e-copedia hjælpecenter

Abonnement: Formål og forudsætninger for abonnementskørsel

Abonnementskørsel er kerne-workflowet i funktionen Abonnement, som bruges til at generere fakturaer for en bestemt periode til alle abonnenter på én gang.

E-conomic danner ikke fakturaerne automatisk baseret på datoen. Du skal selv ind og starte abonnementskørslen manuelt hver gang en ny periode skal faktureres.

For at udføre en abonnementskørsel og oprette fakturaer automatisk, skal du have gennemført følgende forberedende trin:

• Du skal have oprettet dine abonnementer.

• Du skal have tilknyttet dine varer/ydelser til abonnementerne.

• Du skal have oprettet abonnenter.

Trinvis vejledning til fakturering af abonnenter

Følg denne vejledning for at fakturere dine abonnenter ved hjælp af funktionen Abonnementskørsel i e-conomic.

1. Gå til fanen "Salg" øverst i e-conomic.

2. Vælg "Abonnementer" under menupunktet "Fakturering" i menuen til venstre.

3. Tryk på den grå knap "Abonnementskørsel" i abonnementsoversigten. Denne knap bruges til at fakturere flere abonnenter samlet.

   

4. Udfyld de nødvendige felter i dialogboksen "Abonnementskørsel". Denne dialogboks bruges til masseoprettelse af fakturaer eller ordrer til abonnenter.

   

5. Tryk på "OK" for at gemme og starte abonnementskørslen.

Når abonnementskørslen er færdig, er fakturaerne oprettet og klar til bogføring. Hvis du oprettede dem som fakturaer, findes de under fanen "Salg" -> "Fakturering" -> "Fakturaer". Hvis du valgte at oprette dem som ordrer, finder du dem under "Ordrer" i stedet for "Fakturaer".

Hvis abonnementskørslen var forkert, kan du køre den for samme periode igen. Dette kræver, at du først markerer og sletter alle de igangværende fakturaer eller ordrer, som blev oprettet i den forkerte kørsel.

Konfigurationsmuligheder for Abonnementskørsel

Når du udfører Abonnementskørslen, skal du definere følgende parametre i dialogboksen:

Pr. dato

Dette felt angiver startdatoen for abonnementet, der skal faktureres. Abonnementskørslen genererer fakturaer til alle abonnenter frem til og med den valgte "Pr. dato". Hvis du for eksempel ønsker at fakturere andet kvartal i et givent år, skal du indtaste 01. april 20XX. “Pr. dato” refererer til den startdato som er angivet på abonnenten; hvis abonnenten på tidspunktet for abonnementskørslen har en startdato før den angivne pr. dato, vil der genereres en faktura til abonnenten.

Når fakturaen er genereret vil abonnentens start og slutdato rykkes ét interval frem. Dette interval vil som udgangspunkt ikke medtages som tekst på fakturaen. Hvis man ønsker at medtage abonnementsintervallet på den aktuelle faktura skal man sætte flueben i "Medtag periode på første linje" i oprettelsen af Abonnementet.

Fakturadato

Dette er datoen, som du ønsker skal fremgå af de fakturaer, der dannes under abonnementskørslen.

Én faktura pr. kunde

Markér dette felt for at kombinere flere af kundens abonnementer i én samlet faktura pr. abonnent. Hvis abonnenten er tilknyttet flere abonnementer, vil de enkelte abonnementer blive grupperet på fakturaen. For at undgå unødige gebyrer, hvis du benytter PBS, vil eventuelle blanke adskillelseslinjer automatisk blive fjernet fra fakturaer, der genereres til PBS-betaling.

Overskrift/Tekst/Tekst 2

Brug disse felter til at skrive den overskrift og tekst, du ønsker skal fremgå af fakturaerne til dine abonnenter. Den indtastede tekst gemmes automatisk til din næste abonnementskørsel.

Forholdsmæssig opkrævning

For abonnementer, der er indstillet til forholdsmæssig opkrævning, skal du vælge, om du ønsker at regulere feltet 'Antal' eller feltet 'Beløb' på abonnentens faktura.

Indeks

Dette felt bruges til indeksering af prisen på abonnementet. For f.eks. at justere prisen til 3 % mere end den sidste faktura, skal du indtaste 1,03 i feltet. Hvis du ikke ønsker at indeksere prisen, skal du lade feltet være blankt.