e-copedia hjælpecenter

Projektstyring: Introduktion og generelle krav til projektafslutning

Denne guide vejleder i proceduren for at afslutte et projekt i systemet. Projektafslutningsfunktionen kræver tillægsmodulet Projektstyring.

Før et projekt kan afsluttes, skal alle km- og tidsregistreringer være godkendte, alle omkostninger skal være bogførte, og alle fakturaer skal være fakturerede.

Vær opmærksom på, hvis et projekt er afsluttet, kan det ikke genåbnes, og derfor kan man ikke direkte bogføre på det projekt mere.

Validering af tidsregistreringer før projektafslutning

For at sikre, at alle omkostninger er afregnet, må der ikke være ubehandlede timeregistreringer på projektet ved afslutning. Alle "ikke-godkendte" timer skal derfor enten godkendes eller slettes, før projektafslutningen kan gennemføres.

Procedure for identifikation af ikke-godkendte tidsregistreringer

For at finde de medarbejdere, der har ikke-godkendte tidsregistreringer, skal du følge denne eksportprocedure:

1. Klik på det orange tandhjul, og vælg "Alle indstillinger".

2. I venstre menu, under "Virksomhed", klik på "Eksportér data".

3. Marker feltet "Download lister enkeltvis (krypteret)", og klik derefter på "Send data".

4. Åbn filen "ProjektTidsRegistrering.csv", hvorefter en CSV-fil vil blive gemt på din computer.

5. Åbn CSV-filen i et regnearksprogram som f.eks. Excel eller Sheets, og sorter dataene efter kolonnen "Godkendt".

Alle linjer, hvor værdien under "Godkendt" er 0, angiver de "ikke-godkendte" tidsregistreringer. Du kan se, hvilken medarbejder timerne tilhører, under kolonnen "MedarbejderNr".

Når de ikke-godkendte timer er identificeret, skal du finde dem under medarbejderen, hvorefter registreringerne kan godkendes eller slettes.

Gennemførsel af projektafslutning i Projektstyring

Når alle forudsætninger er opfyldt, kan du afslutte projektet ved at følge disse trin:

1. Tryk på fanen "Projekter".

2. Vælg "Igangværende projekter" under "Projekter" i menuen til venstre.

3. Tryk på "Flere" til højre for det projekt, du ønsker at afslutte.

4. Tryk på "Afslut projekt".

5. Indtast den ønskede bogføringsdato for projektafslutningen. Bemærk, at bogføringsdatoen ikke må være før den seneste registrerings- eller bogføringsdato på projektet.

6. Tryk på "OK" for at afslutte projektet. Projektet kan herefter ikke åbnes igen.

Bogføring og placering af afsluttede projekter

Når projektafslutningen er gennemført, bliver de afsluttede projekters beløb automatisk bogført. Beløbene bogføres på de konti, som er specificeret for afsluttede projekter under projektgruppen, aktivitetsgrupperne og omkostningsgrupperne.

Posteringerne for projektafslutninger følger en dedikeret nummerserie, der starter fra 600000. Det er vigtigt at sikre, at denne nummerserie ikke overlapper med de nummerserier, der anvendes i din kassekladde.

Afsluttede projekter kan efterfølgende findes i projektfanen under "Afsluttede projekter" i menuen til venstre.

Hvis projekt ikke kan afsluttes grundet der er bogført på det

Et projekt kan ikke afsluttes med en bogføringsdato, der ligger før den seneste registrerings- eller bogføringsdato på projektet. Når der lige er bogført en faktura på projektet, vil afslutningen derfor blive afvist, hvis du vælger samme dato.

Hvis fakturaen er bogført forkert, ville den skulle krediteres og hvis den ikke er bogført forkert, kan man tidligst afslutte projektet dagen efter sidste bogføringsdato.