e-copedia hjælpecenter

Håndtering af betalinger i fremmed valuta via Kassekladden

Denne guide beskriver, hvordan du håndterer udenlandske betalinger, hvor banken har vekslet beløbet, og kursen derfor skal tilpasses i kassekladden. Fremgangsmåden sikrer korrekt bogføring af udenlandske kundeindbetalinger eller leverandørbetalinger, som er modtaget i danske kroner (DKK), ved at overføre posteringen fra Bankafstemningen og bogføre den korrekt i valuta.

Det er afgørende, at du ikke udligner fakturaen direkte i Bankafstemningen. Udligning i Bankafstemningen er låst til den valuta, der er valgt på bankkontoen (f.eks. DKK), og dette vil medføre fejl i valutahåndteringen. Når der er en valutaforskel, opnår du en korrekt postering ved at foretage udligningen i Kassekladden.

Arbejdsgangen er den samme, uanset om du håndterer en kundeindbetaling eller en leverandørbetaling. Du skal blot vælge den relevante posteringstype i Kassekladden.

Trin 1: Beregn og notér valutakursen for bankafstemningen

Inden du overfører posteringen fra Bankafstemningen, skal du notere den valutakurs, som banken har brugt til at veksle det udenlandske beløb til DKK. Denne valutakurs skal du bruge senere, når du bogfører posteringen i Kassekladden.

Brug følgende formel til at udregne valutakursen: (DKK-beløb ÷ udenlandsk beløb) × 100 = kursen

Eksempelvis, hvis du har betalt 294,63 DKK for en faktura på 39,15 EUR, er regnestykket: (294,63 ÷ 39,15) × 100 = 752,567049.

Den beregnede kurs, 752,567049, matcher valutakursformatet i e-conomic, som består af tre cifre, komma og seks decimaler.

Trin 2: Overfør posteringen fra Bankafstemningen til Kassekladden

Overfør posteringen, som skal bogføres i fremmed valuta, fra Bankafstemningen til Kassekladden.

1. Gå til menuen Regnskab og vælg Bankafstemning.

2. Markér den relevante postering i højre side, som viser bankens bevægelser.

3. Tryk på knappen Overfør.

4. Vælg den Kassekladde, som posteringen skal sendes til.

5. Under feltet Type skal du vælge enten Kundeindbetaling eller Lev.betaling, afhængigt af posteringstypen.

6. Udfyld feltet Konto/Kunde/Leverandør med det tilsvarende kunde- eller leverandørnummer.

7. Afslut overførslen ved at trykke Overfør til kassekladde.

Trin 3: Udlign posteringen med den korrekte faktura i Kassekladden

Når posteringen er overført til Kassekladden, skal du udligne den med den tilhørende faktura i fremmed valuta.

1. Gå til den Kassekladde, du valgte i Trin 2.

2. Find den overførte postering i Kassekladden og tryk på blyanten for at redigere og åbne den.

3. Slet det DKK-beløb, som systemet har forudfyldt i posteringen.

4. Tryk på Udlign posteringer ved feltet Fakturanr.

5. Vælg den korrekte valuta i udligningsvinduet, find den relevante faktura, og tryk på Udlign med fuldt beløb.

6. Tryk Udlign valgte for at overføre fakturaoplysningerne til posteringen i Kassekladden.

Trin 4: Ret valutakursen og bogfør betalingen i Kassekladden

Efter udligning skal du sikre, at valutakursen i posteringen er korrekt, før du bogfører.

1. Kontrollér, at den angivne valuta i posteringen stemmer overens med fakturaens valuta.

2. Ret kursen i Kassekladden til den præcise kurs, du noterede i Trin 1 (den kurs banken brugte).

3. Tryk på Gem.

4. Bogfør posteringen, når den er færdigredigeret.

Bemærk, at posteringen stadig vises i den fremmede valuta i Kassekladden. Du kan derfor ikke se det konverterede DKK-beløb direkte her.

For at kontrollere, at kursen er korrekt indtastet, skal du bruge Bankafstemningen. Hvis posteringen stemmer overens med det korresponderende DKK-beløb fra Bankafstemningen, er kursen korrekt. Den bogførte kundeindbetaling eller leverandørbetaling er nu i korrekt valuta, matcher fakturaen, og fremgår som afstemt i Bankafstemningens venstre og højre side.