e-copedia hjælpecenter

e-conomic understøtter overførsel af bilag til inbox’en på 6 forskellige måder:

1. Overfør via e-mail

2. Tilføj bilag direkte fra computeren

3. Drag-and-drop

4. Indsæt fra udklipsholder

5. Tag billeder med Visma e-conomic app'en

6. Brug automatisk indhentning via e-mailforbindelse (virker kun med adgang til 'Alle Indstillinger')

Overfør via e-mail

Du kan overføre bilag via mail ved at vedhæfte dine bilag i en e-mail (filformatet skal være GIF, PNG JPG/JPEG eller PDF) og send den til den unikke e-mailadressen til bilagsindscanning.

Identifikation af den unikke e-mailadresse til bilagsindscanning i e-conomic

Hver e-conomic aftale har en unik og fast e-mailadresse til indscanning af bilag. Denne e-mailadresse er altid synlig i Inbox-modulet (også kaldet Smart Inbox).

For at finde den unikke e-mailadresse til indscanning af bilag skal du åbne din Inbox via Inbox-ikonet i toppen af din e-conomic-aftale. E-mailadressen findes i nederste venstre hjørne af skærmen (eksempel: xxxbilagxxxxxxx@e-conomic.dk).

Videresendelse af PDF-fakturaer fra almindelig e-mail

Du kan modtage fakturaer på din almindelige e-mail og derefter videresende dem til din bilagsmail i e-conomic. Det er vigtigt, at fakturaen er vedhæftet som en PDF-fil i mailen, for at systemet kan aflæse den automatisk.

For at opsætte automatisk videresendelse af fakturaer til e-conomic kræves det, at du kontakter support for godkendelse af videresendelseslinket, efter du har opsat det i din egen mail.

Dette er en god ide at sætte op eftersom den unikke e-mailadresse til bilagsindscanning er til internt brug udelukkende, og derfor ikke må gives til dine leverandører. Dette skyldes, at hvis leverandøren ønsker at kommunikere noget andet end den vedhæftede fil til dig, så har du ikke adgang til informationen. E-conomic læser nemlig kun vedhæftede filer, og ikke almindelig tekst.

Brug af dummy e-mail til automatisk videresendelse

Du kan oprette en dedikeret dummy-mail hos din e-mail udbyder, som udelukkende bruges til dette formål. Denne adresse kan opsættes til automatisk at modtage bilag og videresende dem til din e-conomic bilagsmail, hvilket sikrer, at bilagene lander i din Inbox.

Fremgangsmåden for aktivering af videresendelse af bilag til e-conomic er forskellig afhængigt af e-mail udbyderen. Der findes et utal af guides på internettet til de mest hyppige e-mailudbydere.

Håndtering af HTML-fakturaer og generelle e-mailkrav

En HTML-faktura er en faktura, der er skrevet direkte i selve e-mailen i stedet for at være vedhæftet som en fil. Når du videresender en HTML-faktura, bruger e-conomic systemet statiske regler til at identificere, om indholdet er en faktura.

For at være helt sikker på, at e-mailen bliver konverteret til et dokument i Inbox'en, skal du tilføje koden #htmlinvoice i mailteksten.

Bemærk, at det kun er vedhæftede filer og tekst i emnefeltet, der kommer ind i Inbox. Filer eller tekst, der kun er placeret i brødteksten på mailen, bliver ikke overført til Inbox.

Krav til filtyper og maksimal størrelse i e-conomic Inbox

I e-conomic Inbox kan du uploade filer af typen PDF og billedfiler, herunder PNG, JPEG og GIF.

Den maksimale filstørrelse for bilag er 9 MB, og dokumenter under 20 KB bliver filtreret fra.

Tilføj bilag direkte fra computeren

1. Tryk på knappen ”Tilføj bilag” nede i venstre hjørne i din Inbox.

2. Find dine bilag på computeren.

3. Markér en eller flere (for at vælge flere kan du holde CTRL-knappen nede på tastaturet og markere, bruger du mac, så er det "Cmd"-knappen) og tryk på knappen ”Åbn”.

4. Bilagene er nu overført til din Inbox.

Drag-and-drop

1. Find dine bilag på computeren.

2. Markér en eller flere, træk dem ind i din Inbox og slip.

Indsæt fra udklipsholder

1. Gem en PDF eller et billede i din udklipsholder.

2. Gå til Inbox.

3. Indsæt med Ctrl+V.

Tag billeder med Visma e-conomic app'en.

Brug e-conomic App’en til at tage billeder af fysiske bilag, kvitteringer eller andre dokumenter. App’en sender derefter billederne direkte ind i Indbakken i e-conomic.

Bilag på flere sider (iOS)

I iOS-appen kan du vælge, om et bilag skal uploades som "Normal" eller "Multiple". Vælger du "Multiple", kan du tage flere sider med i den samme upload, så fx en faktura på flere sider lander i din Inbox som ét samlet dokument i stedet for flere løse billeder.

Sådan gør du:

1. Åbn e-conomic-appen på din iPhone eller iPad.

2. Gå til fanen "Ny", og tryk på "Bilag".

3. Vælg "Multiple".

4. Tag et billede af hver side af bilaget. Nederst i højre hjørne kan du hele tiden se, hvor mange sider du har taget billede af.

5. Tryk på "Send", når alle sider er med. Bilaget ligger nu i din Inbox som ét dokument.

Bemærk, at "Multiple" i dag kun findes i iOS-appen. Funktionen kommer også til Android-appen, men der er endnu ikke en dato for det.

Se også vores guide: Brug e-conomic-appen som normal bruger (iOS)

Begrænsninger for filkilder (OneDrive)

Det er ikke muligt at hente bilag direkte ind i e-conomic fra OneDrive. Hvis du har et bilag liggende på OneDrive, skal du først hente bilaget ned på din lokale computer. Derefter skal du manuelt uploade bilaget til Indbakken i e-conomic.

Brug automatisk indhentning via e-mailforbindelse

Med e-mailforbindelsen kobler du din egen mailkonto direkte til e-conomic. Herefter genkender systemet fakturaer og kvitteringer i mailkontoen og sender dem automatisk videre til din Inbox. Du skal altså ikke længere videresende bilag manuelt til din bilagsmail.

Sådan sætter du e-mailforbindelsen op

1. Tryk på det orange tandhjul, og vælg "Alle indstillinger".

2. Tryk på "Integrationer" i menuen til venstre.

3. Tryk på "Email-forbindelser".

4. Følg trinnene på skærmen, og log ind med den mailkonto, der skal kobles til e-conomic.

e-mailforbindelse understøtter i dag kun mailkonti hos Microsoft. Understøttelse af Gmail er på vej, men er endnu ikke tilgængelig.

Genkendelsen af bilag bygger blandt andet på nøgleord i mailen, vedhæftede PDF-filer, beløb og moms. Det betyder, at også andre udgiftsdokumenter end egentlige fakturaer kan blive sendt videre til din Inbox – for eksempel hotelkvitteringer. Vær derfor opmærksom på, hvilke mails der lander på den mailkonto, du kobler til.

Hvordan behandles dine data i e-mailforbindelsen?

Dine data bliver internt i e-conomic. Et bilag, der kommer ind via e-mailforbindelsen, behandles på præcis samme måde, som hvis du selv havde uploadet dokumentet direkte i din Inbox.

Genkendelsen bygger på maskinlæring, der er trænet til at aflæse felter som beløb, moms, dato og leverandør. Det er altså ikke en generativ sprogmodel (LLM), og dine data sendes ikke videre til eksterne AI-tjenester.

Den databeskyttelsesaftale, du har med e-conomic, dækker også e-mailforbindelsen. Der gælder derfor de samme vilkår for behandling af dine data her som for resten af e-conomic.

Har du spørgsmål til, hvordan dine data behandles, er du velkommen til at kontakte support via chat.