e-copedia hjælpecenter

Få hurtigt overblik over din faktura

En faktura fra e-conomic kan godt se lidt kompleks ud ved første øjekast. Det skyldes ofte, at én og samme faktura både samler op på fortiden og gør klar til fremtiden.

Når du kigger på linjerne, vil de typisk falde i disse kategorier:

• Bagudrettet regulering: Har du brugt flere posteringer i forrige kvartal end din pakke dækkede, bliver det rettet til her.
• Forudbetaling af pakke og moduler: Du betaler som udgangspunkt for din grundpakke og dine tillægsmoduler forud for et helt kvartal ad gangen (ofte angivet som 3,00 mdr.).
• Skæve perioder for brugere: Tilføjer du en bruger midt i et kvartal, vil fakturaen dække den skæve periode fra oprettelsen + det nye kvartal (fx 3,94 mdr.).
• Total vs. Saldo: 'Total DKK' er regningen for denne faktura. 'Saldo pr. dags dato' er dit samlede overblik hos os, som tager højde for, om du evt. har penge til gode fra tidligere.

De mest almindelige grunde til, at din faktura ændrer sig

Hvis din regning ikke ligner den forrige, er der som regel en helt naturlig (og automatisk) forklaring. Her er de typiske årsager:

1. Du har ramt et nyt posteringsniveau
Din pris afhænger af din grundpakke og hvor mange bilag/posteringer, du bogfører. Hvis du overstiger grænsen i dit nuværende niveau, opgraderes du automatisk, så du undgår at systemet låser.

Bemærk: Nedgradering sker ikke automatisk – det skal du selv gøre, hvis dit behov falder igen.

2. Du har tilføjet eller fjernet brugere
Hver ekstra bruger har sin egen linje på fakturaen. Opretter du en bruger midt i en periode, vil du opleve, at antallet af måneder ser "skævt" ud, fordi vi fakturerer fra den dag, brugeren blev oprettet.

3. Du har tilføjet et tillægsmodul
Nogle moduler koster et fast beløb, mens andre afregnes efter dit faktiske forbrug. Det kan få totalen til at svinge fra faktura til faktura.

Hvad tæller som posteringer?

Da dit posteringsniveau påvirker prisen, er det rart at vide, præcis hvordan vi tæller dem:

• Hvad er en postering? En postering tæller, hver gang du debiterer eller krediterer et beløb.
• Hvor mange bruger et bilag? Et helt almindeligt bilag bruger typisk 3 posteringer (fx én på selve kontoen, én på momsen og én på banken).
• Tæller kassekladder med? Nej, det er kun de bilag, der er bogført, som tæller med i dit abonnementsniveau.
• Hvilket år tæller de i? Posteringer tælles i det regnskabsår, de høraer til. Bogfører du et bilag tilbage i tid, tæller posteringerne altså med i dét gamle år.

Sådan tjekker du det selv i e-conomic

Du kan ofte selv dykke ned i dit forbrug og finde dine fakturaer direkte i e-conomic. (Bemærk: Kan du ikke finde menupunktet 'Abonnementsstatus'? Så spring det her afsnit over og læs afsnittet lige herunder om, hvem der har adgang).

Se din pakke, moduler og brugere:

• Klik på det orange tandhjul øverst til højre.
• Vælg Alle indstillinger > Abonnement > Abonnementsstatus.
• Her kan du se din præcise pakke, dit niveau og aktive moduler.

Tjek dit antal posteringer:

• Klik på det orange tandhjul.
• Vælg Alle indstillinger > Regnskab > Regnskabsår.
• I kolonnen Antal posteringer kan du se dit præcise forbrug pr. år.

Find tidligere fakturaer:

• Klik på det orange tandhjul.
• Vælg Alle indstillinger > Abonnement > Abonnementsstatus.
• Klik på Se betalingshistorik og tryk på forstørrelsesglasset for at åbne en faktura som PDF.

Hvem har adgang til Abonnementsstatus?

Det kan være utroligt frustrerende at lede efter en knap, der ikke er der. Hvis du ikke kan se menupunktet Abonnementsstatus, afhænger det af, hvem der står som betaler af fakturaen, og hvilken brugertype du har.

I e-conomic skelner vi mellem to overordnede typer:

• Superbruger: Den person i din virksomhed, der har flest rettigheder.
• Administrator: En ekstern revisor eller bogholder, som er tilknyttet din aftale.

Tommelfingerreglen er: Den, der modtager regningen, har adgangen.

• Betaler din revisor/bogholder fakturaen for jer?
  Hvis din aftale afregnes gennem din eksterne revisor (Administrator), er det kun dem, der har adgang til abonnementsoplysningerne. Selvom du er 'Superbruger' i din egen virksomhed, vil menuen være skjult for dig. Du skal derfor kontakte din revisor/bogholder, hvis du har spørgsmål til regningen eller vil ændre din pakke.
• Betaler din virksomhed selv fakturaen?
  Hvis fakturaen sendes direkte til jer, vil jeres 'Superbruger' have fuld adgang til abonnementssiden. Hvis I har en ekstern Administrator (revisor) tilknyttet, vil de også fortsat kunne se siden.

Har du brug for hjælp til en faktura?

Hvis tallene stadig driller, sidder vi klar til at hjælpe. Det går allerhurtigst, hvis du har dette klar, når du kontakter os:

• Fakturanummeret det drejer sig om
• Hvilken specifik linje, du undrer dig over
• Gerne et skærmbillede fra din Abonnementsstatus

Næste skridt: Start med at åbne din Abonnementsstatus i systemet og sammenlign dine aktive brugere og moduler med regningen. Det giver oftest svaret på, hvorfor fakturaen ser ud, som den gør.