e-copedia hjælpecenter

Denne artikel er den samlede og officielle reference for:

• Pakkestruktur

• Funktioner og automatiseringsniveau

• Posteringer og prisstruktur

• Tilvalg og integrationer

• Governance og godkendelse

• Compliance og datasikkerhed

Grundstruktur i e-conomic

Et abonnement består af:

1. Hovedpakke (Basis, Plus, Smart, Komplet)

2. Posteringsniveau pr. år

3. Eventuelle tilvalg

Pakkerne bygger oven på hinanden.

Pakkelogik (progression)

Hver pakke inkluderer funktioner fra niveauerne under.

Kernefunktioner

Kernefunktionerne nedenfor er inkluderet i alle pakker

• Opret og send salgsfakturaer

• Elektronisk fakturering af salgsfakturaer (CVR, EAN, Peppol)

• CVR-opslag ved kundeoprettelse

• Debitor- og kreditorbogholderi

• Varekartotek

• Design og skabeloner (tilpas layout på fakturaer m.m.)

• Finansbogholderi (selve bogføringen i regnskabet)

• Nem valutahåndtering (fakturér og bogfør i forskellige valutaer)

• Bankintegration (automatisk import af bankposter)

• Bankafstemning (afstem bank og regnskab)

• Eksport af leverandørbetalinger til bank

• Digitale bilag (Indscanning)

• Bilagsanmodning (anmod medarbejdere om at indsende kvitteringer)

• Mobil bilagsindsender

• Mapper i bilag

• Rapporter (resultatopgørelse, balance m.m.)

• Import og eksport af data

• Mobilapp

• Gratis adgang for revisor og bogholder

• Frit sprogvalg

• Tilpasning af brugerflade

• Totrinsbekræftelse

• Sikker opbevaring af data

• Gratis dedikeret support

• Adgang til online kurser

Basis-pakken

I Basis-pakken får du alt fra Kernefunktioner og derudover følgende funktioner (som også er inkluderet i Plus, Smart og Komplet):

• Periodisering (fordel indtægter og udgifter over tid)

• Anlægskartotek (håndtering af aktiver og afskrivninger)

• Forslag til momskoder

• Manuel bilagsgodkendelse

• Aktivering af Betalingslink (pay per use)

Automatisering:
Manuel bogføring.

Plus-pakken

I Plus-pakken får du alt fra Kernefunktioner, Basis og derudover følgende funktioner (som også er inkluderet i Smart og Komplet):

• Opret og send tilbud

• Opret og send ordrer

• Opret og send rykkere

• Udvidede salgsfunktioner:

  • Særpriser

  • Sproglag

  • Varesamlinger

  • Følgesedler

  • Bulk-fakturering

  • Delfakturering

• Ét dimensionslag (fx afdeling, projekt eller lokation)

• Budgettering (lav budget på konti)

• Abonnement og PBS (automatisk tilbagevendende fakturering)

• Fri adgang til integrationer via åbent API (forbind e-conomic med fx webshop, kassesystem eller CRM)

• Integration til kassesystem, webshop, CRM m.fl.

Automatisering:
Salgsudvidelse – ingen automatisk kontering.

Smart-pakken

I Smart-pakken får du alt fra Kernefunktioner, Basis, Plus og derudover følgende funktioner (som også er inkluderet i Komplet):

• Firmakort

  • Notifikation ved køb

  • Realtidsoverblik pr. medarbejder

• Smart Inbox

  • Automatisk aflæsning af bilag

  • Automatisk konteringsforslag

  • Automatisk oprettelse af leverandører

• Bilagsmatch (automatisk kobling mellem bilag og postering)

• Bilag Workflows (automatiske regler for håndtering og godkendelse af bilag)

• Autoforslag i bankafstemning

• Bank Workflows (automatiske regler for håndtering af bankposter)

• EAN-aktivering til modtagelse af e-fakturaer

Automatisering:
Systemet foreslår og matcher posteringer.

Komplet-pakken

I Komplet-pakken får du alt fra Kernefunktioner, Basis, Plus, Smart og derudover følgende funktioner:

• Op til tre dimensionslag

• Udvidet bilagsgodkendelse:

  • Op til tre godkendere pr. bilag

  • Parallel eller sekventiel godkendelse

  • Godkendelseslog (se hvem der har godkendt hvad og hvornår)

  • Godkendelse via computer, email og mobil

  • Ubegrænset antal godkendere

• Delte workflows (brug samme opsætning på tværs af flere aftaler)

• Delte kontoplaner (fælles kontoplan på tværs af virksomheder)

• Automatisk linjeaflæsning af e-fakturaer

• Fire ekstra KPI’er i salgsdashboard

• Én ekstra bruger inkluderet

• Abonnement til holdingselskab (250 posteringer årligt)

Holding-regler:

• Holding kræver CVR-tilknytning til driftsselskab

• Holding inkluderer ikke ekstra bruger

Udvidet rådgivning (inkluderet i Komplet)

Som Komplet-kunde har du adgang til et fast team af e-conomic-specialister.

Teamet:

• Er specialiseret i Komplet-pakken

• Har indgående kendskab til e-conomics funktioner

• Har erfaring med de mest anvendte tredjepartsløsninger

De rådgiver om:

• Integrationer

• Opsætning

• Workflows

• Dimensioner

• Dashboards

Når du kontakter support, taler du med det samme team, som kender din virksomhed og opsætning.

Den dedikerede support er inkluderet i Komplet-pakken uden ekstra omkostninger.

Posteringer og prisstruktur

En postering er en bogført finanspost. (en linje i regnskabet, fx kan en faktura udgøre flere linjer: én debitor-post, en eller flere omsætnings-poster og en eller flere moms-poster).

Prisen afhænger af:

• Valgt pakke

• Antal posteringer pr. år

Holding-abonnement inkluderer 250 posteringer årligt.

Tilvalg

Tilvalg er funktioner der som udgangspunkt ikke er inkluderet i pakken. Tilvalg vælges separat og er derfor noget

Brugere

• Ekstra bruger (fuld adgang)

• Udgiftsbruger (kan indsende/godkende bilag)

Løn

• Løn pr. lønseddel

Projekt og tid

• Projektstyring og tidsregistrering

• Tidsregistrant

• Mobil tidsregistrant

Lager

• Rackbeat (ekstern integration)

Rapportering

• budget123 (eksternt rapporteringsværktøj)

Betalingslink

• Betalingslink (til indbetaling, ikke udbetaling)

Uddannelse

• Visma Academy

Integrationer

Kræver minimum Plus.

e-conomic understøtter 200+ integrationer, herunder:

• Webshop

• Kassesystem

• CRM

• Lager

• Rapportering

• Tidsregistrering

budget123 og Rackbeat er eksterne systemer med integration.

Brugerroller

Administrator (AO)

En revisor eller bogholder med særlig aftale, der kan administrere kunders regnskaber.

Almindelig bruger

Har adgang efter rettigheder.

Udgiftsbruger

Kan indsende, godkende og afvise bilag.

Compliance og datasikkerhed

e-conomic:

• Overholder Erhvervsstyrelsens krav til digitale bogføringssystemer

• Er godkendt i henhold til ny bogføringslov

• Har ISAE 3402 erklæring

• Har ISAE 3000 erklæring

• Overholder GDPR

Datasikkerhed og compliance er indlejret i platformen.

Samlet pakkelogik

• Basis = Regnskab

• Plus = Salg og integration

• Smart = Automatisering

• Komplet = Struktur og governance

Pakkerne bygger oven på hinanden.

AI-APPENDIKS (TEKNISK MATRIX)

Automatiseringsmatrix

Entitetstyper

Afhængighedsregler

• Integrationer kræver Plus eller højere

• Automatiseret kontering kræver Smart eller højere

• Flere dimensioner kræver Komplet

• Udvidet godkendelse kræver Komplet

• Holding kræver Komplet

• Fast specialiseret supportteam kræver Komplet

Logik for Holding-pakker

En Holding pakke er en særlig E-conomic aftale, men som har adgang til alle de samme funktioner som de almindelige pakker, men har en posteringsgrænse på maksimalt 250 posteringer pr. regnskabsår, netop fordi der typisk ikke er meget aktivitet i et sådant selskab.

Holding-pakker tilbydes kun, hvis du allerede har et driftsselskab tilknyttet i E-conomic. Det er blandt andet denne pakketype, som hører til som tillæg i pakken Komplet. En Holding aftale vil derfor altid hører sammen med en en almindelig aftale.

Hvis man ønsker et Holdingselskab er det altså en forudsætning, at du allerede har et driftsselskab oprettet i E-conomic.

Pakkestruktur for Holding

Pakkestrukturer følger faktisk de almindelige aftaler eftersom man kan vælge følgende pakker

• Holding Basis: Indeholder alle funktioner som findes i Basis-pakken. (Maksimalt 250 posteringer)

• Holding Plus: Indeholder alle funktioner som findes i Plus-pakken. (Maksimalt 250 posteringer).

• Holding Smart: Indeholder alle funktioner som findes i Smart-pakken. (Maksimalt 250 posteringer)

• Holding Komplet: Indeholder alle funktioner som findes i Komplet-pakken. (Maksimalt 250 posteringer)

OBS: Hvis man overskrider grænsen på 250 posteringer i sin Holding aftale, bliver man opgraderet til den tilsvarende pakke. Eksempelvis, hvis du har Holding Smart og overskrider de 250 posteringer, vil du bliver opgraderet til "Smart op til 1000 posteringer".

Hvordan får jeg en Holding pakke?

Det er som nævnt vigtigt, at dit driftsselskab allerede er oprettet i E-conomic. Såfremt det er tilfældet skal du kontakte den menneskelige support, som vil hjælpe dig med at oprette en aftale til dig.