e-copedia

Vi har bygget et nyt og forbedret e-copedia til dig. Vi håber du vil nyde din support rejse.
Du er altid velkommen til at sende os feedback via “Feedback” knappen i højre side.
Læs mere om det nye e-copedia

Aflæsning og oprettelse af ny postering i Smart Inbox

Viden Om
I denne artikel vil du lære mere om hvordan Smart Inbox kan bruge information fra dine indscannede dokumenter eller fra EAN-fakturaer, du modtager, til at hjælpe dig med at kontere.

 På denne side kan du læse mere om, hvordan Smart Inbox kan bruge disse informationer i din bogføring, samt hvordan den aflæser dine bilag.

Din leverandør skal være oprettet i e-conomic, og leverandørens CVR-nummer skal være tastet korrekt, ellers kan Smart Inbox ikke finde frem til, hvilken leverandør du har fået en faktura fra.

Vær opmærksom på!
Smart Inbox aflæser kun dokumenter du tilføjer efter, du har tilvalgt tillægsmodulet. Med andre ord, bliver ubehandlede bilag, der er indlæst før, du tilvalgte Smart Inbox, ikke aflæst.

  • Denne funktion kræver tillægsmodulet Smart Inbox.

Tips til Smart Inbox

Posteringer der overføres fra Smart Inbox indeholder ikke en bogføringstekst, men du kan opsætte en automatisk tekst i din leverandørs indstillinger. På den måde fyldes bogføringsteksten på dine posteringer automatisk ud.

  • Du kan opsætte en automatisk modkonto på din leverandørs indstillinger, som automatisk bliver udfyldt på dine posteringer.
Tip:
Høj billedkvalitet = God aflæsning. Det er vigtigt, at dine bilag indlæses i en høj opløsning, så Smart Inbox har de bedste forudsætninger for at aflæse dem. Hvis Smart Inbox ikke kan læse, hvad der står på dine bilag, vil den ikke give dig forslag til kontering.

OCR-læsning

Smart Inbox har et Optical Character Recognition-system - også kaldet OCR. Det vil sige, at systemet automatisk forsøger at læse, hvad der står på dine indscannede dokumenter. På den måde kan Smart Inbox automatisk udfylde informationerne på dine posteringer - alt du skal gøre er at indtaste en modkonto, og så er dine posteringer klar til at blive overført til en kassekladde, og derefter kan de bogføres.

OCR er en optisk teknologi, hvilket vil sige, at Smart Inbox “kigger” på dine dokumenter og prøver at regne ud hvilke bogstaver eller tal, der står på det. Derfor kan det også ske, at systemet tager fejl eller ikke kan gætte, hvad der står. I så tilfælde kan du altid selv rette informationen, som Smart Inbox har angivet på din postering og skrive de korrekte oplysninger.

EAN-faktura

En EAN/GLN-faktura er digital. Det vil sige, at alt der står på den, kan aflæses af Smart Inbox ganske automatisk. Her er der, i modsætning til bilag aflæst af OCR-funktionen i Smart Inbox, ingen tvivl om, hvad der står på de fakturaer, du modtager. Det står simpelthen sort på hvidt i filen, vi modtager fra NemHandel, der driver EAN-systemet. Derfor kan Smart Inbox automatisk udfylde informationerne på dine posteringer - så behøver du kun at indtaste en modkonto, og så er dine posteringer klar til at blive overført til en kassekladde, og derefter kan de bogføres.

Overfør til kassekladde

Når dine bilag er udfyldt med alle informationer, bliver de markeret med "Klar til udførelse" og får en grøn prik i bilagsoversigten. Udover det kan du i menupunktet "Klar til udførelse" i venstre side af Smart Inbox se et samlet overblik over alle dine bilag, der er klar.

Herefter har du to muligheder for at overføre til en kassekladde:

  • Overfør bilag enkeltvis: Du kan gå ind på det enkelte bilag og trykke på den blå knap "Opret ny postering".
  • Overfør flere bilag på én gang: Markér bilagene i bilagsoversigten og tryk på "Færdiggør bilag" i toppen.

Herefter kan du gå til din kassekladde. I nedenstående eksempel (med udgangspunkt i automatisk tekst samt automatisk modkonto i leverandørens indstillinger), kan du se, hvilke felter der bliver udfyldt af Smart Inbox.

Bliv e-conomic Insider

Tilmeld mig e-conomic Insider-mail og nyhedsmails, der indeholder tips og tricks, invitationer til events, samt markedsføring om vores regnskabssystem og relateret software fra vores app-partnere.

Jeg kan til enhver tid afmelde mig og trække mit samtykke tilbage.

Illustration, mand med computer
E-post indeni talebobbel

Tak for din tilmelding, vi har sendt dig en bekræftelsesmail.

Tjek din indbakke (eller spam-mappe) med det samme.