Kom godt i gang med Rackbeat

Start med at gennemgå dine virksomhedsindstillinger. Dette er de vigtigste kategorier, som du skal opsætte før du går i gang med Rackbeat:

Generelt

Du finder "Generelt" ved at gå til "Virksomhedsindstillinger" under dit virksomhedsnavn i højre hjørne af din Rackbeat aftale. Her kan du vælge "Generelt" ude i venstre menu. Under "Generelt" finder du syv underkategorier, som du bør kigge på:

Numre
Her vælger du, hvilken nummerserie Rackbeat skal følge for indkøb og salg. Hvis du for eksempel allerede bruger en specifik nummerserie for dine salgsfakturaer, kan du tilpasse dette i denne sektion.

Information
Indtast dine virksomhedsoplysninger, som senere vil blive brugt på de PDF-dokumenter, du sender ud til kunderne – som f.eks. ordrebekræftelser og fakturaer. Husk at sikre, at dit CVR-nummer er korrekt. 

Adresser
Hvis du har flere adresser som f.eks. lokationer eller butikker kan du tilføje alle relevante adresser her.

Bank
Indtast dine bankoplysninger, som benyttes til dine betalingsoplysninger og senere vil fremgå på dine fakturaer når disse sendes ud til kunderne.

Standarder
Her kan du vælge, hvad Rackbeat automatisk skal udfylde felterne, når du opretter nye varer, kunder eller leverandører.

Felter
Dette er kun relevant for Premium-abonnenter. Her kan du oprette brugerdefinerede felter, hvor du kan tilføje din egen information som kan bruges på dine PDF-dokumenter og i dine oversigter. 

Regnskab
Dette er kun relevant for Premium-abonnenter. Her kan du vælge dit om dit lagerprincip skal være gennemsnitlig kostpris eller FIFO. 

Du kan også sætte flueben i "Lagerværdi forbundet med fakturering". Denne funktion gør, at modtagelser og afsendelser ikke påvirker regnskabet før en matchende faktura er blevet bogført. Bogføring af en faktura uden en tilknyttet ordre eller bestilling vil automatisk regulere beholdningen.

Avanceret
Denne sektion giver dig mulighed for at aktivere avancerede funktioner som lagerdeling, notifikationer om fejl i integrationer og logo-upload. Du kan også vælge, hvordan datoer, decimaler og styklister skal vises.

Med flueben i "Aktivér lagerdeling" kan du få et link for hver vare som kan benyttes til at vise dit lagerantal på din hjemmeside. 

"Send notifikationer om fejl i integrationer per mail" sender dig en daglig mail hvis en synkronisering til en integration, eksempelvis, e-conomic fejler. Denne mail sendes til den mailadresse der er angivet under fanen"information".

I feltet "Logo" kan du uploade dit virksomheds logo. Dette Logo fremgår kun i de mails som sendes til kunder. Det fremgår altså ikke af dine dokumenter. 

I felterne for decimaler angives hvor mange decimaler du ønsker at bruge til priser og mængder, og hvilken separator du vil anvende. Du skal som minimum vælge to decimaler.

I "Datoformat" Her angiver du, hvordan dit datoformat skal være og om kalenderen skal starte med mandag.

"Tillad redigering af styklister i produktion" er kun relevant for Premium-kunder. Her kan du vælge om du skal kunne redigere dine styklister efter du er gået i gang med at oprette en produktionsordre. Dette vil normalt ikke være muligt. 

Ved at sætte flueben i "Tillad Rackbeat-support adgang til aftale" giver du Rackbeats support adgang til din aftale når de skal hjælpe dig med fejlsøgning eller et konkret problem. Uden dette flueben, er det ikke muligt for supporten, at tilgå din aftale, men du kan altid fjerne deres adgang igen. 

Sæt flueben i "Inkluder beskrivelse på nye salgslinjer" hvis du ønsker at varens beskrivelse skal fremgå i tekstfeltet for en vare på en ordrelinje.

Valuta

Du finder "Valuta" under "Generelt" ude i menuen til venstre. Her kan du vælge valutakurser, oprette nye valuta, slette kurser og indstille dem som du ønsker. Rackbeat benytter til at fixer.io til at opdatere valutakurser en gang i timen.  Hvis du vil sætte en fast kurs, kan du gøre det her og opdatere den, hvis nødvendigt.

Medarbejdere

Du finder "Medarbejdere" under "Valuta" ude i menuen til venstre. Du kan oprette medarbejdere, som kun vil fungere som referencer i systemet. De får ikke adgang til Rackbeat, men kan bruges i forbindelse med ordrer, modtagelser, produktioner og fakturaer.

Layouts

Du finder "Layouts" under "Medarbejdere" ude i menuen til venstre. Rackbeat gør det nemt at tilpasse de layout-skabeloner, der bruges til de dokumenter og e-mails du sender til dine kunder. Vi anbefaler, at du tager dig tid til at justere dine layouts korrekt, da det giver en mere professionel og personlig oplevelse for dine kunder.

for at forstå hvordan du arbejder med layout i Rackbeat kan du se mere i artiklen Layouts i Rackbeat. 

Betalingsbetingelser

Du finder "Betalingsbetingelser" under "Layouts" ude i menuen til venstre. Her kan du oprette og redigere betalingsbetingelser, som automatisk vil blive vist på de fakturaer og ordrebekræftelser, der sendes ud til dine kunder. Læs mere om betalingsbetingelser i Rackbeat i artiklen Sådan opretter du betalingsbetingelser

Sprog

Du finder "Sprog" under "Reguleringstyper" ude i menuen til venstre. Rackbeat gør det muligt at oprette flere sprogversioner af dine varer og beskrivelser, til dine kunder. Dette kan være nyttigt, hvis du har kunder, der taler forskellige sprog. Bemærk dog, at sproget her ikke påvirker dine sproglag i dine layout-indstillinger.

Brugere

Du finder "Brugere" under "System" ude i menuen til venstre. Hvis flere personer i din virksomhed skal have adgang til Rackbeat, kan du oprette brugerkonti. Når du opretter brugeren skal du tage stilling til om brugeren skal være en Mobil lagerbruger eller om den skal være en bruger der har samme adgang som dig. Husk, at nye brugere får eget login og koster ekstra.

I varefanen skal du oprette relevante indstillinger for dine varer. Du tilgår varefanen ved at trykke på "Varer" øverst i din aftale i menuen til venstre kan du navigere mellem de forskellige indstillinger. Dette er de nødvendige indstillinger du bør opsætte: 

Varegrupper

Når du begynder at bruge Rackbeat, er det vigtigt at oprette varegrupper som noget af det første. Det hjælper dig med at organisere dine varer og skaber struktur i din lagerstyring. Du finder dine varegrupper ved at trykke "Varegrupper" i menuen til venstre. Hvis du skal oprette en ny varegruppe skal du trykke på "Opret ny". For neden får du en trin-for-trin guide til, hvad varegrupper er, og hvordan du opretter dem.

Hvad er en varegruppe?

En varegruppe er en kategori, hvor du kan samle dine varer. Det kan være:

• Fysiske varer
• Ydelser
• Fragt og afgifter

Du bestemmer selv, hvordan dine varegrupper skal organiseres, og du kan oprette en varegruppe for hver varetype, der passer til din virksomheds behov. I e-conomic er varegrupper eksempelvis opsat efter moms. 

Angivelse af moms

Varegrupper spiller en vigtig rolle i forhold til moms. Når du opretter en varegruppe, skal du angive, hvilken momssats der gælder for varerne i denne gruppe. Rackbeat opererer med fire momszoner:

• Indland
• EU
• Udland
• Indland uden moms

Det er derfor nødvendigt at vælge den rette momssats, så det bliver korrekt håndteret i systemet. Du kan håndtere momsen ved at redigere på varegruppen ude til højre og gå under fanen "Moms". Se mere her.

Lagertræk

En anden vigtig del af varegrupper er, om varerne i gruppen skal have lagertræk. For eksempel vil en varegruppe for "ydelser" normalt ikke have lagertræk, da der ikke er tale om fysiske varer. Dette skal angives, når du opretter varegruppen. Du kan angive om der skal være lagertræk ved at trykke på "Rediger" ud for den relevante varegruppe og vælge Ja/Nej i feltet "Har lager".

Salgsmuligheder

Du kan også vælge, om varerne i en varegruppe skal kunne sælges. Dette er særligt relevant, hvis du arbejder med komponenter, der kun bruges internt – for eksempel i produktionen – og som ikke skal sælges direkte til kunder. Hvis varen skal sælges skal du sætte flueben i "Varer i gruppen kan sælges".

Kostprisjusteringer

Hvis en varegruppe ikke har lagertræk, kan du beslutte, hvordan kostprisen på varerne skal håndteres ved modtagelse. Ønsker du for eksempel at fordele fragtomkostninger over de modtagne varer, kan du vælge at gøre det baseret på enten værdien eller antallet af varerne. Når du vælger nej i feltet "Har lager" vil du få et nyt felt som heder "Spred kost ved modtagelser". I dette felt skal du vælge hvordan omkostningerne skal fordeles.

Nu har du oprettet varegrupper, der matcher din virksomheds behov og gør din lagerstyring mere overskuelig.

Enheder 

Under enheder kan du oprette de enheder, du anvender til dine varer, eksempelvis kg., liter eller palle. Du finder enheder ved at trykke på fanen "Varer". I menuen til venstre skal du trykke på "Enheder". Enheder er ikke et krav, men kan give bedre forståelse af mængder ved brug af Rackbeats Unit Converter.

Lokationer

I Rackbeat kan du oprette de lokationer, hvor dine varer opbevares. Det kan være flere butikker, opbevaringshaller eller andre fysiske steder, hvor varerne ligger. Hvis du har behov for dette, kan du nemt oprette de relevante lokationer.

Du finder dine lokationer ved at trykke på "Lokationer" i menuen til venstre. 

Hvis din virksomhed kun har én lokation, kan du omdøbe "Hovedlager" til et navn, der passer bedre til jeres opsætning, og bruge det som jeres primære lokation.

Hvis du bruger vores Premium-abonnement, kan du oprette underlokationer for dine lokationer. Dette giver mulighed for at arbejde mere detaljeret og få et bedre overblik over hvor dine varer helt præcis ligger på den specifikke lokation. Et eksempel på en sådan struktur kunne være: Hal 1 > Række 15 > Hylde 2. 

Du opretter nye lokationer ved at trykke på "Opret ny" i højre hjørne. Hvis du skal oprette underlokationer skal du redigere den relevante lokation og under denne trykke på "Opret underlokation". 

I dette trin skal du oprette dine leverandørgrupper, som er nødvendige for at kunne oprette dine leverandører. Leverandørgrupper gør det muligt at kategorisere dine leverandører, så du får et bedre overblik over dem.

Leverandørgrupper

Da det er et krav i Rackbeat, at alle leverandører tilhører en leverandørgruppe, er det vigtigt at starte med at oprette disse grupper.

Sådan opretter du leverandørgrupper:

1. Vælg fanen “Indkøb” øverst.
2. Tryk på “Leverandørgrupper” i menuen.
3. Tryk på “Opret ny” øverst til højre.
4. Indtast navn på leverandørgruppen og (valgfrit) et nummer.

Tryk på “Opret leverandørgruppe” for at afslutte.

Leverandører

Når dine leverandørgrupper er oprettet, kan du begynde at tilføje dine leverandører. Sådan opretter du leverandører:

1. Vælg fanen “Indkøb” øverst.
2. Tryk på “Leverandører” i menuen.
3. Tryk på “Opret ny” øverst til højre.
4. Angiv leverandørens oplysninger.
5. Tryk på “Opret leverandør” for at afslutte.

Hvis du ønsker at importere dine leverandører direkte til Rackbeat, kan du finde en guide her.

Under Salg er det vigtigt at du får oprettet dine kunder korrekt. 

Kundegrupper

Nu skal du oprette dine kundegrupper, som er essentielle for at organisere og kategorisere dine kunder. Alle kunder i Rackbeat skal være tilknyttet en kundegruppe, hvilket gør det nemmere for dig at holde styr på dem.

Sådan opretter du dine kundegrupper:

1. Vælg fanen “Salg” øverst.
2. Tryk på “Kunder” i menuen.
3. Tryk på “Opret ny” øverst til højre.
4. Udfyld information om kundegruppen, herunder navn og eventuelt et kundenummer.

Tryk på “Opret kundegruppe” for at afslutte.

Kunder

Når dine kundegrupper er klar, kan du begynde at tilføje kunder. Følg disse trin:

1. Vælg fanen “Salg” øverst.
2. Tryk på “Kunder” i menuen.
3. Tryk på “Opret ny” øverst til højre.
4. Udfyld den information om kundens oplysninger. 

Tryk på “Opret kunde” for at afslutte, eller vælg “Opret og ny” for hurtigt at oprette endnu en kunde.

Hvis du ønsker at importere dine kunder direkte til Rackbeat, kan du se, hvordan du gør her.

Nu har du styr på de basale områder i din Rackbeat-aftale. Du er klar til at oprette dine varer, leverandører og kunder hvis du ikke allerede har gjort det. Det kan gøres manuelt eller via import. Følg disse guides for at komme i gang:

Opret og konverter varer til styklister i Rackbeat
Importer varer
Importer styklister

Nu har du styr på de basale områder i din Rackbeat-aftale. Du er klar til at oprette dine varer, leverandører og kunder hvis du ikke allerede har gjort det. Det kan gøres manuelt eller via import. Følg disse guides for at komme i gang:

Opret og konverter varer til styklister i Rackbeat
Importer varer
Importer styklister

Din Rackbeat-aftale er nu sat op, og du er klar til at tage de næste skridt. Du kan begynde at oprette dine første ordrer, indkøb og fakturaer samt udforske alle de andre funktioner, Rackbeat tilbyder.