e-copedia hjælpecenter

Introduktion til e-conomic Rykker-funktionen

I denne artikel kan du lære om at fastlægge en fast rykkerprocedure, herunder håndtering af rykkergebyrer og rentetilskrivninger samt udregningen af disse. Det kan være udfordrende at vide, hvordan man griber rykkerskrivning an, især de første par gange. Ofte sker det ud af frustration over, at kunden ikke har betalt, og man pludselig skal tage stilling til rentetilskrivning og rykkergebyrer. Vores anbefaling er at lave en fast rykkerprocedure, som du bruger for alle dine kunder for at undgå at skulle bruge tid på at tage stilling til dette fra gang til gang. Denne guide fokuserer på, hvordan Rykker-systemet fungerer i e-conomic, og den vejleder dig i, hvordan du kan rykke din kunde for manglende betaling. Du kan finde mere information vedrørende, hvordan du bogfører og sender en rykker i e-copedia.

Rykker funktionen i e-conomic er inkluderet i pakkerne Plus, Smart og Komplet.

Fastlæggelse af den Permanente Rykkerprocedure

En fast rykkerprocedure sikrer, at du løbende får rykket dine kunder, og at betingelserne for rykkerskrivelserne er faste. Beslut dig for en fast rykkerprocedure, og hold dig til den. Du skal tage stilling til, hvad betalingsbetingelser, tekst, renter og gebyrer skal være, samt hvor ofte du ønsker at udsende rykkere. Rykkermodulet i e-conomic inkluderer alt bogført på kunden, der ikke er udlignet. Dette omfatter alle åbne fakturaer, kreditnotaer, betalinger, renter og gebyrer. Det er derfor vigtigt, at du udligner betalinger og fakturaer samt holder bevægelserne på kundekontoen opdateret. På den måde er du sikker på, at rykkeren bliver lavet korrekt. Et eksempel på en rykkerprocedure kan være, at rykkere udsendes hver tirsdag morgen og omfatter henholdsvis Rykker 1, Rykker 2 og Rykker 3.

Rykkerflowet i e-conomic: Sekvens, Typer og Inkasso

Rykkerflowet i e-conomic er en sekventiel proces, der sikrer et korrekt og dokumenterbart forløb. Du kan ikke springe trin over i rykkerflowet i e-conomic, og du skal derfor lave rykkerne i rækkefølgen 1 --> 2 --> 3. Du skal først oprette og bogføre Rykker 1, før du kan lave Rykker 2. Rykkerne skal sendes i numerisk rækkefølge, således at Rykker 2 først kan sendes, når Rykker 1 er forfalden. Herunder ses definitionen på de forskellige rykkertyper:

Definition af Rykkertyper

• Rykker 1: En venlig påmindelse til kunden, der har glemt at betale en forfalden faktura. Rykker 1 indeholder normalt ingen renter eller rykkergebyrer.

• Rykker 2: En rykker, der viser, at du forventer betaling. Rykker 2 inkluderer oftest renter og/eller rykkergebyr. Renter beregnes kun tilbage til datoen, hvor du lavede din Rykker 1.

• Rykker 3: En rykker, der oftest inkluderer renter og rykkergebyr. Rykker 3 viser, at sagen videresendes til inkasso eller lignende, hvis du ikke modtager betaling inden for betalingsfristen.

• Inkasso: Hvis en kunde ikke betaler sin regning efter at have modtaget alle rykkere, kan man overveje at sende en inkassovarsel. Dette bør gøres med omhu og kun som en sidste udvej, da det kan påvirke kundens tillid og forhold til virksomheden.

Opsætning af Betalingsbetingelser og Renteberegning

For alle rykkerskrivelserne anbefales det at benytte "Præcis" renteberegningen. Du skal ligeledes fastlægge betalingsbetingelserne. Betalingsbetingelsen for rykkeren skal som udgangspunkt sættes til "Til omgående betaling". Hvis du mangler denne betalingsbetingelse, kan du bruge søgebaren i toppen af e-conomic til at finde den. Vi anbefaler at overveje at bruge respit 10 dage, for at give kunden tid til at betale, før der kommer en ny rykker.

Håndtering af Respitdage og Identifikation af Debitorer

Respitdage er det antal dage, du giver kunden til at betale uden at ville rykke. Respitdagene er afgørende for, hvornår en Rykker 1 dukker op som Rykker 2. Et godt råd er at arbejde med samme antal respitdage både i Rykker 1, Rykker 2 og Rykker 3. Hvis der f.eks. angives 10 dages respit, medtages alle debitorer med fakturaer, der har forfald tidligere end for 10 dage siden. Du kan let finde kunder med manglende betalinger ved hjælp af e-conomics Rykker-modul, som gør det nemt at oprette og sende rykkere. Hvis du ønsker at se en mere specifik liste med hvilke salgsfakturaer, der står som ubetalte, anbefaler vi, at du kigger på funktionen "Ubetalte fakturaer", som du også finder i fanen Salg.

Anvendelse af kontoudtog efter rykker 3

Når du har sendt den tredje rykker har du ikke mulighed for at sende flere rykkere gennem e-conomic. Herfra kan du sende din kunde til Inkasso eller kundens sende kontoudtog hvor alt udestående vil fremgå.