e-copedia hjælpecenter

En udgiftsbruger er en brugerrolle til medarbejdere, der skal kunne håndtere egne udgifter og bilag uden adgang til resten af regnskabet. Rollen giver en enkel og sikker måde at registrere udlæg på, både fra mobilappen og på computer.

I mobilappen kan en udgiftsbruger blandt andet:

• tage billeder af kvitteringer og uploade bilag direkte

• oprette og indsende egne udgifter

• følge status på indsendte bilag under Mine opgaver

• godkende egne anmodninger, hvis det er en del af virksomhedens arbejdsgang

En udgiftsbruger kan også logge ind via webbrowser og håndtere sine opgaver derfra. Det giver fleksibilitet, hvis bilag eller udgifter skal behandles fra en computer.

Rollen har begrænset adgang sammenlignet med en normal bruger og er derfor velegnet til medarbejdere, der kun skal registrere og indsende udgifter. Når et bilag er sendt ind, vil det typisk være tilgængeligt for andre brugere i indbakken eller kassekladden til videre behandling og bogføring.

Mine opgaver i mobil-appen

I mobil-appen finder du fanen Mine opgaver, som hjælper dig med at holde styr på opgaver, der kræver din handling. Du finder Mine opgaver ved at trykke på klokke-ikonet i højre hjørne, når du er logget ind på din aftale i appen. Her kan du blandt andet godkende dokumenter, besvare dokumentanmodninger og håndtere kvitteringer til betalingskort direkte fra din mobil.

Fanen er opdelt i Afventer og Alle. Under Afventer ser du kun de opgaver, der mangler at blive behandlet, mens Alle giver adgang til både aktuelle og tidligere opgaver. Det gør det nemmere at fokusere på de vigtigste opgaver uden at skulle gennemgå en lang liste af tidligere notifikationer.

Mine opgaver ligger samme sted som det tidligere notifikationscenter og understøtter den samme arbejdsgang, men med et mere overskueligt og handlingsorienteret overblik.

Baggrund og omkostninger for Udgiftsbruger-rollen

Hvis du har en kollega, som skal være godkender i Inbox, men som ikke har sin egen standardbruger i e-conomic, kan du i stedet oprette vedkommende som en Udgiftsbruger. Denne løsning er økonomisk fordelagtig, da en standard e-conomic bruger koster 149 kr. om måneden, mens en Udgiftsbruger koster 39 kr./md.

Godkendelse af bilag som Udgiftsbruger

Som Udgiftsbruger i e-conomic har man mulighed for at godkende bilag. Bilag kan godkendes både via e-conomic appen og via den særskilte fane kaldet “Udgifter” i e-conomic på computeren.

Administration af godkenderopsætning

Administration af godkendere bruges til at styre, hvilke brugere der kan godkende bilag, og opsætningen findes i Indstillinger for Inbox.