e-copedia hjælpecenter

Oversigt over eksport af salgsdokumenter

Denne vejledning forklarer, hvordan du gemmer PDF-versioner af dine salgsfakturaer og kreditnotaer. Hvis du bruger funktionen "Eksportér data" under "Alle indstillinger", får du kun rådataen fra dine fakturaer. Rådataen består af posteringer relateret til de konti, som fakturaen har påvirket. For at gemme PDF-versionerne af dine fakturaer, som indeholder alle dataene, skal du hente dokumenterne direkte fra dit Arkiv.

Ordrer og vedhæftede bilag i Arkivet

Arkivet gemmer information om både slettede ordrer og vedhæftede bilag til fakturaer for at sikre sporbarhed.

Håndtering af slettede ordrer

Hvis en ordre er blevet sendt eller bogført, vil den kunne findes permanent i Arkivet, selv efter sletning fra ordreoversigten. Kun afsendte og bogførte dokumenter gemmes i Arkivet for at sikre sporbarhed.

Åbning af bilag for tidligere sendte fakturaer

For at åbne bilag, der er vedhæftet til tidligere sendte fakturaer, skal du først finde fakturaen i Arkivet:

1. Tryk på fanen Salg.

2. Tryk på Arkiv i menuen til venstre under Fakturering.

3. Udfyld dine søgekriterier og tryk på Ok.

4. Find den relevante faktura på listen, og tryk på Vis faktura for at se fakturaen sammen med de vedhæftede bilag.

Eksportering af PDF-fakturaer og kreditnotaer fra Arkivet

PDF-versionerne af salgsfakturaer og kreditnotaer hentes via Arkivet under fanen Salg. Følg disse trin for at eksportere de valgte dokumenter:

1. Gå til fanen Salg.

2. I menuen til venstre under Fakturering skal du trykke på Arkiv.

3. Vælg dokumenttypen Faktura/Kreditnota, og tryk på OK. Udfyld kun de resterende søgefelter, hvis du vil indskrænke din søgning.

4. Ændr visningen til Alle.

5. Marker de fakturaer, du ønsker at eksportere, og tryk på den grå knap Vis valgte.

6. Et nyt vindue åbnes med PDF-versioner af alle dine valgte fakturaer. Du kan derefter gemme dem alle som én samlet PDF-fil på din computer.

7. Bemærk, at systemet maksimalt kan vise 200 fakturaer pr. side i Arkivet. Du skal derfor gentage denne eksporteringsproces for hver side, der vises.

Genfinding og afsendelse af bogførte kreditnotaer

Alle bogførte kreditnotaer kan findes og genafsendes via Arkivet under fanen Salg. Arkivet fungerer som et centralt lager for alle bogførte salgsdokumenter, herunder både fakturaer og kreditnotaer, hvilket gør det nemt at genfinde dem.

Følg disse trin for at finde og afsende den bogførte kreditnota til kunden:

1. Gå til fanen 'Salg'.

2. Vælg 'Arkiv' i menuen til venstre.

3. Sørg for, at dokumentets 'Type' er sat til 'Faktura/kreditnota'.

4. Brug søgefelterne til at finde den specifikke kreditnota, for eksempel ved at indtaste kundenummer eller kundenavn.

5. Find kreditnotaen på listen. Kreditnotaen vil fremgå med et minusbeløb for at indikere en kreditering.

6. Klik på PDF-ikonet for at åbne kreditnotaen.

7. Klik på brevikonet ude til højre for kreditnotaen for at sende den direkte til kunden.