e-copedia hjælpecenter

e-conomic Inbox: Formål og lovkrav

e-conomic Inbox gør det muligt at vedhæfte købsfakturaer og udgiftsbilag til din bogføring. Dette sikrer, at dine bilag ikke går tabt eller bliver ødelagte.

Digitalisering og sikker opbevaring af bilag i e-conomic er nødvendigt for at overholde lovkrav om opbevaring af bilag. Inbox hjælper med at imødekomme det konstant udviklende lovkrav om digitalisering af bilag.

Inbox er tilgængelig for alle, der ønsker at digitalisere deres bilagshåndtering og derved gøre processen lettere.

Grundlæggende funktionalitet i e-conomic Inbox

Du kan nemt uploade dine bilag til Inboxen i e-conomic. Efter upload kan du kategorisere bilagene eller vedhæfte dem til dine posteringer for at få et samlet overblik over din dokumentation.

Hvis du mangler bilag i bogføringen, kan du bruge funktionen Bilagsanmodning. Med Bilagsanmodning kan du gratis oprette dine medarbejdere som Bilagsindsendere og derfra anmode dem om de manglende bilag.

For at lære mere om Inbox kan du tilmelde dig vores gratis online kursus i [Indscanning & Smart Inbox].

Hvis du har spørgsmål vedrørende opbevaring af regnskabsmateriale, såsom om fysiske bilag skal gemmes, efter de er uploadet og arkiveret i din e-conomic aftale, skal du konsultere [Bogføringsloven]. Teksten vedrørende opbevaring af regnskabsmateriale findes i kapitel 5 §10 stk.2.

Håndtering og indsendelse af bilag

For at bruge Inboxen skal du starte med at overføre dine bilag til din indbakke, hvilket er det sted, hvor dine ubehandlede bilag opholder sig.

Du har fleksibiliteten til at indsende dine bilag på farten, fra din mail eller hive dem ind fra computeren. Når bilaget er overført, vises det i din indbakke, hvorfra du kan behandle bilaget.

Oprettelse af posteringer og bogføring

I Inboxen kan du oprette posteringer ud fra dine bilag, for eksempel en bon fra et tidligere køb.

Disse posteringer kan du overføre direkte til din kassekladde, hvor du efterfølgende kan bogføre bilaget. Når først dine bilag er bogførte på posteringer i e-conomic, er de sikret for altid.

Se dine bilag til højre for felterne, inden overføre dem til din kassekladde:

• Skift mellem visninger: Du kan nemt skifte mellem den klassiske billedvisning og den nye PDF-viewer ved at trykke på Image/PDF-toggle i toppen af dokumentviseren. (Funktionen skal slåes til for hvert bilag hvor det skal bruges) Bemærk: Hvis PDF er slået til, kan du ikke rotere billedet.

• Kopier tekst direkte: Med PDF-vieweren kan du markere tekst (f.eks. fakturanummer eller beløb) direkte på dokumentet og indsætte det i felterne, såfremt de er læsbare for maskinen.

• Stabil zoom: Zoom ind fra 40% til 300%. Vieweren låser zoom-niveauet, så dokumentet ikke flytter sig, mens du arbejder i felterne.

Rotér bilag direkte i Inbox

Du kan rotere billeder og dokumenter direkte i Inbox – men kun når PDF-visning er slået FRA. Sådan gør du:

1. Åbn bilaget i Inbox.

2. Find Image/PDF-toggle øverst i dokumentviseren.

3. Sørg for at PDF er slået FRA, så du er i billedvisning.

4. Brug roteringsikonerne ved siden af bilaget til at dreje det i den rigtige retning.

Håndtering af e-fakturaer i Inbox

Du har muligheden for at modtage e-fakturaer direkte i din Inbox, så du lynhurtigt kan få ordnet bogføringen omkring dem.

Du behøver ikke allerede have et EAN nummer. Du kan i stedet registrere dit CVR nummer til modtagelse af e-faktura i dine aftales indstillinger.

Fordele ved digital bilagshåndtering

Ved at anvende digitale bilag slipper du for løse papirer, kvitteringer og mapper, der fylder på kontoret. Dette sikrer, at du nemt har din dokumentation til SKAT på plads.

Den digitale bilagshåndtering styrker samarbejdet, da din revisor og bogholder har direkte adgang til det hele, uanset hvor de befinder sig.

Smart Inbox for automatisk aflæsning

Hvis du ønsker automatisk aflæsning af bilag, anbefales det at se nærmere på Smart Inbox.

Smart Inbox er inkluderet i e-conomic pakkerne Smart og Komplet.