Hvidvaskloven - hvad er hvidvaskloven

Hvidvaskloven er essentiel for danske virksomheder. Men selv for de mest lovlydige virksomheder kan den være udfordrende at navigere i.
 

For hvad indebærer loven egentlig, og hvordan sikrer du, at din virksomhed lever op til den? 
 

I denne artikel gennemgår vi de vigtigste krav, hvad du skal være opmærksom på for at forebygge risici, og hvilke fejl du bør undgå for at overholde hvidvaskloven.
 

Hvad er hvidvaskloven, og hvorfor er den vigtig for dig?

Hvidvaskloven blev indført for at bekæmpe økonomisk kriminalitet og forhindre, at penge fra ulovlige aktiviteter bruges i den legitime økonomi. Den stiller krav til, at danske virksomheder aktivt arbejder for at forhindre hvidvask af penge og finansiering af terrorisme.
 

Hvidvaskloven er baseret på internationale standarder fra Financial Action Task Force (FATF) og er en del af EU’s 4. og 5. hvidvaskdirektiv, som er implementeret i dansk lovgivning.
 

Sådan sikrer du din virksomheds overholdelse af hvidvaskloven

Virksomheder i regnskabs- og revisionsbranchen skal have en plan for, hvordan de håndterer risici og rapporterer mistænkelige aktiviteter. Hvis kravene ikke overholdes, kan virksomheden få store bøder eller i værste fald blive tvunget til at lukke.
 

Nedenfor kommer vi med tiltag, du kan implementere for at sikre, at du lever op tilhvidvaskloven.
 

1. Risikovurdering: Identificér og håndtér risici for hvidvask i virksomheden

Din virksomhed skal foretage en grundig risikovurdering, der kortlægger risikoen for at blive involveret i hvidvask eller terrorfinansiering. Vurderingen indebærer at analysere alle forretningsområder, kunder og produkter for at afgøre, hvor risiciene er højest.
 

Kunder skal klassificeres som lav-, mellem- eller højrisiko, hvilket afgør, hvor meget overvågning der er nødvendig.
 

Eksempel: Kunder, der arbejder med kontanter, kan være højrisiko og kræver ekstra opmærksomhed. Omvendt kan lønmodtagere med bankoverførsel betragtes som lavrisiko.
 

Bilag 2 og 3 i hvidvaskloven indeholder detaljerede retningslinjer for risikoklassificeringen, så du kan foretage en præcis vurdering.
 

Husk, at manglende fokus på højrisikokunder kan resultere i store bøder fra Hvidvasksekretariatet, hvis du ikke tager risikovurderingen alvorligt.
 

2. Kundebekendsskabsprocedurer (KYC): Kend dine kunder

Det er vigtigt, at du kender dine kunder, så du lettere kan opdage unormale transaktioner eller usædvanlige forretningsforbindelser, der kan indikere risiko for hvidvask eller terrorfinansiering.
 

Når risikovurderingen er på plads, er næste skridt at kende kunderne gennem KYC-processen. Kundekendskabsprocedurer, også kendt som KYC (Know Your Customer), kræver, at du indhenter dokumentation, der bekræfter kundens identitet, ejerforhold og virksomhedens formål.
 

Du skal stille spørgsmål som:

• Hvem er kunden? Kan de reelle ejere identificeres?
• Er kunden politisk eksponeret? Har de tætte forbindelser til personer med politisk magt?
• Er der usædvanlige ejerkonstruktioner? Eller virksomhedskonstruktioner, der øger risikoen for hvidvask? 
   

Godt kendskab hjælper med at identificere potentielle risici tidligt og opdage afvigelser fra kundens normale adfærdsmønster. Hvis der opdages mistænkelige forhold, kan det udløse en nærmere undersøgelse af transaktionen eller forretningsforbindelsen, så du sikrer overholdelse af hvidvaskreglerne
 

Sørg for, at alle oplysninger dokumenteres korrekt, så de er let tilgængelige, hvis de skal bruges senere.
 

3. Overvågning af transaktioner: Sådan opdager du mistænkelig aktivitet

Løbende overvågning af kunders aktiviteter er en anden vigtig faktor. Det er ikke nok at kende dine kunder ved første kontakt.
 

Du skal også være opmærksom på usædvanlige mønstre eller transaktioner, der ikke stemmer overens med kundens sædvanlige adfærd.
 

Vær blandt andet opmærksom på:

• Store transaktioner, der ikke kan forklares med virksomhedens forretningsmodel.
• Hyppige internationale overførsler til eller fra højrisikoområder.
• Brug af komplekse finansielle produkter (såsom kryptovalutaer eller offshore-konti) til at skjule pengestrømme.

Automatiserede overvågningssystemer kan hjælpe med at opdage uregelmæssigheder hurtigt, men det er vigtigt, at der er mennesker bag, som kan vurdere mistænkelige aktiviteter på en nuanceret måde.
 

4. Rapportering af mistænkelige aktiviteter: Reagér hurtigt

Hvis din virksomhed opdager mistænkelige aktiviteter, er du forpligtet til at rapportere til Hvidvasksekretariatet, som er Danmarks Financial Intelligence Unit (FIU).
 

Det er bedre at være påpasselig end at risikere at blive associeret med hvidvask, så selv  den mindste mistanke bør udløse en rapportering.
 

Din virksomhed skal have klare retningslinjer for, hvordan mistænkelige aktiviteter identificeres og rapporteres. Sørg for at relevante medarbejdere er trænet i proceduren.
 

Når en kunde forsøger at udføre en usædvanlig aktivitet, er det din pligt at indberette sagen til Hvidvasksekretariatet, selv hvis transaktionen ikke blev gennemført.
 

5. Medarbejderuddannelse: Din første forsvarslinje mod hvidvask

Din virksomheds medarbejdere er på frontlinjen, når det kommer til at sikre overenstemmelse med hvidvasksloven. Derfor er løbende uddannelse af medarbejderne afgørende.
 

Træningen skal fokusere på:

• Hvordan du genkender potentielle tegn på hvidvask
• Procedurer for håndtering af mistænkelige aktiviteter
• Løbende opdateringer på ændringer i lovgivningen, der kan påvirke deres arbejde
   

Trænede medarbejdere sikrer, at din virksomhed er godt rustet til at overholde lovgivningen og hurtigt kan reagere på eventuelle risici.
 

Sådan handler du ved mistanke om hvidvask

Hvis du har mistanke om, at en aktivitet kan have forbindelse til hvidvask eller terrorfinansiering, skal du iværksætte en udvidet overvågning af kunden for at afklare mistanken.
 

Skriv detaljeret ned, hvad du observerer – hvad der virker mistænkeligt, og hvorfor. Hvis mistanken fortsætter, er du forpligtet til at underrette Hvidvasksekretariatet via hvidvask.dk – uanset om det er en faktisk transaktion eller et forsøg på at gennemføre en mistænkelig aktivitet.
 

Det er vigtigt, at du inkluderer alle relevante oplysninger i dine notater, som fx kundens identitet, hvad transaktionen gik ud på, og hvad du kom frem til. Notaterne skal gemmes i mindst 5 år og være detaljerede nok til at kunne anvendes af andre medarbejdere eller bruges, hvis sagen skal undersøges senere.
 

Lovens krav om dokumentation og opbevaring

Ifølge hvidvaskloven skal du opbevare alle relevante oplysninger om dine kunder i mindst 5 år efter forretningsforbindelsen ophører. Det omfatter:
 

• Legitimationsoplysninger.
• Dokumentation for identitets- og kontroloplysninger.
• Kopier af fremviste legitimationsdokumenter.
   

Har du haft mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering og derfor foretaget en undersøgelse af kunden, skal resultaterne også opbevares i minimum 5 år. Personoplysninger skal dog slettes senest 5 år og 1 måned efter forretningsforbindelsens afslutning, medmindre loven kræver, at de opbevares længere.