e-copedia hjælpecenter

Introduktion til udligning af posteringer i e-conomic

Denne guide gennemgår, hvordan du udligner posteringer på dine kunder (Clearing) i e-conomic, samt hvordan du kan fortryde en udligning, hvis der er lavet en fejl. Når du i e-conomic har bogført både en faktura og en kundeindbetaling, skal disse to poster udlignes. Som udgangspunkt udlignes posterne af sig selv, men det kræver, at man på kundeindbetalingen angiver det fakturanummer, som indbetalingen hører til. Såfremt det ikke er gjort, kan man efter bogføring foretage udligninger på to forskellige måder: Enten via en automatisk udligning eller en manuel udligning. Automatisk udligning giver dig mulighed for at udligne flere åbne kundeposteringer samtidigt. Alternativt kan du lave en manuel udligning, hvor du selv vælger, hvilke poster der skal udlignes med hinanden. Samme fremgangsmåde for clearing gælder for dine leverandører, når du ønsker at udligne en leverandørfaktura med en leverandørbetaling.

Find og vis åbne eller udlignede kundeposteringer

I e-conomic er det vigtigt, at du udligner de åbne posteringer jævnligt, da flere af systemets visninger er baseret på åbne poster. Åbne posteringer er de posteringer, der endnu ikke er udlignede, for eksempel en faktura din kunde ikke har betalt endnu, eller en indbetaling du ikke har udlignet med den tilhørende faktura. Kundekontokortet indeholder et kontokort for hver kunde. På kontokortet kan du se alle bevægelserne på din kunde, både salg og indbetalinger.

Sådan finder du åbne posteringer/udestående fakturaer på en kundekonto

Følg denne procedure for at se en oversigt over kundens åbne posteringer i e-conomic:

1. Tryk på fanebladet "Salg".

2. Tryk på "Kunder" i menuen i venstre side.

3. Tryk på "Åbne posteringer" for at se en oversigt over alle åbne posteringer på kunden.

Sådan ser du udlignede posteringer på dine kunder

Udlignede posteringer er de posteringer, du har udlignet på et tidligere tidspunkt, såsom en kundefaktura, som du har udlignet med en tilhørende indbetaling. Følg nedenstående trin for at få vist udlignede posteringer på dine kunder i e-conomic:

1. Tryk ind på fanen "Salg".

2. Vælg "Kunder" i menuen i venstre side.

3. Find den kunde, som du ønsker at se de udlignede posteringer på.

4. Vælg "Posteringer på konto" på denne kunde. Denne knap finder du til højre side af kundeoversigten.

   

5. Vælg "Matchede posteringer". Her kan du se en oversigt over alle de posteringer, der er udlignede på kunden.

   

6. For at se hvilke posteringer der er udlignet med posterne under fanen "Matchede posteringer", skal du trykke på ikonet "Vis udlignede posteringer" til højre for kundens fakturaer, kreditnotaer eller indbetalinger.

Automatisk udligning af kundeposteringer i e-conomic

Det er vigtigt, at du får udlignet eventuelle åbne posteringer på dine kunder, inden du foretager en rykkerkørsel i e-conomic. Fakturaer, som ikke er udlignet med indbetalinger, vil stå åbne og dermed komme med på rykkere, selvom de er blevet betalt. Følg denne procedure for at lave en automatisk udligning af posteringer:

1. Tryk på "Salg".

2. Vælg "Kunder" i menuen til venstre.

3. Tryk på "Mere" og vælg "Automatisk udligning".

   

4. Udfyld de ønskede felter og tryk på "OK".

5. Du får en oversigt over alle åbne posteringer på dine kunder. For at udligne posteringerne på en kunde, vælger du kunden ved at sætte et flueben i boksen i venstre side. Du kan også vælge alle ved at klikke af i boksen i toppen.

6. Udlign posterne via "Udlign valgte". Når dette vælges, udligner e-conomic automatisk alle de poster, der går ud med hinanden.

   

Valgmuligheder for automatisk udligning

Valuta Vælg valuta. Du kan kun udligne posteringer, der er bogført, i samme valuta; du kan ikke udligne på tværs af valutaer. Hvis du udligner beløb i en fremmed valuta, beregner systemet eventuelle valutakursdifferencer, som også bliver vist.

Kun beløb på konti med 0-saldo Marker dette afkrydsningsfelt for at udligne konti, der er i balance. Her kigges der kun på de kunder, som har en saldo på 0,00 og hvor posteringerne ikke er udlignet.

Kun ens beløb Marker afkrydsningsfeltet for at udligne posteringer med identiske beløb. Et eksempel på dette er, hvis du har en faktura på 10.000 kr. og en indbetaling på 10.000 kr. Udgangspunktet er kolonnen "Restbeløb". Hvis du for eksempel har haft en faktura på 15.000 kr. og allerede har udlignet 5.000 kr., som efterlader et restbeløb på 10.000 kr., vil e-conomic også lave en udligning, hvis du får en indbetaling på de resterende 10.000 kr. Således vil det fremgå, som om du udligner en postering på 15.000 kr. med en postering på 10.000 kr., men det er restbeløbet, der tages i betragtning ved udligningen.

Manuel udligning af kundeposteringer i e-conomic

Følg denne procedure for at foretage en manuel udligning af åbne posteringer på en specifik kunde:

1. Tryk på "Salg" og vælg "Kunder" i menuen til venstre.

2. Vælg så igen "Kunder".

3. Tryk på ikonet "Åbne posteringer" på linjen ud for den kunde, hvor posterne skal udlignes.

   

4. Du vil nu få et pop up-vindue, der viser alle åbne posteringer. Her kan du vælge de enkelte posteringer, du vil have udlignet med hinanden.

5. Vælg de enkelte posteringer ved at sætte flueben i boksen ud for posteringen i venstre side. Du kan også vælge at markere boksen øverst til venstre, hvis du vil/kan udligne samtlige posteringer.

6. Det er vigtigt, at beløbene går ud med hinanden. Saldoen på de valgte posteringer kan ses i bunden af siden. Når saldoen går i 0, kan posterne udlignes.

7. Tryk på "Udlign valgte", når du har valgt de posteringer, du vil udligne.

   

8. De udlignede posteringer kan nu ses under "Vis udlignede posteringer".

Du skal være opmærksom på, at der kun udlignes med det beløb du ser i kolonnen “Restbeløb”. Hvis der er difference mellem total beløbet og restbeløbbet skyldes det, at dele af den aktuelle post allerede er udlignet, det kunne eksempelvis være ved en delvis betaling eller kreditering.

Fortrydelse af udligning i e-conomic

Sådan fortryder du en udligning, hvis du har lavet en fejl:

1. Tryk på fanen "Salg" øverst i e-conomic.

2. Vælg punktet "Kunder" i menuen til venstre.

3. Tryk på ikonet "Åbne posteringer" til højre for kunden, du vil fortryde en udligning på. Alle åbne posteringer, altså posteringer der endnu ikke er udlignet, vises.

4. Tryk på "Matchede posteringer". Her kan du se alle udlignede posteringer (lukkede posteringer).

   

5. Sæt flueben i boksen til venstre for de posteringer, hvor udligningen skal fortrydes.

6. Tryk på knappen "Fortryd udligning" i toppen af vinduet.

   

Om udligning mellem forskellige kunder og leverandører

I E-conomic kan man ikke udligne fakturaer, kreditnotaer og betalinger direkte på tværs af kunder og leverandører. Dette skyldes, at der vil være ubalance på den enkelte kunde/leverandør eftersom der ikke er blevet både krediteret og debiteret på den enkelte kunde/leverandør.

I stedet kan man gøre én af to ting:

1. Tilbagefør posteringen fra den kunde/leverandør, hvor beløbet ikke skal placeres.

2. Lav en flerbenet postering som enten kundeindbetaling eller manuel kundefaktura. Posteringen skal have 2 ben, hvor det ene ben rammer den kunde/leverandør der skal krediteres og det andet rammer den kunde/leverandør der skal debiteres. I denne manøvre kan du også vælge hvilke åbne posteringer på hver af de to kunder/leverandører der skal udlignes.

I forhold til metode 2 er det vigtigt, at du er sikker på det du laver. Vi vil altid anbefale dig at rådføre dig hos din revisor før du bogføre noget.