e-copedia hjælpecenter

Inden for bogføring findes der en gylden regel: Der skal altid være balance. Det betyder, at når du bogfører et beløb på én konto, skal der modposteres et tilsvarende beløb på en anden konto. Dette princip kaldes også det dobbelte bogholderis princip og det er den logik som E-conomic er bygget på.

Balancen (Aktiver og Passiver)

For at forstå, hvornår du skal bruge hvad, skal vi kigge på de to hovedgrupper i dit regnskab: Aktiver og Passiver.

1. Aktiver (Værdier): Det virksomheden ejer (f.eks. penge i banken, varelager, biler).

• Hvis din virksomhed får mere værdi skal en postering have en post i debet

  • Eksempel: Du køber en bil til 200.000 DKK, herved skal du bogfører 200.000 DKK i debet på en konto i dine Aktiver.

• Hvis du derimod afskriver et aktiv eller på anden vis mister værdi skal en aktivkonto krediteres.

  • Eksempel: Du har nu ejet din bil i 1 år og den er ikke længere 200.000 DKK værd. Herved skal vi kreditere det beløb som bilen er faldet i værdi fra en konto i dine Aktiver.

2. Passiver (Gæld og Egenkapital): Det virksomheden skylder (f.eks. lån, skyldig moms, leverandørgæld).

• Hvis din virksomhed påtager sig mere gæld eller skyld (øger dine passiver), skal en postering have en post i kredit.

  • Eksempel: Du optager et banklån på 200.000 DKK for at finansiere din bil. Herved skal du bogføre 200.000 DKK i kredit på en konto i dine Passiver* (f.eks. kontoen for "Banklån"). Dette viser, at din gæld til banken er steget.

• Hvis du derimod afvikler din gæld eller din skyld falder, skal en passivkonto debiteres.

  • Eksempel: Du har nu haft lånet i 1 år og afdrager 50.000 DKK på gælden. Herved skal du debitere det beløb, som gælden er faldet med, på din konto i dine Passiver. Dette viser, at du nu skylder banken mindre.

Driftsregnskab (indtægt og omkostninger)

I driftsregnskabet kigger vi på, om virksomheden skaber et overskud eller et underskud. Logikken hænger tæt sammen med din egenkapital:

1. Indtægter (Omsætning): Når du tjener penge, stiger din egenkapital. Da passiver (som egenkapital) stiger (debet, som forklaret ovenfor), skal indtægter altid krediteres.

   1. Eksempel: Du har faktureret for et salg på 5.000 DKK, men ikke modtaget pengene endnu. Indtægten bogføres som et tilgodehavende i dine Aktiver(samlekontoen for debitorer) i debet. Samtidig skal du kreditere i driftsregnskabet for at registrere omsætningen.

2. Omkostninger (Udgifter): Når du har en udgift, falder din egenkapital. Og det

   1. Eksempel: Du har modtaget en faktura fra din leverandør på 10.000 DKK, som du har 14 dages betalingsfrist på, som du venter med at betale til den sidste betalingsdato. Her bogfører du beløbet i dine passiver som skyldigt til leverandører, dette gøres i kredit, eftersom det er et fald i værdi i din balance. Derfor debeterer du din konto for omkostninger i dit driftsregnskab.

I praksis

Grundlogikken: Konto vs. Modkonto

Når du opretter en postering eksempelvis gennem i kassekladden, hvor du trykker på "Ny postering", skal du altid skabe balance før du kan bogfører. I e-conomic fungerer det således

Feltet "Konto": Her vælger du den primære konto, du vil bogføre på. Du skal her også tage stilling til, om beløbet på denne specifikke konto skal debiteres eller krediteres. Dette fremgår i en knap ved siden af det felt, hvor du angiver kontoen.

Feltet "Modkonto": Her vælger du den konto, hvor "modposten" skal placeres. Systemet er intelligent: Hvis du vælger Debet under "Konto", vil systemet automatisk kreditere* beløbet på din "Modkonto". Du skal derfor ikke tage stilling til, hvorvidt der skal debiteres eller krediteres på modkontoen eftersom du allerede har bestemt det ved at vælge det for Konto.

Eksempel fra hverdagen (Benzinregning)

Hvis du har købt benzin for 500 kr. og betalt med dit erhvervskort:

1. Vælg Type: "Finansbilag".

2. Vælg Konto: Vælg din omkostningskonto for benzin/drift.

3. Vælg Debet/Kredit: Vælg Debet (fordi omkostninger stiger i debet).

4. Indtast Beløb: 500 kr.

5. Vælg Modkonto: Vælg din bankkonto (Aktiver). Systemet sørger nu automatisk for at kreditere banken, fordi pengene forlader kontoen.

Tilfælde hvor konto eller modkonto er helt eller delvist forudbestemt

I visse tilfælde vil du kun skulle tage aktivt stilling til enten konto eller modkonto.

Bankafstemning

Når du overfører posteringer fra bankafstemningen vil du kun skulle vælge "Konto" eftersom "Modkonto" allerede er bestemt til den bankkonto som du overfører posteringen fra. I samme tilfælde vil du opleve, at debet/kredit også er forudbestemt fordi systemet allerede kender, hvorvidt værdien skal enten krediteres eller debiteres på din bank (modkonto)

Kundeindbetaling og manuel kundefaktura

Når du håndterer posteringer på kunden som "Kundeindbetaling" og "Manuel kundefaktura" vil feltet Konto være erstattet af et felt, hvor du kan angive et kundenummer. Dette skyldes, at du på dine kundegrupper har angivet en samlekonto, som anvendes når du vælger en given kunde. Du skal fortsat vælge en modkonto, som ved Manuelle kundefakturaer typisk er en omsætningskonto og ved kundeindbetalinger typisk er en bankkonto eller lignende.

Leverandørfaktura og Leverandørbetaling

Når du håndterer posteringer på leverandører som "Leverandørbetaling" og "Leverandørfaktura" vil feltet Konto være erstattet af et felt, hvor du kan angive et leverandørnummer. Dette skyldes, at du på dine leverandgrupper har angivet en samlekonto, som anvendes når du vælger en given leverandør. Du skal fortsat vælge en modkonto, som ved leverandørfakturaer typisk er en udgiftskonto og ved leverandørbetalinger typisk er en bankkonto eller lignende.

Fordelinger

Når du anvender en fordeling på en postering vil du være inde i fordeling af modkontoen, vil derfor ikke skulle tage stilling til andet en poster der skal indgå i modkonto. De konti du vælger under en fordeling kan både være i debet og kredit, men det er vigtigt, at du samlet set udlignet den bilagsbalance som posteringen indeholder.