e-copedia hjælpecenter

Introduktion til import af varekartotek i e-conomic

Hvis du har et eksisterende varekartotek i enten excel eller et andet regnskabsprogram, har du mulighed for at indlæse det i systemet. Du kan også opdatere eksisterende varer i systemet med eksempelvis nye priser, navne, varegrupper eller valutapriser via en vareimport. Denne vejledning beskriver, hvordan du udfører vareimport i e-conomic.

De data, du importerer, skal opfylde specifikke kriterier. Filen skal som minimum indeholde varenummer, varenavn og varegruppe. Data, som du vil importere til e-conomic, skal overholde følgende tegngrænser:

• Varenumre må maksimalt bestå af 25 tegn (inklusive eventuelle mellemrum).

• Varenavne må maksimalt bestå af 300 tegn (inklusive eventuelle mellemrum).

• Varegrupper må maksimalt bestå af 9 cifre. Salgs- og vejledende kostpriser skal indtastes eksklusiv moms. Kun nettopriser kan importeres. Vær opmærksom på, at der ikke må være blanke linjer eller felter i den CSV-fil, du vil importere til e-conomic. Hvis du benytter tillægsmodulet Lager i e-conomic, kan du kun importere vejledende kostpriser.

Importindstillinger og kolonnematchning i e-conomic

Denne sektion beskriver de specifikke indstillinger og felter, du skal konfigurere under vareimporten i e-conomic.

Opsætning og genbrug af skabelon

Første gang du importerer data, skal du vælge ”Gem som ny” i rullelisten. Efterfølgende kan du gemme og vælge skabeloner fra rullelisten for at genbruge importindstillingerne. Bemærk, at brugere, der er tilknyttet det samme aftalenummer, deler den oprettede skabelon.

Spring linjer over

Angiv det antal linjer, der skal springes over under indlæsningen af kildefilen (regnet fra toppen af filen). Dette er nødvendigt, hvis kildefilen indeholder kolonneoverskrifter eller indledende tekst, som ikke skal importeres som varedata. I visningen øverst i kildefilen (linje 1 med tekst) kan du se de linjer, der skal springes over.

Opret nye poster

Marker dette felt, hvis du skal indlæse nye varer i e-conomic. Hvis du udelukkende ønsker at opdatere eksisterende oplysninger, for eksempel priser i et eksisterende varekartotek, skal du ikke markere feltet for Opret nye poster.

Opret manglende enheder

Hvis de data, der skal importeres, indeholder enheder (f.eks. stk., l (liter) eller m (meter)), som endnu ikke er oprettet i e-conomic, bliver disse enheder automatisk oprettet, når du markerer feltet.

Definering og match af datakilder (Indlæs fra)

For hver enkelt oplysning (f.eks. varenummer, varenavn, beskrivelse), skal du angive, hvor i din kildefil den skal indlæses fra. I feltets rulleliste kan du vælge mellem tre indstillinger: ”Ingen”, ”Fast værdi” eller kolonne x.

• Vælg ”Ingen”, hvis der ikke skal indlæses oplysninger af den pågældende art. For eksempel kan ”Ingen” vælges for stregkoder, hvis kolonnen i kildefilen er tom.

• Vælg ”Fast værdi”, hvis den samme værdi skal indlæses for en oplysning for alle varer. Se beskrivelsen af ”Fast værdi” nedenfor.

• Vælg Kolonne "x" for at angive den specifikke kolonne i kildefilen, hvorfra oplysningen skal hentes. Hvis varenumrene i kildefilen står i kolonne 1, vælges ”Kolonne 1” for ”Varenr.”.

Fast værdi

Udfyld feltet for Fast værdi, hvis den samme værdi skal indlæses for en given oplysning på alle varer. Hvis alle varer for eksempel skal tilknyttes den samme varegruppe, vælger du den pågældende varegruppe i rullelisten for ”Fast værdi”.

Opdatér eksisterende varer

Hvis du skal opdatere et eksisterende varekartotek i e-conomic, skal du markere felterne for de specifikke oplysninger, som skal opdateres. Hvis du for eksempel skal opdatere salgspriser, markerer du feltet under ”Salgspris”.

Håndtering af varenumre med ledende nul

Følg denne procedure for at håndtere varenumre, der starter med 0, i din importfil:

1. Find og åbn din CSV-fil i Excel eller Google Sheets, der indeholder varenumrene.

2. Indsæt en ny kolonne til de varenumre, der skal starte med 0.

3. I den nye varenummerkolonne skal du skrive formlen: =”0”&B7.

4. Antallet af 0'er mellem de to citationstegn (" ") er valgfrit og bestemmer, hvor mange 0'er du vil have foran varenummeret.

5. B7 i formlen angiver den kolonne, du vil have 0'erne foran. Hvis du skal opdatere eksisterende varer, der starter med 0, skal du nødvendigvis starte med denne procedure, da varenummeret fungerer som den konstante identifikator ved opdateringer.

Bemærk: Hvis der er behov for yderligere redigering i filen, skal dette gøres umiddelbart efter indsættelse af formlen. Dette skyldes, at Excel automatisk fjerner de ledende 0’er, næste gang filen åbnes.