e-copedia hjælpecenter

Introduktion til medarbejderoprettelse i Løn-modulet

Efter opsætning af Løn-modulet er det næste skridt at oprette de medarbejdere, som lønnen skal køres for. Som bogholder eller revisor sikrer du, at alle medarbejderoplysninger er på plads for at muliggøre korrekt indberetning af lønnen fra start. Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter nye medarbejdere, og hvordan du senere kan redigere deres oplysninger i tilfælde af ændringer i ansættelse, lønsats eller ferieforhold. Det sikrer, at medarbejderdata altid holdes ajour, og at fejl i lønkørslerne undgås.

Under opsætningen er medarbejderen markeret som "Kladde", indtil alle nødvendige oplysninger til lønkørsel er udfyldt. Når alle krævede oplysninger er udfyldt, markeres medarbejderen automatisk som "Aktiv".

Når medarbejderne er oprettet, og deres oplysninger er registreret, er du klar til at udføre den første lønkørsel. Lønnen indberettes direkte fra e-conomic. Systemet overfører automatisk lønposteringerne til kassekladden, når lønnen skal udbetales, hvilket giver et grundigt overblik over virksomhedens løn.

Oprettelse af medarbejdere i Løn-modulet

Denne guide beskriver hvordan man opretter medarbejdere

1. Gå til fanen "Løn" øverst i din hovedmenu.

2. Vælg "Medarbejder" i menuen til venstre og tryk på "Medarbejderliste".

3. Tryk på "Ny medarbejder" og udfyld felterne.

4. I feltet CPR skal du udfylde medarbejderens CPR-nummer. Når du udfylder dette felt vil systemet finde personen i CPR-registeret og auto-udfylde de resterende felter, om vedkommendes navn, adresse mm.

5. I feltet "Løntermin" kan du udfylde hvilken periode medarbejderens løn skal følge. F.eks. kan du vælge "Månedsløn, forudbetalt" hvis der udbetales løn månedligt og lønnen er forudbetalt.

6. I "Medarbejdergruppe" kan du tilføje medarbejderen til en medarbejdergruppe som du har oprettet på forhånd.

7. I "Ansættelsesdato" skal du angive datoen for medarbejderens ansættelse.

8. I "Medarbejder nr." skal du tildele din medarbejder et medarbejdernumer. Dette benyttes som reference, diverse steder i modulet. Bemærk at det ikke kan ændres senere.

9. I "Ferieordning" kan du tilføje medarbejderen til en ferieaftale som du på forhånd har oprettet i lønmodulet.

10. I "Arbejdstimer" kan du angive medarbejderens arbejdstimer.

11. Når du har oprettet Medarbejderen kan du trykke på "Gem" eller "Gem og opret ny" hvis du skal oprette flere medarbejdere.

12. Vælger du at gemme medarbejderen, kan du fortsætte med dennes opsætning ved at rykke på "Færdiggør oprettelse af medarbejdere" i næste vindue. Bemærk at du ikke kan lave løn for medarbejderen før hele opsætningen er gennemført.

13. Du skal nu gennemgå alle faner i det nye vindue, og udfylde alle relevante oplysninger. Når du har gennemført en fane kan du trykke på "Gem og næste" for at komme til næste fane.

14. Under den videre opsætning vil medarbejderen være markeret som "Kladde" indtil du har udfyldt alle de oplysninger som er nødvendige for at lave en lønkørsel for medarbejderen. Når de nødvendige oplysninger er udfyldte markeres medarbejderen som "Aktiv".

15. Når du har været alle faner igennem kan du trykke på "Gem og luk". for at afslutte opsætningen.

16. Under overskriften "Redigér din medarbejder" i denne artikel, kan du læse om hvilke oplysninger der skal udfyldes under hver fane.

Redigér din medarbejder

Hvis du ønsker at redigere informationerne på en medarbejder skal du følge disse trin:

1. Gå til fanen Løn øverst i din hovedmenu.

2. Vælg "Medarbejdere" i menuen til venstre og tryk på "Medarbejderliste".

3. Find den pågældende medarbejder og tryk på "Redigér" på blyanten ud for medarbejderen.

4. Her kan du ændre og tilføje en masse informationer om din medarbejder. Under "Personlige oplysninger" kan du ændre medarbejderens stamdata, f.eks. navn, adresse og medarbejdernummer.

5. Under "Ansættelsesoplysninger" opsættes medarbejderens skatteforhold, f.eks. hvor ofte der udbetales løn og hvilken sats de betaler i skat. Du kan også angive om medarbejderen benytter sit hoved- eller bikort og om lønnen skal udbetales til Nemkonto.

6. Under fanen "Ferie" kan du angive medarbejderens ferieforhold.

7. Under "Lønoplysninger" defineres hvad der skal stå på lønseddlen. Tryk på Tilføj løndel for at vælge hvilke dele der skal med på lønsedlen hver gang du laver løn. Bemærk at løndele som kun skal fremgå på en enkelt lønsedel, kan tilføjes på selve kørslen.

8. Her kan du læse mere om de forskellige løndele og deres funktion: https://app.dataloen.dk/loendele

9. Under fanen "Pension" kan du angive hvilken pensionsordning som medarbejderen benytter.

10. Under fanen "Tilvalgsordninger" kan du tilføje øvrige virksomhedsordninger som medarbejderen skal være en del af.

11. Under fanen "Statistik" kan du opsætte indstillinger til inbderetning af statistik til Dansk Erhverv. e-conomic indberetter statistikken automatisk efter de indstillinger du angiver på medarbejderen.

12. Når du har udfyldt alle relevante informationer kan du trykke på "Gem og næste" for at oprette næste medarbejder, eller "Gem" for at afslutte.