e-copedia hjælpecenter

Introduktion og forudsætninger for opsætning af Rackbeat og e-conomic

Denne artikel beskriver det andet trin i opsætningen af integrationen mellem e-conomic og Rackbeat. Efter den første del af opsætningen i e-conomic er gennemført, skal du træffe beslutninger om indstillinger i Rackbeat, før integrationen er komplet. For at fortsætte skal du sikre dig, at du har oprettet de nødvendige konti i din kontoplan, som Rackbeat skal benytte fremover. Derudover skal du tilføje Rackbeat til din aftale i e-conomic og gennemgå opsætningen af dit nye lagersystem i Rackbeat. Det er en god idé at tage stilling til valg af lagerprincip, så snart din aftale er klar i Rackbeat. Når integrationen er gennemført, anbefales det, at du håndterer dine salg og køb direkte i Rackbeat. Du skal ikke behandle salg og køb i begge systemer, da dine handlinger i Rackbeat automatisk afspejles i e-conomic.

Gennemførelse af de generelle indstillinger i Rackbeat

Start opsætningen ved at logge ind i din Rackbeat aftale. Sørg for at du også er logget ind i den korrekte e-conomic aftale, så synkroniseringen sker mellem de korrekte aftaler. Når du er logget ind i Rackbeat, skal du opsætte nogle indstillinger for at sikre, at din daglige brug af de to systemer er synkroniseret. Følg disse trin for at navigere til indstillingerne:

1. Tryk på dit firmanavn i øverste højre hjørne.

2. Tryk på "Brugerindstillinger".
   ​

3. Tryk på "Integrationer" under "System" i venstre side.
   ​

4. Vælg e-conomic ved at trykke på "Indstillinger" ude til højre for appen. Her kan du se de indstillinger, du skal opsætte efter dit eget behov.
   ​

5. Når du har gennemført opsætningen, skal du trykke på "Gem indstillinger". Det er vigtigt, at du gennemfører hele opsætningen i første omgang. Du må hverken gå ud af siden eller opdatere din side, da dine allerede opsatte indstillinger i Rackbeat ellers ikke gemmes. Når disse indstillinger er på plads i Rackbeat, kan du gå videre til fanen "Leverandørfaktura" i Rackbeat for at opsætte de næste indstillinger.

Konfiguration af kostpris og dokumentlayouts i Rackbeat

Kostprisindstilling for produkter og grupper

Sæt flueben i "Brug faktisk kostpris" for at tage stilling til, om du vil benytte den faktiske kostpris fra Rackbeat frem for den vejledende. Det er vigtigt at sætte flueben her, da du ellers kan opleve variationer mellem kostprisen i Rackbeat og kostprisen i e-conomic.

Layouts for dokumentoverførsel

Under "Layouts" kan du vælge, hvilket layout dine dokumenter tilknyttes, når de sendes til e-conomic. Dette gælder, når du vælger, at dine fakturaer skal sendes over i e-conomic som en kladde. I venstre side kan du se de layouts, du har i Rackbeat, og i højre side kan du se det tilsvarende layout i e-conomic. Dette indebærer, at når du har en faktura med et standard layout i Rackbeat, vil din faktura i e-conomic få det layout, du har udfyldt i højre side.

Opsætning af Daglig Lagerværdi Synkronisering

Aktivering og justering af lagerværdi opdatering

Aktiver indstillingen for "Daglig lagerværdi opdatering" for at synkronisere din lagerværdi. Dette indebærer, at der automatisk overføres en postering til e-conomic for at justere lagerværdien, så værdien i e-conomic er den samme som den, du har i Rackbeat. Systemet gennemgår de ændringer, der er sket i Rackbeat, og overfører justeringer til e-conomic helt automatisk og så ofte, som du ønsker. Justeringen oprettes som en postering i den valgte kassekladde med den valgte varelagerkonto og modkonto. Hvis du ikke bogfører den overførte lagerjustering dagligt, skal du være opmærksom på, at der fortsat overføres posteringer, som justerer differencen mellem værdien i Rackbeat og den bogførte værdi i e-conomic. Der ses altså ikke på de posteringer, der tidligere har været overført, som stadig ligger i din kassekladde. Derfor er det vigtigt, at du kun bogfører den seneste overførte lagerjustering for at undgå større differencer.

Inkludering af negative værdier

Du kan vælge at inkludere negative værdier i din lagerværdi-synkronisering ved at aktivere "Tillad negative værdier i lagerværdi-synkronisering". Dette sikrer, at negative værdier bliver regnet med i den samlede værdi, der overføres fra Rackbeat til e-conomic.

Valg af bogføringsmetode for synkronisering

Når du opsætter integrationen, har du mulighed for at vælge, hvordan lagerværdien skal overføres til e-conomic. Du kan enten vælge at få den overført som en kladde eller som en bogført postering ved at bruge indstillingen "Bogfør automatisk lagerværdi-synkronisering". Husk at du selv skal sørge for at bogføre posteringen, når den lander i din kassekladde i e-conomic, hvis du vælger, at posteringerne skal overføres som kladder.
​

Aktivering af opstartssynkronisering og kontovalg

Opstarts-synkronisering af data

Sæt flueben i "Opstarts-synk", hvis du ønsker, at e-conomic synkroniseres med Rackbeat. Aktivering af opstarts-synkronisering betyder, at data fra e-conomic overføres til Rackbeat, første gang du foretager opsætningen.

Valg af Kassekladde og Varelagerkonti i e-conomic

Du skal her vælge den kassekladde, som lagerværdien skal overføres til. Du kan vælge mellem de kassekladder, der eksisterer i din e-conomic aftale. Det er vigtigt, at du sikrer dig, at det er en kassekladde, som kan håndtere finansbilag.

Vælg den varelager konto fra e-conomic, som du bruger til at bogføre dit varelager. Dette er den konto, der bruges, når justeringen overføres til e-conomic. Anvender du en standardopsætning fra e-conomic, skal du anvende konto 5520 - Varelager.

I modkonto skal du vælge den konto fra e-conomic, som du bruger til dit vareforbrug. Dette vil altså være modkontoen på den justering, som overføres til e-conomic. Benytter du en standard kontoplan fra e-conomic, skal du bruge konto 1330 - Vareforbrug (lagermodul).