e-copedia hjælpecenter

Praksis hjælper dig og dine kolleger med at holde styr på opgaverne for jeres kunder – hvem der laver hvad, og hvornår det skal være færdigt. I får mest ud af det, hvis I bruger lidt tid på at sætte det rigtigt op, før alle går i gang. Denne guide samler de bedste råd til en god start.

Sæt det op, før I sætter resten af teamet i gang

Det betaler sig, at én person (en superbruger) gør Praksis klar, inden de øvrige medarbejdere begynder at oprette opgaver. Så arbejder alle ud fra den samme opsætning fra dag ét – i stedet for at skulle rette op bagefter.

En god rækkefølge er:

1. Opret jeres hold. Del kunderne op, som I plejer at arbejde – fx efter afdeling, medarbejder eller type af kunde. Husk, at en medarbejder kun ser de kunder, der ligger på vedkommendes hold.

2. Vælg en teamleder for hvert hold, så det er tydeligt, hvem der har ansvaret for hvert hold.

3. Bliv enige om jeres opgavetyper (se næste afsnit).

4. Udfyld oplysningerne på virksomhederne.

5. Lav skabeloner for de opgaver, der går igen.

Når det er på plads, kan I trygt sætte resten af teamet i gang. Prøv det gerne af på ét hold først, så I finder den opsætning, der passer jer, inden I ruller det ud til alle.

Bliv enige om jeres opgavetyper fra start

Når man opretter en opgave, vælger man en opgavetype – fx Moms, Løn eller Årsafslutning. Opgavetyperne kan nemt oprettes når man laver sin første opgave, og består af fri tekst, hvis ikke man vælger en tidligere defineret type.

Hvis alle opretter deres egne typer hen ad vejen, ender I hurtigt med mange varianter af det samme ("Moms", "Momsindberetning", "moms-afregning"). Det gør det svært at filtrere og bevare overblikket.

Start derfor med at definere de opgavetyper, I vil bruge. Dette kan med fordel gøres af superbrugeren selv.

Udfyld oplysningerne på hver virksomhed

Inde på den enkelte virksomhed kan du udfylde stam- og skatteoplysninger – blandt andet momsperiode, om kunden har ansatte/løn, og branchekode.

Få dem gerne udfyldt fra start. Momsperioden fortæller fx, hvor tit kunden skal indberette moms, og det gør det nemmere at planlægge de opgaver, der følger med.

Du kan også skrive noter på virksomheden – fx særlige aftaler, vigtige frister, eller hvem man kontakter hos kunden. Noterne kan deles med kollegerne, så alle på holdet har den samme viden om kunden.

Lav skabeloner til de opgaver, der går igen

Mange opgaver ligner hinanden fra kunde til kunde og fra måned til måned – fx bogføring, momsindberetning og lønkørsel. Dem kan du lave en skabelon for.

En skabelon er en færdig opgave med de underopgaver (tjekpunkter), der hører til. Når du opretter en opgave ud fra skabelonen, får du automatisk hele tjeklisten med. Det sparer tid, og I er sikre på, at det samme bliver husket hver gang – uanset hvem der laver opgaven.

Brug underopgaver

Brug gerne underopgaverne inde i Skabeloner til at få jeres faste arbejdsgang med, fx de enkelte trin i en momsindberetning eller det sidste tjek, en kollega skal lave, før opgaven er færdig.

Sæt altid en ansvarlig og en forfaldsdato

Giv hver opgave en ansvarlig og en forfaldsdato, når du opretter den.

Det er nøglen til overblikket over kritiske opgaver på virksomheden. Her samler Praksis nemlig automatisk de opgaver, der haster – dem der er forfaldne, dem der mangler en ansvarlig, og dem der snart forfalder uden at være sat i gang. Det overblik virker kun, hvis opgaverne har en dato og en ansvarlig.

Kommer en opgave igen med faste mellemrum, kan du oprette den som en gentagen opgave. Så bliver den dannet automatisk til tiden, og ingen frister bliver glemt.

Få en fast rutine i hverdagen

Når opsætningen er på plads, kan I holde overblikket med nogle enkle vaner:

• Start dagen med at kigge på de kritiske opgaver, så I fanger det, der haster.

• Slå "Kun mine opgaver" til for hurtigt at se dine egne.

• Kryds underopgaverne af, efterhånden som I bliver færdige – så kan alle se, hvor langt opgaven er.

Hold opsætningen ved lige

Aftal, hvem der holder opgavetyper og skabeloner opdaterede. Kig dem igennem en gang imellem, og ryd op, hvis der er kommet dubletter til. Så bliver Praksis ved med at give jer et overblik, I kan stole på.