e-copedia hjælpecenter

Overblik og filtrering af bilagsanmodninger

Menuen "Anmod om bilag" giver et overblik over alle posteringer i kassekladderne, der mangler et tilhørende bilag. I dette overblik kan du se posteringstypen og de eksisterende oplysninger på posteringen. Oversigten viser også status for din bilagsanmodning.

Statusser for bilagsanmodninger

Statuskolonnen i oversigten viser den aktuelle tilstand for bilagsanmodningen:

• Der er anmodet om et bilag til posteringen.

• Bilaget til posteringen er modtaget.

• En anmodning om et bilag til posteringen er afvist.

• Posteringen er blevet skjult fra oversigten. Hvis statuskolonnen er tom, indikerer det, at der enten ikke er sket nogen anmodning endnu, eller at anmodningen er blevet annulleret.

Håndtering af noter i Bilagsanmodning

Du kan læse eller tilføje noter til bilagsanmodninger i kolonnen "note". For at tilføje noter, der sendes sammen med anmodningen, skal du trykke på ikonet. Disse noter hjælper modtageren med lettere at forstå, hvilket bilag du mangler i regnskabet. For at læse noter, som enten du eller bilagsindsenderen har skrevet, skal du trykke på ikonet.

Filtrering og skjul posteringer

For at finde specifikke posteringer kan du trykke på knappen "Filtrér" øverst til højre for at tilpasse visningen. Hvis en postering ikke kræver bilag, kan du skjule den fra oversigten ved at vælge "Skjul postering". Skjulte posteringer kan findes igen ved at indstille filteret til at vise poster med status "skjult".

Hvor modtagne dokumenter lander

Når et dokument modtages, vil notifikationen lede brugeren til et af følgende tre steder, afhængigt af posteringens status:

• Siden "Bilag til gennemgang", hvis bilaget kræver godkendelse.

• Kassekladden, hvis bilaget er vedhæftet en kladdepostering.

• "posteringer (find bilag)", hvis bilaget er vedhæftet en bogført postering.

Gennemgang og godkendelsesproces i e-conomic

Når modtageren besvarer anmodningen ved at tage et billede af bilaget via e-conomic mobilappen, lander bilaget i menuen "Bilag til gennemgang". På denne side vises posteringen i regnskabet side om side med det indsendte bilag, hvilket gør det muligt at kontrollere, at bilaget stemmer overens med posteringen i kassekladden. En historik over noter skrevet af både anmoder og modtager er også synlig, hvilket sikrer overblik over anmodningsforløbet. Efter kontrol af bilaget er der tre valgmuligheder for at fortsætte: "Afvis bilag", "Genanmod" og "Godkend".

Afvisning af bilag

Hvis du vælger at "Afvis bilag", slettes bilaget, og posteringen skjules fra oversigten i menuen "Anmod om bilag". Bilag, der er blevet slettet, kan ikke gendannes.

Genanmodning af bilag

Hvis der er behov for at sende en ny anmodning, kan du vælge "Genanmod". Ved genanmodning kan du vælge, hvem anmodningen sendes til, samt skrive en ny note, på samme måde som under den første anmodningsproces.

Godkendelse af bilag

Hvis bilaget er i orden, skal du trykke på "Godkend". Bilaget vedhæftes derefter posteringen i kassekladden. Når bilaget er vedhæftet, fjernes posteringen automatisk fra oversigten i menuen "Anmod om bilag".

Trinvis procedure for godkendelse og bogføring af indsendte bilag

Følg denne procedure for at godkende og bogføre bilag i e-conomic:

1. Gå til fanen "Regnskab".

2. Tryk på "Bilag til gennemgang" i menuen til venstre under "Bilagsanmodning".

3. Kontroller, at bilaget stemmer overens med posteringen.

4. Tryk på "Godkend". Bilaget bliver herefter tilføjet til posteringen i kassekladden.

5. Åben kassekladden, marker posteringen, og tryk til sidst på "Bogfør posteringer". Hvis du har modtaget flere bilag under "Bilag til gennemgang", kan du skifte mellem dem ved at trykke på pilene i skærmens øverste højre hjørne.

   

   

   

Konfiguration af Bilagsanmodning Indstillinger

I e-conomic kan du ændre indstillingerne for bilagsanmodning ved at klikke på "Indstillinger" (tandhjulsikonet) øverst i højre hjørne under fanen "Anmod om bilag".

Justering af gennemgangsproces for bilag

Du kan justere, hvordan gennemgangsprocessen for indsendte bilag skal forløbe. Der er tre muligheder for gennemgang af bilag:

• Alle bilag skal gennemgås.

• Bilag skal altid tilføjes til posteringer uden en gennemgang (hvis du slår gennemgang fra, vedhæftes bilaget, så snart det ankommer).

• Bilag skal kun gennemgås, hvis deres informationer ikke stemmer overens med posteringen.

Indstilling af datointerval og forbindelsesregler

Du kan også ændre det maksimale interval af dage, der må være mellem datoen på det indsendte bilag og datoen på posteringen i e-conomic. Desuden kan du vælge, at en forbindelse mellem bilag og postering kun må oprettes, hvis dokumentdatoen er den samme som eller tidligere end posteringsdatoen.