e-copedia hjælpecenter

Danløn integration med e-conomic: Introduktion og forudsætninger

Denne guide vejleder i, hvordan du forbinder Danløn med e-conomic for at overføre lønposteringer til e-conomic. Dette gælder for både interne aftaler og almindelige aftaler. For at opsætte Danløn til at overføre lønposteringer til e-conomic, skal du gennemføre tre hovedtrin: oprette forbindelsen til e-conomic, oprette bogføringsgrupper og tilvælge bogføringsgrupper på dine medarbejdere.

Opsætning af Danløn-forbindelsen til e-conomic

Når du aktiverer Danløn integrationen, er det udelukkende muligt at overføre lønposteringer fra aktiveringstidspunktet og fremefter. Det er ikke muligt at overføre posteringer, der gælder perioder, forud for aktiveringstidspunktet.

Før opsætningen skal du sikre dig, at du har oprettet det korrekte regnskabsår i din e-conomic aftale. Hvis du for eksempel behandler januar-lønnen, skal det nye regnskabsår være oprettet. Derudover skal du have oprettet en kassekladde specifikt til Danløn integrationen.

Trin for at oprette Danløn-forbindelsen

Følg nedenstående trin for at opsætte forbindelsen mellem Danløn og e-conomic:

1. I e‑conomic trykker du på fanebladet "Regnskab".

2. Tryk på menupunktet "Løn og adviseringer" og vælg "Danløn".

3. Du vil nu se, at du kommer ind på Danløns hjemmeside, hvor du skal logge ind med dine oplysninger til Danløn.

4. Gå til menuen "Virksomhed" og herunder "Generelt".

5. Vælg "e‑conomic" i feltet "Regnskabsprogram".

6. Indtast dit e‑conomic aftalenummer i feltet "Identifikation".

7. Tryk på "Gem".

Når forbindelsen er gemt, opretter Danløn automatisk en bogføringsgruppe med navnet e‑conomic.

Konfiguration af Bogføringsgrupper i Danløn

Første del af opsætningen af bogføringsgruppen foregår i Danløn:

1. Tryk på fanebladet "Virksomhed" i Danløn.

2. Tryk derefter på menupunktet "Bogføringsgrupper".

Tilknytning af konti til løntyper i Bogføringsgruppen

Danløn opretter automatisk et forslag til bogføringsgruppe, som svarer til standardkontoplanen i e-conomic, da forbindelsen mellem Danløn og e-conomic blev etableret. For at Danløns automatiske forslag er korrekte, skal du have valgt en af standardopsætningerne i e-conomic.

Hvis e-conomic's standardkontoplan anvendes, vil kontiene i bogføringsgruppen i Danløn allerede være udfyldt, og du kan gå videre til næste trin.

I feltet Kontonummer skal du indtaste den specifikke konto i e-conomic, som den pågældende ”Løntype” (lønpostering) skal bogføres på. Hvis du bruger en anden kontoplan end standardopsætningen i e-conomic, skal du rådføre dig med din revisor om, hvilke konti der skal bruges, eller om du eventuelt skal oprette nye konti i e-conomic.

Følg nedenstående trin for at opsætte bogføringsgrupper:

1. Tryk på fanebladet "Virksomhed".

2. Tryk på menupunktet "Bogføringsgrupper".

3. Når forbindelsen mellem Danløn og e‑conomic er oprettet, opretter Danløn automatisk en bogføringsgruppe med navnet e‑conomic. Her kan du se, hvordan de forskellige løntyper bliver koblet til konti i din kontoplan i e‑conomic.

4. Hvis du bruger e‑conomics standardkontoplan, vil kontiene som regel allerede være udfyldt automatisk.

5. Hvis automatisk mapping ikke er sket, skal du i feltet "Kontonummer" for hver løntype vælge den konto, som posteringen skal bogføres på i e‑conomic.

6. Kontrollér, at kontonumrene passer til din kontoplan i e‑conomic. Det er vigtigt, at alle kontonumre findes i kontoplanen.

7. Hvis du har behov for flere bogføringsgrupper, kan du trykke på "Ny bogføringsgruppe" og oprette flere grupper. Du kan anvende samme kontonumre i flere grupper eller forskellige kontonumre pr. gruppe

8. Tryk på "Gem"

Opsæt dimensioner

Hvis du bruger dimensioner eller afdelinger i e-conomic, kan du også opsætte dette i Danløn. Det giver dig mulighed for at få lønposteringer fordelt korrekt i regnskabet, f.eks. på afdelinger eller lokationer.

1. I Danløn går du til "Virksomhed" og vælger "Dimensioner".

2. Opret de dimensioner, du ønsker at bruge.

3. Når dimensionerne er oprettet skal du gå til "Virksomhed" og vælge "Bogføringsgrupper".

4. Vælg "Opdeling pr. Dimension(er)" ud for de relevante kontonumre i kolonnnen "Opdeling".

Danløn fordeler herefter automatisk lønposteringerne på de valgte dimensioner, når de overføres til e-conomic.

Dimensionsnummer og dimensionsnavn i Danløn skal være identiske med dem du har i e-conomic. Hvis der er forskel i navn eller nummer, kan posteringerne ikke overføres korrekt.

Tildeling af Bogføringsgruppen til medarbejdere i Danløn

Efter opsætning af bogføringsgruppen skal du tildele den rette bogføringsgruppe til dine medarbejdere for at sikre overførsel af posteringer til kassekladden i e-conomic. Følg disse trin for manuel tildeling:

Manuel tildeling af bogføringsgruppe

1. Du skal sikre dig, at den korrekte bogføringsgruppe er valgt på hver medarbejder.

2. Tryk på fanen "Medarbejder" i menuen. Derefter menupunktet "Generelt".

3. På hver medarbejder skal du ind og vælge e‑conomic som bogføringsgruppe under "Lønoplysninger".

4. Husk at trykke på knappen "Gem" hver gang, du retter på en ny medarbejder.

5. Du kan også opdatere flere medarbejdere samtidig via Masseopdatering.

Indstilling af standard bogføringsgruppe for nye medarbejdere

Du kan indstille en standard bogføringsgruppe for nye medarbejdere, du opretter i Danløn. Vælg e-conomic i fanen "Virksomhed" i menuen under menupunktet "Standardværdier". Dette sikrer, at fremtidige medarbejdere automatisk bliver tilknyttet bogføringsgruppen "e-conomic".

Godkend adgang til e‑conomic

Før du kan overføre lønposteringer fra Danløn til e‑conomic, skal du godkende forbindelsen mellem de to systemer.

1. I Danløn skal du gå til "Løn" og her vælge "Lønafregning" hvor du trykker på "Overfør til regnskab".

2. Tryk på "Godkend Danløn adgang i e‑conomic".

3. Du bliver nu sendt videre til e‑conomic i et nyt vindue eller faneblad.

4. Kontrollér, at det viste aftalenummer er korrekt.

5. Tryk på "Tilføj app" for at godkende forbindelsen mellem Danløn og e‑conomic.

6. Når forbindelsen er godkendt, bliver du automatisk sendt tilbage til Danløn.

7. Vælg herefter den kassekladde i e‑conomic, som lønposteringerne skal overføres til.

Nu er integrationen klar til at overføre lønposteringer til e‑conomic.

Overfør lønposteringer fra Danløn til e‑conomic

Når lønafregningen er bogført, kan du overføre posteringerne til e‑conomic.

1. Gå til "Løn" og tryk på "Lønafregning". Nu vil den senest bogførte lønafregning komme frem.

2. Åbn den lønafregning, du vil overføre.

3. Tryk på ”Overfør til regnskab” i menuen til venstre.

4. Nu skal du vælge den kassekladde, du ønsker at overføre lønposteringerne til.

5. Tryk på ”Overfør lønposteringer”.

Lønposteringerne bliver nu overført til din kassekladde i e‑conomic.