e-copedia hjælpecenter

Kontekst og krav for e-fakturering til danske kommuner i e-conomic

Mange danske kommuner ønsker i dag at modtage fakturaer via EAN, hvilket nemt kan opsættes i e-conomic.

Før du går videre med opsætningen i denne guide, er det vigtigt, at du har gennemført den grundlæggende EAN opsætning, hvis du er ny til elektronisk fakturering.

Danske kommuner modtager e-fakturaer ligesom andre virksomheder, men de kræver ofte yderligere specifikke informationer tilføjet til fakturaen.

De to mest almindelige informationer, kommunerne anmoder om, er enten et ID på kontaktpersonen eller et specifikt referencenummer (f.eks. Rekvisitionsnummer, Afdelingsnummer eller Projektnummer).

Reglerne for modtagelse af fakturaer svinger afhængig af den enkelte kommune, og derfor er der ikke et standard layout for e-fakturaer til kommuner. Det er vigtigt at vide specifikt, hvilken information kommunen ønsker, og hvor den skal placeres på e-fakturaen, for at sikre korrekt opsætning.

Opsætning af ID på kontaktperson til e-faktura i e-conomic

Følg denne procedure for at opsætte det ID på kontaktpersonen, som kommunen har anmodet om:

1. Gå til fanen "Salg" i e-conomic.

2. Tryk på "Kunder" i menuen til venstre under "Kunder".

3. Find den relevante kommune i kundekartoteket.

4. Tryk på ikonet "Flere" efterfulgt af "Kontaktpersoner".

5. Vælg enten at trykke på "Ny kontaktperson" eller at redigere en eksisterende kontaktperson ved at trykke på blyantsikonet "Rediger".

6. Indtast det ønskede ID i feltet "ID (e-faktura)". Dette felt bruges til at tilføje et ID til en kontaktperson til brug ved e-fakturering.

7. Afslut opsætningen af kontaktpersonens ID ved at trykke "Gem".

Indtastning af PO-nummer (Purchase Order) og øvrige referencer via feltet "Øvrig reference"

PO-numre (Purchase Order) eller andre ønskede referencenumre fra kommunen skal indtastes i feltet "Øvrig reference" på selve fakturakladen i e-conomic. Dette sikrer, at referencen inkluderes i e-fakturaen.

Feltet "Øvrig reference" er ikke tilgængeligt på kundekortet og skal derfor tilføjes manuelt, hver gang du opretter en faktura til den pågældende kunde/kommune.

Indtastningen i feltet "Øvrig reference" sikrer, at PO-nummeret mapper korrekt til OIOUBL-standarden, specifikt til feltet Invoice/cac:OrderReference/cbc:ID. Feltet "Øvrig reference" fungerer som et generisk felt i e-conomic, der er teknisk mappet til PO-nummer-feltet i den bagvedliggende tekniske standard for at garantere, at modtagerens system kan aflæse PO-nummeret korrekt.

Procedure for indtastning af referencenummeret:

1. Gå til fanen "Salg" i e-conomic.

2. Tryk på "Fakturaer" under "Fakturering" i menuen til venstre.

3. Tryk på knappen "Ny faktura".

4. Tryk på feltet "Noter og referencer".

5. Skriv kundens ønskede oplysninger (f.eks. Rekvisitionsnummer eller PO-nummer) i feltet "Øvrig reference".

6. Afslut indtastningen ved at trykke "OK".