e-copedia hjælpecenter

E-mail prioritet for fakturadistribution i e-conomic

e-conomic afgør, hvilken e-mail adresse en faktura skal sendes til, baseret på et hierarki af tilknyttede adresser. Valget afhænger af indstillingerne på kunden, eventuelle kontaktpersoner og kundeopsætningen.

Følgende prioriterede e-mailadresser anvendes ved distribution af fakturaer i e-conomic, hvor punkt 1 er højest prioriteret:

1. Kontaktperson tilknyttet dokumentet: Hvis en kontaktperson med en e-mail adresse er oprettet på din kunde og specifikt er tilknyttet den faktura, der sendes, vil denne e-mail overtrumfe alle andre e-mailadresser indtastet på kunden. Kontaktpersonen modtager dog kun fakturaen, hvis vedkommende er tilføjet til den faktura, du sender.

2. E-mail til fakturaer (under Kundens E-mail fane): I kundens opsætning kan du navigere til fanen "E-mail" og indtaste en adresse i feltet "E-mail til fakturaer". Denne adresse vil trumfe den adresse, der er angivet under fanen "Generelt".

3. E-mail (under Kundens Generelt fane): Den e-mail adresse, du indtaster i feltet "E-mail" på din kunde under fanen "Generelt", vil være udgangspunktet for afsendelse af fakturaer og andre dokumenter.Styring af hovedmail og kopi-e-mails via Kundeopsætning

Du kan styre, om kundens hovedmail (som er registreret i feltet "E-mail" under fanen "Generelt") altid skal modtage dokumenter (fakturaer, ordrer, tilbud, rykkere eller kontoudtog), selvom der er oprettet kontaktpersoner med e-mailadresser.

Sådan tvinger du afsendelse til kundens hovedmail i e-conomic:

1. Åbn fanen “Salg”.

2. Gå til “Opsætning” > “Kundeopsætning”.

3. Sæt et flueben i indstillingen "Send altid til kundens e-mail adresse".

4. Tryk på feltet "Gem".

Når indstillingen "Send altid til kundens e-mail adresse" er aktiveret i Kundeopsætning, vil kontaktpersonen kun modtage en kopi af dokumentet (faktura, ordre, tilbud, rykker eller kontoudtog), hvis der er sat flueben i en eller flere af mulighederne inde i kontaktpersonens egne indstillinger ("Modtag e-mail kopi af").

For at undgå, at kontaktpersonen i stedet for kundens hovedmail modtager dokumenter som faktura, tilbud, ordre, rykker eller kontoudtog, skal du enten slette e-mailen på kontaktpersonen eller aktivere indstillingen "Send altid til kundens e-mail adresse" i Kundeopsætning.

Hvis din kontaktperson er indstillet til at modtage kopier af bogførte fakturaer, ordrer, tilbud mv., vil de altid modtage en kopi. Dette er uafhængigt af, om de er valgt som en reference på dokumentet. Ligeledes vil de altid modtage en kopi af e-faktura, selvom du vælger en anden kontaktperson, når du opretter fakturaen.

Opsætning af e-mailadresser pr. dokumenttype i e-conomic

Du kan opsætte forskellige e-mailadresser på kunden, alt efter hvem der skal modtage et specifikt dokument, såsom tilbud, ordre eller faktura.

Hvis der ikke er indsat en specifik adresse ud for tilbud, ordre eller faktura i denne opsætning, vil e-mailen angivet i feltet “E-mail” under fanen “Generelt” på kunden blive anvendt som modtager.

Procedure for at opsætte dokument-specifikke e-mailadresser:

1. Tryk på fanen “Salg”.

2. Tryk på “Kunder” under menupunktet “Kunder” i venstre side.

3. Tryk på “Redigér” til højre for den kunde, du ønsker forskellige e-mailadresser på.

4. Tryk på fanen “E-mail”.

5. Udfyld den pågældende e-mailadresse i de felter (Tilbud/Ordre/Faktura), der er nødvendige for dig og din kunde.

Hvis en kontaktperson med en tilknyttet e-mail er indsat på tilbuddet, ordnen eller fakturaen, vil vedkommendes e-mailadresse automatisk stå som “Cc” i vinduet “Bogfør og send”.

De e-mailadresser, som du indtaster under fanen "E-mail" på din kunde, er kun synlige her. Dette betyder, at de ikke vil være synlige, hvis du eksporterer dine kunder ud af e-conomic. Ved eksport vil kun den e-mailadresse, der er skrevet under fanen "Generelt" på kunden, blive vist.

OBS: Oplever du en fejl når du har skrevet mailen på kunden, og trykker på "Gem", så tjek om der er mellemrum før eller efter mailen, det kan til tider skabe en valideringsfejl.