e-copedia hjælpecenter

Få hurtigt overblik over din faktura

En faktura fra e‑conomic kan godt se lidt kompleks ud ved første øjekast. Det skyldes ofte, at én og samme faktura både samler op på fortiden og gør klar til fremtiden.

Når du kigger på linjerne, vil de typisk falde i disse kategorier:

• Bagudrettet regulering: Har du brugt flere posteringer i forrige kvartal end din pakke dækkede, bliver det rettet til her.
  ​

• Forudbetaling af pakke og moduler: Du betaler som udgangspunkt for din grundpakke og dine tillægsmoduler forud for et helt kvartal ad gangen (ofte angivet som 3,00 mdr.).
  ​

• Skæve perioder for brugere: Tilføjer du en bruger midt i et kvartal, vil fakturaen dække den skæve periode fra oprettelsen + det nye kvartal (fx 3,94 mdr.).
  ​

• Total vs. Saldo: 'Total DKK' er regningen for netop denne faktura. 'Saldo pr. dags dato' er dit samlede mellemværende med os lige nu. Saldoen kan derfor være både højere end fakturaen – fx hvis der er ubetalte fakturaer fra tidligere – og lavere, hvis du har penge til gode (en kredit).

De mest almindelige grunde til, at din faktura ændrer sig

Hvis din regning ikke ligner den forrige, er der som regel en helt naturlig (og automatisk) forklaring. Her er de typiske årsager:

1. Du har ramt et nyt posteringsniveau
Din pris afhænger af din grundpakke og hvor mange bilag/posteringer, du bogfører. Hvis du overstiger grænsen i dit nuværende niveau, opgraderes du automatisk, så du undgår at systemet låser.
​
​Bemærk: Nedgradering sker ikke automatisk. Vil du skifte pakke skal du selv gøre dette under "Abonnement", hvis dit behov falder igen. Falder dit posteringsbehov på trods af at du ønsker at forblive i samme pakke skal du kontakte vores support så vi kan hjælpe dig med at undersøge hvilket posteringsniveau der er det helt rette for dig.

2. Du har tilføjet eller fjernet brugere
Hver ekstra bruger har sin egen linje på fakturaen. Opretter du en bruger midt i en periode, vil du opleve, at antallet af måneder ser "skævt" ud, fordi vi fakturerer fra den dag, brugeren blev oprettet.

3. Du har tilføjet et tillægsmodul
Nogle moduler koster et fast beløb, mens andre afregnes efter dit faktiske forbrug. Det kan få totalen til at svinge fra faktura til faktura.

Sådan læser du brugerlinjerne og kolonnen Rabat

Har du flere brugere, får hver bruger sin egen linje på fakturaen. Du vil ofte se forskellige beløb fra linje til linje – det er helt normalt. Prisen afhænger nemlig af brugertypen: nogle brugertyper koster mindre end en fuld bruger, og enkelte er helt gratis (0,00 kr.).

Har din aftale en rabat, vises den i kolonnen 'Rabat' som en procent pr. linje. Står der fx 50 %, betaler du halv pris på den linje, og står der 100 %, bliver linjen til 0,00 kr. Kolonnen 'Rabat' vises kun, hvis der er en rabat på fakturaen – ellers er den der slet ikke.

Hvad tæller som posteringer?

Da dit posteringsniveau påvirker prisen, er det rart at vide, præcis hvordan vi tæller dem:

• Hvad er en postering?
  En postering tæller, hver gang du debiterer eller krediterer en konto.
  ​

• Hvor mange bruger et bilag?
  Et helt almindeligt bilag bruger typisk 3 posteringer (fx én på selve kontoen, én på momsen og én på banken).
  ​

• Tæller kassekladder med?
  Nej, det er kun de bilag, der er bogført, som tæller med i dit abonnementsniveau.
  ​

• Hvilket år tæller de i?
  Posteringer tælles i det regnskabsår, de hører til. Bogfører du et bilag tilbage i tid, tæller posteringerne altså med i dét gamle år.

Sådan tjekker du det selv i e‑conomic

Du kan ofte selv dykke ned i dit forbrug og finde dine fakturaer direkte i e-conomic.

Bemærk: Kan du ikke finde menupunktet 'Abonnementsstatus'? Så spring det her afsnit over og læs afsnittet lige herunder om, hvem der har adgang.

Se din pakke, moduler og brugere:

• Klik på det orange tandhjul øverst til højre.

• Vælg Alle indstillinger > Abonnement > Abonnementsstatus.

• Her kan du se din præcise pakke, dit niveau og aktive moduler.

Tjek dit antal posteringer:

• Klik på det orange tandhjul.

• Vælg Alle indstillinger > Regnskab > Regnskabsår.

• I kolonnen Antal posteringer kan du se dit præcise forbrug pr. år.

Find tidligere fakturaer:

• Klik på det orange tandhjul.

• Vælg Alle indstillinger > Abonnement > Abonnementsstatus.

• Klik på Se betalingshistorik og tryk på forstørrelsesglasset for at åbne en faktura som PDF.

Hvem har adgang til Abonnementsstatus?

Det kan være utroligt frustrerende at lede efter en knap, der ikke er der. Hvis du ikke kan se menupunktet Abonnementsstatus, afhænger det af, hvem der står som betaler af fakturaen, og hvilken brugertype du har.

I e‑conomic skelner vi mellem tre overordnede typer:

• Superbruger: Den person i din virksomhed, der har flest rettigheder.

• Administrator: En ekstern revisor eller bogholder, som er tilknyttet din aftale.

• Normal bruger: En ekstra brugeradgang der er tilføjet til aftalen. Adgangen styres af superbruger og administrator og denne brugertype har som udgangspunkt ingen ejerskabsrettigheder.

Tommelfingerreglen er: Den, der ejer aftalen modtager regningen, og har derfor adgangen.

• Betaler din revisor/bogholder fakturaen for jer?
  Hvis din aftale afregnes gennem din eksterne revisor (Administrator), er det kun dem, der har adgang til abonnementsoplysningerne. Selvom du er 'Superbruger' i din egen virksomhed, vil menuen være skjult for dig. Du skal derfor kontakte din revisor/bogholder, hvis du har spørgsmål til regningen eller vil ændre din pakke.
  ​

• Betaler din virksomhed selv fakturaen?
  Hvis fakturaen sendes direkte til jer, vil jeres 'Superbruger' have fuld adgang til abonnementssiden. Hvis I har en ekstern Administrator (revisor) tilknyttet, vil de også fortsat kunne se siden, men ejerskabet forbliver superbrugerens.

Sådan betaler du fakturaen: manuelt eller automatisk

Nederst på fakturaen kan du se, hvordan betalingen håndteres.

Betaler du selv: Der står en FI-indbetalingskode, som du kan bruge til at betale via din netbank.

Automatisk betaling: Er du tilmeldt Leverandørservice, står der i stedet, at beløbet trækkes automatisk på din konto på en bestemt dato – så skal du ikke gøre noget selv.

Vil du tilmelde dig automatisk betaling, ændre hvilken mail fakturaen sendes til, eller er en betaling gået galt (fx hvis du har modtaget en rykker), så læs Se fakturaer fra e-conomic og betalingshistorik for e-conomic-abonnement.

Er din aftale blevet spærret efter manglende betaling? Dette vil ske fordi du har modtaget tre ubetalte rykkere. Når du betaler din udestående faktura bliver din aftale genåbnet så snart vi har registreret din betaling. Dette sker inden for tre arbejdsdage.

Hvornår bør du kontakte os?

Hvis tallene stadig driller, sidder vi klar til at hjælpe. Det går hurtigst, hvis du har dette klar, når du kontakter os:

• Fakturanummeret det drejer sig om

• Hvilken specifik linje, du undrer dig over

• Gerne et skærmbillede fra din Abonnementsstatus

Næste skridt: Start med at åbne din Abonnementsstatus i systemet og sammenlign dine aktive brugere og moduler med regningen. Det giver oftest svaret på, hvorfor fakturaen ser ud, som den gør.