e-copedia hjælpecenter

Introduktion til styring af e-fakturering i e-conomic

Denne guide vejleder i, hvordan du nemt kan fravælge e-fakturering som den primære afsendelsesmetode for dine kunder i e-conomic. Selvom e-fakturering forventes at blive den foretrukne fremtidige metode, kan det være nødvendigt at fravælge denne standard, hvis du og din kunde er blevet enige om at fremsende fakturaen på anden vis. Vejledningen viser, hvordan du fravælger e-fakturering på din kunde og i stedet vælger at sende fakturaen via e-mail som standard.

Bemærk: Det er kun mulige at sende fakturaer (salgsfakturaer) som e-faktura. Det er ikke mulige at sende ordre, tilbud eller rykkere som e-faktura i e-conomic.

Fravælgelse og tilvalg af e-fakturering for enkeltkunder

Sådan fravælger du e-fakturering for en kunde

Følg disse trin i e-conomic for at fravælge e-fakturering for en enkelt kunde:

1. Tryk på menuen "Salg" og vælg derefter "Kunder".

2. Tryk på knappen "Redigér" til højre for den kunde, du ønsker at fravælge e-fakturering for.

3. Tryk på fanen "Øvrigt".

4. Sæt flueben i feltet "Send ikke e-fakturaer". Næste gang du opretter en faktura for den pågældende kunde, vil systemet foreslå at sende fakturaen via e-mail som standard. Du har som altid mulighed for at vælge "Send ikke", hvis du i stedet ønsker at printe fakturaen til din kunde.

Sådan vælger du e-fakturering til for en kunde

Hvis din kunde på et senere tidspunkt ønsker at modtage fakturaen elektronisk, har du to valgmuligheder for at genaktivere eller midlertidigt anvende e-fakturering. Du kan enten vælge at trykke på "Send som e-faktura" umiddelbart før du bogfører og sender fakturaen. Du kan også fravælge fluebenet i "Send ikke e-fakturaer" i kundeindstillingerne igen. Når fluebenet fjernes, vil e-conomic igen foreslå at sende fakturaen som e-faktura, forudsat at din kunde kan modtage e-fakturaer.

Masseopdatering af e-fakturering via import i e-conomic

Eksportér kundedata

For at fravælge e-fakturering for flere kunder samtidigt, skal du først eksportere dit kundekartotek fra e-conomic.

1. Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger".

2. Vælg "Eksportér data" i menuen til venstre under Virksomhed.

3. Markér 'Download lister enkeltvis' og tryk på knappen "Send data".

4. Tryk på "Kunder.csv" for at hente filen.

Redigér CSV-filen

Åbn den hentede "Kunder.csv" fil i et regnearksprogram som Sheets eller Excel. For at angive, hvilke kunder der skal fravælges e-fakturering, skal du skrive værdien '1' ud for den enkelte kunde i kolonnen "Send ikke e-fakturaer". Hvis e-fakturering skal fravælges for flere kunder, kan du med fordel bruge regnearkets sorteringsfunktioner baseret på enten CVR-, EAN- eller P-nr. Du skal efterfølgende trække værdien '1' ned for alle de kunder, der skal fravælges e-fakturering. Gem nu filen i formatet .CSV (semi-kolonsepareret).

Importér kundedata for masseopdatering

Når CSV-filen er gemt og klar, skal du tilbage i e-conomic for at importere den.

1. Tryk på fanen "Salg".

2. Vælg "Kunder" i menuen.

3. Tryk på "Vis importmuligheder" og vælg "Importér kunder".

4. Vælg filen du lige har gemt, og tryk på "Indlæs fil".

5. Nu skal du matche kolonnen for "Send ikke e-fakturaer" fra din kildefil med kolonnen i 'Indlæsning', samt alle andre kolonner, der er markeret med en stjerne.

6. Sæt flueben i "Opdater eksisterende" i kolonnen "Send ikke e-fakturaer", så netop denne indstilling opdateres på dine kunder.

7. Tryk afslutningsvis på "Importér data".

Fejlfinding: Jeg kan ikke finde kolonnen "Send ikke e-fakturaer"

Dette sker, fordi regnearket indeholder for mange kolonner. e-conomic viser kun de første 25 kolonner fra arket, når du importerer filer. Hvis du åbner din fil med dit kundekartotek, skal du flytte kolonnen "Send ikke e-fakturaer" længere til venstre i filen. Sørg for, at kolonnen "Send ikke e-fakturaer" bliver en del af de første 25 kolonner, som vist i den relevante GIF/visualisering.