e-copedia hjælpecenter

Smart Inbox's Håndtering af Bilagsaflæsning

Med Smart Inbox har e-conomic lært systemet at aflæse indscannede dokumenter, uanset om der er tale om et elektronisk bilag, en PDF-fil, eller et billede taget med din mobil. Aflæsningen foregår på to forskellige måder, afhængigt af hvordan bilagene modtages.

Status på aflæsningen af bilagene kan hele tiden ses i Smart Inbox. Når du uploader et nyt bilag til din Smart Inbox, skal du lægge mærke til ikonet, der vises i højre side af bilaget.

Det er vigtigt, at bilag indlæses i en høj opløsning (høj billedkvalitet), da Smart Inbox dermed har de bedste forudsætninger for at aflæse bilagene. Hvis Smart Inbox ikke kan læse indholdet på bilagene, vil systemet ikke give forslag til udfyldning af felterne på posteringen.

Hvis du benytter Smart-pakken, kan e-conomic systemet automatisk aflæse oplysninger som dato, beløb og leverandør fra PDF-fakturaer og foreslå en konto til bogføring. e-conomic systemet lærer desuden af tidligere bogføringer.

Automatisk aflæsning er ikke tilgængelig i Basis- eller Plus-pakken. Her skal bilagene håndteres manuelt

Metoder til Automatisk Bilagsaflæsning i e-conomic

Aflæsningen af bilag i e-conomic foregår enten elektronisk via EAN/CVR eller via OCR, afhængigt af bilagets format og modtagelsesmetode.

Elektronisk Aflæsning via EAN eller CVR-nummer

Elektronisk aflæsning i e-conomic sker via CVR-nummer eller anden e-faktura metode. Når et bilag sendes elektronisk, omdannes det til en kodet fil, hvilket betyder, at dataen kommer i koder frem for tekst. Dette sikrer, at alle informationer på bilaget aflæses, og du sparer tid på tastearbejdet.

En e-faktura er digital, hvilket betyder, at alt indholdet automatisk kan aflæses af Smart Inbox. Fordi oplysningerne modtages i en fil fra NemHandel, der driver EAN-systemet, er der, i modsætning til OCR-aflæste bilag, ingen tvivl om fakturaens indhold.

Smart Inbox kan automatisk udfylde informationerne på dine posteringer baseret på e-fakturaen. Du skal kun indtaste en modkonto, hvorefter dine posteringer er klar til at blive overført til en kassekladde og bogføres.

OCR (Optical Character Recognition) Aflæsning

Hvis du ikke har aktiveret elektronisk modtagelse, foregår aflæsningen i stedet via teknologien OCR, som står for Optical Character Recognition eller Optisk Tegngenkendelse på dansk. Smart Inbox anvender OCR-systemet til automatisk at læse teksten på indscannede dokumenter og matcher oplysningerne med data i e-conomic. OCR er en optisk teknologi, hvor Smart Inbox “kigger” på dine dokumenter for at genkende bogstaver og tal.

Ved hjælp af OCR kan Smart Inbox automatisk udfylde informationer som leverandør, beløb, dato og tekst på dine posteringer. Du skal kun vælge konto og/eller modkonto, hvorefter posteringerne er klar til at blive overført til en kassekladde og bogføres.

Da OCR er en optisk teknologi, kan det ske, at Smart Inbox tager fejl eller ikke kan aflæse, hvad der står på bilaget. I dette tilfælde kan du altid selv rette de informationer, som Smart Inbox har angivet på posteringen, og skrive de korrekte oplysninger.