e-copedia hjælpecenter

Hvad er Bank Workflows?

Bank Workflows er en løsning i e-conomic, der kombinerer bankafstemning med automatisering. Formålet er at minimere manuelle bogføringsprocesser, hvilket giver virksomheder mulighed for at fokusere ressourcer på værdiskabende opgaver.

Du kan opsætte skræddersyede automatiseringsregler (Bank Workflows) for automatisk at håndtere banktransaktioner. Dette gør det muligt for systemet at behandle specifikke bankaktiviteter, såsom automatisk bogføring af gebyrer eller faste overførsler, baseret på egne kriterier som tekst eller beløb.

Bank Workflows automatiserer håndteringen af banktransaktioner. Dette betyder færre manuelle bogføringsopgaver, minimeret risiko for fejl og sikrer en præcis og pålidelig afstemning, hver gang.

Funktionen Bank Workflows er inkluderet i e-conomic pakkerne "Smart", "Komplet", "Intern Komplet mikro" og "Intern Komplet".

Hvis bankposteringer overføres automatisk via bankintegrationen AIIA, skal du sikre dig, at den bankkonto, du bruger i dit Bank Workflow, er forbundet med AIIA. Hvis integrationen er opsat, men ikke fungerer, kan det være nødvendigt at forny forbindelsen.

Definition af Triggere og Handlinger i Workflows

Introduktion til Triggere i e-conomic Bank Workflows

Når en ny bankpostering bliver uploadet til bankafstemningen, scanner e-conomic den for informationer, som for eksempel Bankkontonummer, Beløb, Tekst eller Type. I e-conomic Bank Workflows opsætter du regler, der gør programmet opmærksom på specifikke informationer ved bankposteringen. Disse specifikke informationer kaldes en "Trigger" i Workflows. En Trigger kan være baseret på Bankkontonummer, Beløb, Tekst eller Type.

Du kan tilføje flere "Triggers" til dine Bank Workflows ved at trykke på knappen "Tilføj endnu en trigger".

Bankkontonummer Trigger

En Bankkontonummer-trigger aktiveres, hvis en postering, der uploades i din bankafstemning, er knyttet til den eller de valgte bankkonti. Hvis Bank Workflowet skal håndtere bankposteringer, som uploades automatisk, skal du huske, at kontoen skal være forbundet med AIIA.

Beløb Trigger

En Beløb-trigger i e-conomic Bank Workflows aktiveres, hvis en bankpostering indeholder et beløb, der matcher en af følgende betingelser:

• Er større end det angivne beløb.

• Er mindre end det angivne beløb.

• Er lig med det angivne beløb.

• Er ikke lig med det angivne beløb.

Tekst Trigger

En Tekst-trigger kan aktivere et Bank Workflow ved at du i opsætningen angiver en specifik tekst, som bankposteringen skal overholde i forhold til en af disse betingelser:

• Indeholder teksten.

• Indeholder en af de angivne tekster.

• Indeholder ikke teksten.

• Indeholder ikke en af de angivne tekster.

• Starter med teksten.

• Slutter med teksten.

Type Trigger

Type er en trigger, der hjælper med at udfylde felter for dine bankposteringer. Denne triggertype identificerer dele af bankposteringen og forbinder den med tilhørende kunde- eller leverandørfakturaer.

Type-triggeren søger efter tal og tekst for at matche med fakturaer. Hvis Type-triggeren finder et match, kan posteringen automatisk oprettes i kassekladden med den korrekte posteringstype (kunde-/leverandørbetaling) sammen med det tilhørende kunde-/leverandør- og fakturanummer.

Besked (fra Aiia) Trigger

Du kan nu bruge feltet Besked (fra Aiia) som trigger i Bank Workflows. Besked-feltet hentes fra Aiias bankdata og indeholder ofte mere detaljerede betalingsoplysninger end den almindelige transaktionstekst, fx referencer eller fakturanumre. Det gør det muligt at oprette workflows, der automatisk håndterer bankposter baseret på fakturanumre, referencer eller andre oplysninger, som banken sender med betalingen.

Handling i e-conomic Bank Workflows

Efter en Trigger er blevet udløst i e-conomic Bank Workflows, igangsættes en "Handling", hvor du definerer, hvordan arbejdsgangen med bankposteringen skal se ud.

Med Bank Workflows kan du vælge at sende bankposteringen til en kassekladde og bestemme, hvilken posteringstype posteringen skal oprettes som. Derudover kan du også vælge en specifik konto, som posteringen skal oprettes med.

Oprettelse af Bank Workflows

Standard procedure for oprettelse af Bank Workflows

Følg denne procedure for at starte oprettelsen af et nyt Bank Workflow i e-conomic:

1. Åben fanen "Regnskab".

2. I menuen til venstre under "Bank" skal du vælge "Bankafstemning".

3. Oppe i højre hjørne af Bankafstemningen skal du trykke på knappen "Bank Workflows".

4. Tryk på den blå knap "Opret nyt workflow". Når du opretter Bank Workflowet, kan du i bunden af siden altid læse en beskrivelse af, hvordan workflowet hænger sammen, og hvilke områder i dit e-conomic det påvirker.

   

Tilpasning af Workflowets Triggers og Handlinger

Når du opretter et Bank Workflow, skal du tilpasse følgende komponenter:

1. Navngivning: Skriv et navn til Bank Workflowet i feltet "Navn" i toppen af siden.

2. Triggers: I feltet "Trigger type" skal du vælge en eller flere Triggers ("Bankkontonummer", "Beløb", "Tekst", "Type"). Det anbefales at opsætte minimum to triggers, hvoraf den første er "Bankkontonummer".

3. Handling: I feltet "Handling" skal du vælge, hvordan Bank Workflowet skal håndtere posteringer, som aktiverer den valgte Trigger.

4. Afslut opsætningen ved at trykke på den blå knap "Gem".

Forenklet oprettelse fra Bankafstemningen

Du kan oprette et forenklet Bank Workflow direkte fra Overfør-vinduet, mens du arbejder med dine bankposter i Bankafstemningen. Denne funktion er ideel, når du møder en betaling, du ønsker at automatisere fremover.

Sådan oprettes et forenklet workflow:

1. I Bankafstemningen markerer du først de posteringer, du vil overføre til kassekladden.

2. Tryk derefter på knappen "Overfør".

3. I vinduet, der åbner, trykker du på workflow-ikonet til højre for den postering, du vil oprette et nyt Bank Workflow baseret på.

4. Nu åbnes en forenklet udgave af Bank Workflows-funktionen, hvor e-conomic automatisk udfylder tekstfeltet ud fra den valgte post. Dette giver mulighed for hurtigt at oprette en regel, der fanger samme type betaling næste gang.

Når du opretter Bank Workflows på denne forenklede måde, understøttes kun triggertypen "Tekst" og handlingstypen "Send til kassekladden". Hvis du har brug for mere avancerede regler, kan du åbne den fulde Bank Workflows-funktion via linket nederst i vinduet: "Opret et workflow her".

Eksempel: Opsætning til automatisk kundeindbetaling

For at automatisere håndteringen af kundeindbetalinger, når en banktransaktions "Type" er "Kundeindbetaling", skal du opsætte Bank Workflowet til at:

1. Angive en regel, der matcher "Type" = "Kundeindbetaling".

2. Vælge handlingen Send til kassekladden som den næste handling i workflowet. Bank Workflows sikrer, at kundeindbetalinger automatisk sendes til kassekladden, hvor du kan bogføre dem. Hvis Bank Workflowet ikke kan oprette kundeindbetalingen automatisk, skyldes det typisk, at Auto-forslag ikke kan genkende, at transaktionen er en kundeindbetaling, og derfor skal den oprettes og/eller overføres manuelt.