e-copedia hjælpecenter

Denne guide vejleder dig i, hvordan du kan se status på dine afsendte fakturaer i e-conomic.

Du kan følge med i, om fakturaerne er sendt ud med succes fra e-conomic systemet, og om de er leveret til modtageren via 'Sendt' oversigten.

Oversigten viser, hvor mange fakturaer der er sendt, hvornår de er sendt, til hvilken modtager de er sendt, samt hvilken forsendelsesmetode der er anvendt (e-mail, EAN eller CVR-nummer).

Bemærk: Fanen/oversigten "Sendt" indeholder kun dokumenter, som er oprettet via salgsfanen. Det vil sige, at den kun indeholder dokumenter som er sendt ud til dine kunder via salgsfanen. Det vil også sige, at du ikke kan finde dokumenter som du har modtaget fra leverandører under fanen "Sendt".

Sådan finder du status på sendte fakturaer i e-conomic

Følg denne procedure for at se status på alle fakturaer, der er sendt via e-conomic:

1. Tryk på fanen "Salg".

2. Tryk på "Sendt" under "Fakturering" i menuen til venstre.

3. Udfyld felterne med dine eventuelle søgekriterier.

4. Tryk på "OK".

Efter du har trykket på "OK", vises en liste med alle de fakturaer, der er sendt via e-conomic, baseret på de indtastede søgekriterier.

Fakturaer, der er bogført uden at være sendt, vil ikke fremgå af denne liste.

Hvis du ønsker kun at få vist EAN fakturaer i oversigten, skal du skrive EAN i emnefeltet som et søgekriterie.

Forståelse af kolonnerne i 'Sendt' oversigten

På listen over sendte fakturaer i e-conomic vises følgende kolonner:

• NemHandel-bilag: Hvis der er et flueben i denne kolonne, indikerer det, at fakturaen er sendt ud som en EAN-faktura.

• Status: Denne kolonne viser fakturaens leveringsstatus og angiver, om den er blevet leveret til modtageren. Beskeden, der vises, er den feedback, e-conomic modtager fra modtagerens mailserver.

• Modtager: Kolonnen angiver den specifikke adresse, fakturaen er sendt til.

  • Hvis fakturaen er sendt pr. mail, vises e-mailadressen.

  • Hvis fakturaen er sendt som EAN, vises EAN-nummeret.

  • Hvis fakturaen er sendt som elektronisk faktura via kundens CVR-nummer, vises det CVR-nummer, fakturaen er sendt til.

Ved at klikke på modtagerikonet ude til højre kan du se den præcise besked, e-conomic har modtaget fra modtagerens server. Hvis fakturaen for eksempel er sendt til en e-mail, der ikke eksisterer, vil beskeden være "invalid". Hvis fakturaen er sendt ud som EAN og den fejler, kan du her se, hvad fejlen betyder, og hvordan du kan rette op på den.

Betydningen af statusbeskeder for fakturaer

Der er fem forskellige statusbeskeder, du kan se under kolonnen "Status", afhængigt af om fakturaen er sendt som NemHandel-bilag eller via e-mail.

Statusbeskeder for NemHandel-bilag

• Modtaget: Dette betyder, at e-fakturaen er blevet modtaget i kundens økonomisystem.

• Ikke modtaget: Dette betyder, at e-fakturaen ikke er blevet modtaget i kundens økonomisystem. Hvis e-fakturaen ikke er modtaget, skal du kontrollere, om du har opsat e-fakturering korrekt i din e-conomic aftale. Kontakt derefter e-conomic supporten, hvis e-fakturering stadig ikke fungerer.

Statusbeskeder for e-mail forsendelse

• Leveret: Dette betyder, at fakturaen er blevet sendt og er modtaget i kundens e-mail indbakke.

• Åbnet XX-XX-XXXX: Denne status viser datoen for, hvornår kunden har åbnet fakturaen i sit mailsystem. Bemærk, at denne status kun kan vises, hvis du har valgt "Inkludér PDF-link" under forsendelsen, og kunden tilgår fakturaen via dette link. Fakturaen registreres som åbnet, så snart der trykkes på linket fra modtagerens mail.

• Ikke modtaget: Dette betyder, at fakturaen ikke er blevet modtaget i kundens mailsystem.

Aktivering af 'Åbnet' sporing via PDF-link

Hvis du ønsker bekræftet, at din kunde har åbnet fakturaen, skal du sikre, at e-mailen sendes som et link.

Følg disse trin for at inkludere PDF-linket i forsendelsen:

1. Klik på "Gensend" for den pågældende faktura.

2. Klik på "Vis indstillinger for vedhæftning".

3. Sæt flueben i indstillingen "inkludér PDF-link".

Når kunden åbner e-mailen og klikker på PDF-linket, sendes der automatisk en besked tilbage til e-conomic. I statusfeltet vil der derefter stå "Åbnet dd-mm-åååå" med den præcise dato for åbningen.