e-copedia hjælpecenter

Fejlfinding ved difference mellem Periodiseringsrapport og Saldobalance

Difference mellem Periodiseringsrapporten og Saldobalancen kan være frustrerende i regnskabet, da tallene ideelt set skal stemme overens. Denne vejledning hjælper med fejlfinding og løsninger, når saldoen i Periodiseringsrapporten og Saldobalancen viser en forskel. Differencen skyldes typisk direkte posteringer, forkerte konti eller fejl i periodiseringsbogføringen. Processen med at finde årsagen til differencen kan blive kompliceret, hvis du ikke ved, hvor du skal starte med at kigge. Typisk skyldes en difference mellem Periodiseringsrapporten og Saldobalancen en af fire årsager.

Årsag 1: Direkte posteringer på periodiseringskontoen

En almindelig årsag til forskel mellem Periodiseringsrapporten og Saldobalancen er, at ikke alle poster, der indgår i summen i Saldobalancen, er periodiserede. Dette sker, hvis posteringer er bogført direkte ind på periodiseringskontoen. Selvom det ikke nødvendigvis er forkert at bogføre direkte på periodiseringskontoen, er det vigtigt at vide, at disse posteringer ikke medregnes i Periodiseringsrapporten, da de ikke er periodiserede. Dette betyder, at Periodiseringsrapporten vil udvise en difference sammenlignet med Saldobalancen, hvor de direkte posteringer er medregnet.

Kontrol af posteringer på periodiseringskontoen

For at kontrollere om posteringer på periodiseringskontoen er periodiserede eller bogført direkte, skal du eksportere en fil med de bogførte posteringer:

1. Tryk på det orange tandhjul, og vælg derefter "Alle indstillinger".
   ​

2. Tryk på "Eksporter data" i menuen til venstre under "Virksomhed".
   ​

3. Sæt hak i "Download lister enkeltvis (krypteret)", og tryk på "Send data".
   ​

4. Tryk på "Posteringer.csv", og åben filen på din computer. Det er lettest at åbne filen i enten Excel eller Google Sheets.
   ​

5. Sorter filen, så kun posteringer bogført på din periodiseringskonto vises.

I den eksporterede fil (Posteringer.csv) skal du holde øje med, hvilke posteringer der ikke er periodiserede. I kolonnen "PosteringType" vil en periodiseret postering have værdien "Systempostering", mens en direkte postering vil have en anden posteringstype, f.eks. "Finansbilag".

Håndtering af direkte posteringer

Direkte posteringer er ikke nødvendigvis bogført forkert, men hvis du er usikker på årsagen til deres tilstedeværelse, er det en god idé at spørge din revisor. Hvis posteringerne er bogført ved en fejl, er det vigtigt, at de bliver tilbageført for at korrigere differencen.

Årsag 2: Afstemning ved brug af flere periodiseringskonti

Hvis du har flere periodiseringskonti (Balancekonti) i din kontoplan, er det vigtigt, at du ikke sammenligner saldoen på periodiseringskontoen i Saldobalancen med værdien i feltet "Total Rest, beløb" i Periodiseringsrapporten. Værdien i "Total Rest, beløb" viser det samlede beløb for alle konti, der er periodiseret i rapportens periode. Sammenligning med "Total Rest, beløb" giver ikke et korrekt billede af, hvad der er blevet periodiseret på de enkelte konti, du sammenligner med i Saldobalancen.

I Periodiseringsrapporten skal du i stedet kigge på tallet under "Rest, beløb" til højre for den specifikke periodiseringskonto, du sammenligner med i Saldobalancen.

Periodiseringsrapporten ændrer automatisk datoen, du skriver i feltet "Pr. dato". Det er derfor vigtigt, at du sammenligner med en Saldobalance, som også viser regnskabet fra udgangen af samme måned.

Årsag 3: Fejl i periodiseringsbogføringen (Samme Aktiv- og Udgiftskonto/Salgskonto)

En difference kan skyldes, at du ved en fejl er kommet til at bruge den samme konto under “Konto” og "aktivkonto" under periodiseringsbogføringen. Dette sker, når du benytter enten din driftskonto eller din balancekonto til begge roller i periodiseringen. Fejlen resulterer i, at pengene flyttes ind og ud af den samme konto, hvilket skaber uklarhed i bogføringen.

Periodiseringsrapporten vil korrekt vise, hvor meget der er blevet periodiseret, og hvad der står tilbage på kontoen. Saldobalancen vil derimod kun vise det fulde beløb, da pengene aldrig flyttes fra din "aktivkonto" (balancekontoen) til din "Udgitskonto"/”Salgskonto” (driftskontoen).

Kontrol af brugte konti i periodiseringen

Kontroller om "aktivkonto" og “Udgiftskonto” er den samme ved at følge disse trin:

1. Gå til fanen "Regnskab".
   ​

2. Tryk på "Periodiseringer" i menuen til venstre under "Søgning og lister".
   ​

3. Vælg periodiseringstypen
   ​

4. Tryk på "OK".
   ​

5. Kontroller, om du har nogen periodiseringer der har samme konto i kolonnerne “Aktivkonto” og “Udgiftskonto”

Retning af fejl ved samme Aktiv- og Udgiftskonto/Salgskonto

Hvis du har brugt den samme konto, kan du rette fejlen ved at tilbageføre periodiseringen. Tilbageførslen "nulstiller" bogføringen. Efter bogføringen er nulstillet, kan du oprette en ny periodisering, hvor du bruger de korrekte konti til de respektive roller.

Årsag 4: Bagudperiodiserede posteringer (Startdato før bogføringsdato)

En forskel mellem rapporterne opstår, hvis periodiseringens "Startdato" er sat før posteringens "bogføringsdato". Denne tidsforskydning gør det svært at afstemme rapporterne. Aktiveringsposteringen vises først i Saldobalancen efter bogføringsdatoen. Periodiseringsrapporten viser derimod det periodiserede beløb fra startdatoen uden at blive påvirket af selve bogføringsdatoen.

Bogføringen vil dog være korrekt over tid, da rapporterne stemmer overens, når bogføringsdatoen er passeret. Hvis du trækker Periodiseringsrapporten før bogføringsdatoen, vil det akkumulerede beløb blive vist korrekt i den rapport. Saldobalancen kan dog ikke vise det korrekte akkumulerede beløb, før bogføringsdatoen er passeret.

Kontrol af datoer i periodiseringen

Kontroller om "Startdato" er før "bogføringsdato" ved at følge disse trin:

1. Gå til "Regnskabsfanen".
   ​

2. Tryk på "Periodiseringer" under "Søgning og lister" i menuen til venstre.
   ​

3. Vælg periodiseringstypen
   ​

4. Tryk på "OK".
   ​

5. Kontroller om datoen i feltet "Startdato" er før datoen i feltet "Dato" (bogføringsdatoen).

Procedure for afstemning før bogføringsdato

Følg denne procedure for at afstemme Periodiseringsrapporten med Saldobalancen, før bogføringsdatoen er passeret:

1. Gå til fanen "Regnskab", og tryk på "Periodiseringer" under "Søgning og lister" i menuen til venstre. Udfyld de nødvendige felter, tryk på "OK", og nedskriv beløbet i "Total rest, beløbet".
   ​

2. Tryk på "Saldobalance" i menuen til venstre, udfyld de nødvendige felter, og tryk på "OK".
   ​

3. Tryk på periodiseringskontoen for at åbne kontokortet. Nedskriv beløbet, der står under "Beløb DKK" til højre for det bilagsnummer, som tilhører den bagudperiodiserede postering.
   ​

4. Gå til fanen "Rapporter", og tryk på "Periodiseringer" i menuen til venstre under "Regnskab".
   ​

5. Udfyld afgrænsningsmulighederne for at få den korrekte periodisering vist. Hvis du afstemmer for eksempel juli måned, skal du vælge "Til startdato: 31.07.24" og "Fra dato: 01.08.24".
   ​

6. Bemærk, at "Til startdato" skal være den sidste dag i den måned, du forsøger at afstemme, og "Fra dato" skal være den næstkommende dag.
   ​

7. Tryk på "OK".
   ​

8. Tag beløbet, som fremgår af rapporten under kolonnen "Beløb", og træk beløbet fra "Saldo" i Saldobalancen fra. Resultatet er det tal, som skal afstemmes med beløbet i Periodiseringsrapporten (fra trin 1).

Alle beløb vises i den valuta, de er bogført i. Hvis der er brugt en anden valuta end DKK, skal du selv omregne til danske kroner, før du trækker beløbet fra saldobalancen.