e-copedia hjælpecenter

Godkenderens Rolle og det Eksterne Godkendelsesflow i e-conomic

Som ekstern godkender er din primære opgave at give grønt lys til en lønkørsel, før den kan bogføres og indberettes. Dette sikrer, at tallene er gennemgået, og at lønnen kan udbetales til medarbejderne uden fejl.

Du godkender lønnen direkte fra din mail uden at skulle logge ind eller have en bruger i e-conomic. Denne proces sikrer, at godkendelsen er nem, sikker og kræver ingen kendskab til e-conomic systemet.

Til godkendelsen modtager du to separate mails: én, der giver adgang til en oversigt over lønnen, og én, der indeholder en separat sikkerhedskode.

Det er din revisor eller bogholder, der indberetter lønnen. Som godkender får du udelukkende adgang til en oversigt, der viser de vigtigste oplysninger, hvilket giver dig det nødvendige overblik uden adgang til hele lønkørslen.

Bemærk, at hver løn altid har en fastsat frist for godkendelse. Hvis godkendelsen ikke foretages inden for denne frist, kan lønnen ikke nå at blive udbetalt i tide. Fristen kan ses i dit godkendelsesflow under feltet "Deadline".

Efter du har godkendt lønnen, får din revisor eller bogholder automatisk besked, så de kan fortsætte arbejdet med at sikre, at lønnen bliver bogført og udbetalt til tiden.

Trinvis godkendelse af løn via e-mail

Når din revisor eller bogholder har sendt en løn til godkendelse, modtager du to forskellige e-mails:

1. én der annoncerer, at en lønkørsel afventer din godkendelse

2. én der indeholder den seks-cifrede engangskode.

For at gennemføre godkendelsesprocessen skal du følge disse trin:

1. åbne e-mailen med titlen "Du har en løn der afventer din godkendelse"

2. Tryk derefter på knappen "Se løn".

3. Du bliver nu bedt om at indtaste den seks-cifrede engangskode, som er tilsendt i den separate e-mail. Efter indtastning kan du se en opsummering af den løn, der skal godkendes.

4. Hvis du er Admin på aftalen i e-conomic, kan du trykke på "Gå til Løn" for at se hele lønnen inde fra e-conomic.
   Hvis du ikke er Admin, men ønsker at gennemgå lønnen i detaljer, kan du downloade lønsedlerne direkte fra e-mailen ved at trykke på "Download lønsedler".
   Det er vigtigt at bemærke, at godkendelsen kun kan foretages fra e-mailen, og du skal derfor vende tilbage til godkendelsesvinduet for at bekræfte lønnen.

5. I godkendelsesvinduet kan du vælge at skrive en kommentar i forbindelse med din beslutning. Hvis du afviser lønnen, skal du angive årsagen i kommentarfeltet, før afvisningen kan registreres.

6. Afslutningsvis skal du trykke på enten "Godkend" eller "Afvis". Når du har trykket, registreres din godkendelse i e-conomic, og din revisor eller bogholder kan viderebehandle lønnen.

Egenskaber ved den seks-cifrede engangskode

[IMAGE: som_godkender_10_0.png]

Den seks-cifrede engangskode, du modtager for at få adgang til lønoversigten, er ikke tidsbegrænset, men den kan kun benyttes én gang.

Skulle der ske ændringer i lønnen, efter engangskoden er blevet brugt, skal lønnen sendes til godkendelse igen. Dette vil udløse afsendelsen af en ny kode til brug for den genfremsatte godkendelse.