e-copedia hjælpecenter

Om Intern Arkivlicens i e-conomic

En Intern Arkivlicens i e-conomic er beregnet til kunder, der opsiger deres aftale, men som ønsker, at data opbevares for dem.

Det betyder at hvis du fortsat har posteringer, kan du ikke vælge en intern arkivlicens.

Ideen med Intern Arkivlicens er, at administratoren nemt kan tilgå en opsagt e-conomic aftales data, præcis som tidligere, og at data kan findes frem uanset lokation.

I modsætning til en normal Arkivlicens, hvor e-conomic opbevarer kundens data i de lovpligtige 5 år, som bogføringsloven kræver, har en Intern Arkivlicens ingen udløbsdato.

Med licensen kan administratoren til enhver tid logge ind og se regnskabsdata, udskrive rapporter eller hente bilag i e-conomic.

Adgang til data i en Arkivlicens sker udelukkende gennem fanen Rapporter i programmet.

Det er en betingelse, at du skal være administrator i e-conomic for at kunne skifte kundens aftale til en Intern Arkivlicens.

Procedure for overtagelse af kundens faktureringsansvar i e-conomic

For at overtage kundens aftale og betalingsansvar skal du som administrator i e-conomic først anmode om overtagelse af faktureringen. Følg disse trin for at gennemføre overtagelsen:

1. Log ind i dit administratormodul og tryk på Virksomheder i menuen til venstre for at se virksomhedsoverblikket.

2. Find kundens aftale på listen over virksomheder og tryk på 'Klik for at anmode om betalingsoverførsel'.

3. Tryk på 'OK' i pop-up vinduet 'Anmod om overtagelse'.

4. Superbrugeren på kundens aftale (den nuværende betaler) vil modtage en mail og kan her afvise eller godkende, at du overtager ejerrettighederne og betalingen på aftalen.

5. Ved accept skal du i virksomhedsoverblikket trykke på ikonet "Overfør fakturering" til højre for kunden.

6. I vinduet, der åbner, skal du vælge det ønskede abonnement for kunden.

Procedure for ændring af kundeaftale til Internal Archive

Når faktureringsansvaret er overtaget, kan du ændre kundens abonnement til Internal Archive.

1. Tryk på det orange tandhjul i e-conomic og vælg "Alle indstillinger".

2. I menuen til venstre under "Abonnement" skal du trykke på "Abonnementsstatus".

3. Find linjen med kundens abonnement, og tryk på blyants-ikonet "Redigér" ude til højre.

4. Til højre for feltet "Abonnement" skal du åbne rullemenuen og vælge "Internal Archive".

5. Afslut proceduren ved at trykke på knappen "OK".