtering af beløb og fortegn

Du skal huske at have korrekt fortegn på dine budgettal i forhold til den konto, der indsættes budget for:

• Indtægter skal importeres som kreditbeløb (negative beløb).

• Udgifter skal importeres som debetbeløb (positive beløb).

Hvis indtægter i kildefilen er positive beløb, og udgifterne er negative beløb, skal du omregne ved at markere funktionen ‘Vend fortegn’ under importprocessen.

Import af budgettal fordelt på afdelinger

For at inkludere afdelinger, når du importerer et budget, skal du tilføje en ekstra kolonne i din kildefil med de relevante afdelingskoder.

Den opdaterede kildefil skal derfor indeholde seks kolonner: Kontonr., Tekst, Dato fra, Dato til, Beløb og Afdeling.

I den nye 'Afdeling'-kolonne indtaster du afdelingskoden for den afdeling, du vil fordele budgettallet på. Afdelingskoden skal være præcis den samme, som den er angivet i e-conomic, for at systemet kan genkende den og placere budgettallene korrekt.

Hvis du ikke ønsker at fordele et beløb på en specifik afdeling, kan du lade feltet i afdelings-kolonnen stå tomt.

Fremgangsmåde for import af CSV-filen

Når du har indtastet alle dine data, skal du gemme filen som en CSV-fil og importere den i e-conomic.

Følg disse trin for at importere budgettallene:

1. Tryk på fanen "Regnskab".

2. Tryk på "Søgning og lister" i menuen til venstre, og vælg "Kontoplan".

3. Tryk på "Mere" og vælg "Importer budgettal".

Opdatering af budgettal (Sletning og genimport)

For at opdatere eksisterende budgettal via en ny importfil, skal de gamle budgetposter slettes først. Følg disse trin for at slette budgetter:

1. Tryk på fanen "Regnskab".

2. Tryk på "Søgning og lister" i venstre menu, og vælg "Kontoplan".

3. Tryk på "Mere" og vælg "Slet budgetter".

4. Udfyld perioden, som du ønsker at slette budgetdata for, og tryk på "OK".

Efter de gamle budgetposter er slettet, kan du importere de opdaterede tal ved at følge fremgangsmåden for import af CSV-filen.