Aflæsning og oprettelse af ny postering i Smart Inbox

Posteringer der overføres fra Smart Inbox indeholder ikke en bogføringstekst, men du kan opsætte en automatisk tekst i din leverandørs indstillinger. På den måde fyldes bogføringsteksten på dine posteringer automatisk ud.

• Du kan opsætte en automatisk modkonto under din leverandørs indstillinger under "Leverandører" i fangen Regnskab, som automatisk bliver udfyldt på dine posteringer.

Når du uploader et nyt bilag til din Inbox, skal du lægge mærke til ikonet der vises i højre side af bilaget. 

Smart Inbox har et Optical Character Recognition-system - også kaldet OCR. Det vil sige, at systemet automatisk forsøger at læse, hvad der står på dine indscannede dokumenter. På den måde kan Smart Inbox automatisk udfylde informationerne på dine posteringer - alt du skal gøre er at indtaste en modkonto, og så er dine posteringer klar til at blive overført til en kassekladde, og derefter kan de bogføres.

OCR er en optisk teknologi, hvilket vil sige, at Smart Inbox “kigger” på dine dokumenter og prøver at regne ud hvilke bogstaver eller tal, der står på det. Derfor kan det også ske, at systemet tager fejl eller ikke kan gætte, hvad der står. I så tilfælde kan du altid selv rette informationen, som Smart Inbox har angivet på din postering og skrive de korrekte oplysninger.

En e-faktura er digital. Det vil sige, at alt der står på den, kan aflæses af Smart Inbox ganske automatisk. Her er der, i modsætning til bilag aflæst af OCR-funktionen i Smart Inbox, ingen tvivl om, hvad der står på de fakturaer, du modtager. Det står simpelthen sort på hvidt i filen, vi modtager fra NemHandel, der driver EAN-systemet. Derfor kan Smart Inbox automatisk udfylde informationerne på dine posteringer - så behøver du kun at indtaste en modkonto, og så er dine posteringer klar til at blive overført til en kassekladde, og derefter kan de bogføres.

Når dine bilag er udfyldt med alle informationer, bliver de markeret med "Klar til udførelse" og får en grøn prik i bilagsoversigten. Udover det kan du i menupunktet "Klar til udførelse" i venstre side af Smart Inbox se et samlet overblik over alle dine bilag, der er klar.

Herefter har du to muligheder for at overføre til en kassekladde:

1. Overfør bilag enkeltvis: Du kan gå ind på det enkelte bilag og trykke på den blå knap "Opret ny postering" hvorefter du kan vælge typen Finansbilag eller Leverandørfaktura.
    
2. Overfør flere bilag på én gang: Markér bilagene i bilagsoversigten og tryk på "Færdiggør bilag" i toppen.

Herefter kan du gå til din kassekladde. I nedenstående eksempel (med udgangspunkt i automatisk tekst samt automatisk modkonto i leverandørens indstillinger), kan du se, hvilke felter der bliver udfyldt af Smart Inbox.