e-copedia hjælpecenter

Adgang til fanen "Mine opgaver" i e-conomic

Mine opgaver (tidligere kaldet Udgifter) er det centrale sted, hvor medarbejdere kan håndtere de opgaver, der kræver deres input i forbindelse med virksomhedens daglige bogføring. Fanen er især relevant for brugere, som ikke arbejder direkte med bogføring, men som spiller en vigtig rolle i regnskabsmæssige arbejdsgange.

Mine opgaver får hver bruger et personligt overblik over opgaver, der kræver handling, hvilket sikrer, at regnskabsarbejdet kan fortsætte uden unødige forsinkelser. Dette inkluderer blandt andet:

• Godkendelse af bilag, der afventer din stillingtagen.

• Godkendelse af betalinger.

• Godkendelse af lønkørsler.

• Håndtering af manglende bilag (bilagsanmodninger).

• Håndtering af korttransaktioner (Firmakort).

• Oprettelse eller håndtering af udlæg.

• Registrering af arbejdstid og kørsel.

Denne guide forklarer, hvordan adgang til fanen tildeles ved at oprette en bruger som enten Udgiftsbruger eller Bilagsgodkender.

For at få adgang til fanen Mine opgaver skal en bruger være oprettet som enten Bilagsgodkender i Inbox eller som Udgiftsbruger. Der er ingen grænse for, hvor mange Udgiftsbrugere der kan oprettes på e-conomic-aftalen.

Krav for super-/normalbrugere i e-conomic

Hvis personen, der skal have adgang til fanen "Mine opgaver", allerede er oprettet som super-/normal bruger på e-conomic-aftalen, og de skal bevare deres adgang til andre funktioner, kan oprettelsen af en Udgiftsbruger springes over.

Disse eksisterende brugere skal i stedet følge et eller begge af følgende trin for at få adgang til fanen "Mine opgaver":

• Sådan bliver du Bilagsgodkender.

• Sådan bliver du Betalingsgodkender.

Administration af Udgiftsbrugere i e-conomic

En Udgiftsbruger er en rolle i e-conomic, der kan godkende eller afvise afventende bilag, før de kan bruges i bogføringen. Bemærk, at Udgiftsbrugeren ikke har adgang til andre funktioner i programmet.

Opret en Udgiftsbruger

Følg disse trin for at oprette en Udgiftsbruger i e-conomic:

1. Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger".

2. På siden der åbner, skal du i menuen til venstre under "Abonnement" trykke på menupunktet "Brugere".

3. Tryk på den blå knap "Ny bruger", som åbner et lille menu-vindue.

4. I feltet "Type" vælges "Udgiftsbruger", hvorefter de resterende felter udfyldes med information om den nye bruger.

Loginprocedure for Udgiftsbruger

Når Udgiftsbrugeren er oprettet i e-conomic, modtager de en e-mail på den indtastede mailadresse, der informerer dem om, at de nu er oprettet som Udgiftsbruger på e-conomic-aftalen.

Det er ikke nødvendigt, at personen allerede har en e-conomic aftale eller bruger. Hvis de ikke har det, vil e-mailen også indeholde information om, hvordan de opretter en adgangskode til login.

Har du brug for yderligere information om oprettelse af brugere, kan du læse vores guide om hvordan du opretter en ny bruger i e-conomic.

Afmeld og slet Udgiftsbruger

Hvis Udgiftsbrugeren ikke længere skal bruges, skal den afmeldes fra e-conomic-aftalen.

Følg disse trin for at afmelde Udgiftsbrugeren:

• Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger".

• I menuen til venstre under "Abonnement" vælges "Abonnementsstatus".

• Under listen over "Brugere" findes Udgiftsbrugeren, og til venstre for brugeren trykkes på kryds-ikonet "Afmeld".

• Bekræft afmeldelsen ved at trykke på den blå knap "OK".

Opsætning af Bilagsgodkender i e-conomic Inbox

Rollen som Bilagsgodkender opsættes direkte i Inbox-modulet. En Bilagsgodkender får dermed adgang til fanen Mine opgaver, uanset om de er en super-/normal bruger eller ej.

Tildel rollen som Bilagsgodkender

Følg disse 6 trin for at opsætte en bruger som Bilagsgodkender:

1. Åben din Inbox.

2. Tryk på det grå tandhjul i højre hjørne af skærmen.

3. Gå til fanen "Godkendelse" i det vindue, der åbner.

4. Under sektionen "Bruger" skal du vælge, hvem på listen der skal være godkender.

5. Når brugeren er valgt, tilføjes de ved at trykke på den blå knap "Tilføj godkender".

6. Afslut opsætningen ved at trykke på "Gem".

Få overblik over dine bilagsanmodninger i fanen Mine opgaver

Som Udgiftsbruger eller Bilagsgodkender får du overblik over de bilag, din bogholder eller revisor mangler fra dig. Direkte i fanen Mine opgaver er der tilføjet en ny sektion i venstremenuen kaldet "Anmodninger".
Her ser du en opgaveliste med alle de bilag, du endnu ikke har indsendt. Herfra kan du nemt besvare anmodningen og vedhæfte den korrekte kvittering.

Du vil desuden modtage en e-mailnotifikation, hver gang der er en ny bilagsanmodning til dig. Hvis du har afventende anmodninger liggende, vil systemet automatisk sende dig en daglig påmindelse på e-mail alle hverdage kl. 07:30. E-mailen indeholder et direkte link til Mine opgaver, så du hurtigt kan se, hvad du mangler at uploade.

Tilpas dine notifikationer

Hver bruger kan selv vælge, hvilke notifikationer de vil modtage under deres personlige indstillinger. Du kan blandt andet få besked når:

• Et bilag afventer din godkendelse.

• Du har bilag, der mangler godkendelse (daglig påmindelse kl. 07:30 alle hverdage).

• Et bilag er blevet afvist.

• Du modtager en anmodning om et manglende bilag.

• Du har ubesvarede bilagsanmodninger (daglig påmindelse kl. 07:30 alle hverdage).

OBS: Udgiftsbrugere og Bilagsgodkendere kan ikke se en samlet historik over alle bilag, de har uploadet til Inbox.