e-copedia hjælpecenter

Vigtigheden af korrekt momsopsætning i e-conomic

I e-conomic kan du holde styr på din moms, når du har sikret dig, at din opsætning er korrekt til den moms, du skal registrere. Du skal blot have styr på din opsætning, så vil e-conomic sørge for at holde styr på dine tal og give dig overblik over din moms.

Hvis din opsætning i e-conomic ikke er korrekt, vil den moms, systemet bogfører, heller ikke være korrekt. Det er derfor vigtigt, at du tager dig tid til at gennemgå din opsætning, så alt er på plads én gang for alle.

Når du starter et regnskab hos e-conomic, vælger du en standardopsætning, som blandt andet består af en kontoplan, momskoder, systemkonti og meget mere. Disse elementer spiller en vigtig rolle i, at din moms og det øvrige regnskab afspejler det korrekte.

Standardopsætningen indeholder som udgangspunkt den opsætning, du skal bruge for at beregne din moms og resten af dit regnskab korrekt. Du kan regne med at have en retvisende opsætning fra start, når du vælger en af e-conomics standardopsætninger.

Da e-conomics standardopsætninger er generelt udformede, skal særlige forhold i din virksomhed manuelt sættes op. Det er vigtigt at tjekke op på, om dit regnskab har behov for noget, der ikke er en del af standardopsætningen.

Hvis du benytter en egen opsætning eller egen kontoplan, skal du selv sætte den op og sikre, at det er gjort korrekt. e-conomic kan kun beregne rigtigt, hvis du sørger for, at der ikke er fejl i din opsætning. Hvis du ikke har valgt en standardopsætning, kan du se mere her.

Savner du en momskode i e-conomic, kan du altid selv oprette nye momskoder.

Detaljeret opsætning af momskoder og konti

Når du vælger en standardopsætning i e-conomic, får du automatisk 12 forudindstillede momskoder i dit regnskab, men du kan have brug for at oprette en bestemt kode manuelt.

Hver momskode kan bruges til noget forskelligt, alt efter om der er tale om køb eller salg, varer eller ydelser, samt om transaktionen er indland, EU eller udland. Momskoderne bruges ligeledes til at styre, hvor meget moms der skal trækkes fra, og hvordan det skal indberettes til SKAT.

Det er vigtigt, at du opretter dine momskoder korrekt for at undgå fejl i din moms. Hvis du er i tvivl om, hvilke koder du præcist skal bruge, og hvordan de skal være sat op, skal du kontakte din revisor og sikre, at opsætningen er den rigtige for dit regnskab.

Momskoder kan sættes til at have enten åben eller spærret adgang. Bemærk, at momskontoen ikke kan spærres, hvis den allerede bruges på en konto, eller hvis der er posteringer, der endnu ikke er bogført, hvor momskontoen bliver benyttet.

For at e-conomic automatisk kan tilføje den korrekte momskode på dine køb og salg, skal du sætte momskoderne op på de relevante konti fra din kontoplan, hvor de skal benyttes. Kontoplanen findes under "Regnskab", "Søgning og lister" og "Kontoplan".

Standard momskoder: Oversigt og definitioner

Nedenfor er en oversigt over de standard momskoder, du modtager ved brug af e-conomics standardopsætning:

Følgende Satstyper svarer til de angivne oversættelser:

• Salg, Indland = Domestic sales

• Ydelsessalg til andre EU-lande (rubrik B) = Sales of services to other EU countries

• Varesalg til andre EU-lande (rubrik B) = Sales to other EU countries

• EU-salg, indberettes ikke (rubrik B) = Non-reportable EU sales

• Salg, øvrige udland (rubrik C) = Foreign sales to non-EU countries

• Salg af tjenester EU - landespecifikt = Sales of services EU - Country specific

• Salg af varer EU - landespecifikt = Sales of goods EU - Country specific

• Indland uden moms = Domestic without VAT

Oprettelse af momskode til leasing af bil

Hvis din virksomhed har en leaset bil, kan der tages fradrag for 1/3 af momsen. Denne procedure beskriver, hvordan du opretter en momskode i e-conomic til at håndtere dette fradrag.

Du kan læse mere om, hvad leasing er her.

I eksemplet anvendes følgende værdier for at beregne den nødvendige momssats:

• Prisen for leasing af bil inkl. moms: 125.000 kr.

• Momsbeløbet udgør: 25.000 kr.

• 1/3 af momsbeløb (fradraget): 8.333 kr.

• Den momspligtige pris er 116.666 kr. (125.000 kr. minus 8.333 kr.).

• Satsen, der skal bruges til momskoden, er 7,14% (8.333 kr. / 116.666 kr. * 100).

Bemærk: Hvis du bruger en anden kontoplan end standardopsætningen fra e-conomic, og er i tvivl om, hvilken konto du skal vælge i feltet "Konto" ved oprettelse af din momskode, skal du søge råd hos en revisor, der er kendt med din kontoplan.

Tekniske tips for momsregistrering

Ved at sætte modkonto 1351 på konto 1350 i kontoplanen, vil systemet automatisk foreslå konto 1351, når du opretter finansbilag og skriver 1350 i feltet kontonr.

Hvis du indtaster momssatsen i e-conomic med flere decimaler, skal du være opmærksom på, at du kun kan se 2 decimaler i oversigtsbilledet. Systemet vil dog regne med flere decimaler, når du bruger momskoden, således momsen bliver korrekt.

Det kan være en god idé at benytte tekstfeltet til at angive, hvilket land der er købt fra. Dette er ikke information, du senere vil kunne finde frem til, hvis det ikke er angivet her.

Opsætning af indgående moms (køb)

Indgående moms (købsmoms) kan bogføres via et finansbilag eller en leverandørfaktura. For at momsen bliver bogført korrekt, er det vigtigt, at dine indgående momskoder er oprettet og tilknyttet de korrekte konti.

Når du skal tjekke opsætningen, skal du sikre, at du har de korrekte momskoder, og at disse er sat op korrekt. Dette er særligt vigtigt for momskodens Typen, Satstypen og Satsen.

For at e-conomic automatisk kan tilføje den korrekte momskode på dine køb, når du bogfører, skal momskoderne sættes op på de konti i din kontoplan, hvor de skal benyttes.

For eksempel: Hvis kontoen 1310 (Direkte omkostninger m/moms) er sat op med momskoden I25 (indgående køb), vil e-conomic automatisk påføre denne momskode, når du opretter et bilag, der rammer denne konto. Da satsen på I25 er 25%, og type samt satstype er sat til indgående køb, indland, ved systemet præcist, hvor posteringen skal placeres i din momsopgørelse.

Ved køb eller salg af varer/ydelser er der et par ting, der er vigtige at vide for at forstå moms i e-conomic, selvom de som udgangspunkt er sat op automatisk, når du vælger standardopsætningen.

I forhold til opsætningen skal du tage stilling til, hvilken momskode der skal påføres dine købskonti i kontoplanen. Hvis du anvender leverandørstyring, skal momszonen på leverandøren også være korrekt for at sikre korrekt registrering af indgående moms.

Har du brug for en bedre forståelse for moms, kan du se mere her.

Håndtering af køb fra EU og udland

Hvis du skal bogføre varekøb fra EU og udland, skal du benytte leverandørstyring, og momszonen på leverandøren skal være korrekt.

Hvis du i stedet vælger at bruge finansbilag til bogføring af udenlandske køb, vil momsen stadigvæk blive beregnet korrekt i forhold til din bogføring, men de supplerende oplysninger vil ikke blive registreret automatisk i momsopgørelsen.

Standardkonti og momskoder for køb i EU og 3. lande

Hvis du anvender e-conomics standard kontoplan, har du konti, som er sat op til momskoderne og kan benyttes til køb inden for EU. Det drejer sig om konto 1320 (Direkte omkostninger varer u/moms indenfor EU) og konto 1321 (Direkte omkostninger ydelser u/moms indenfor EU).

De mest almindelige standard momskoder for EU-køb er IV25 (Indgående varer EU) for varer og IY25 (Indgående ydelser EU) for ydelser.

Til køb uden for EU (3. lande) har standard kontoplanen konti 1324 (Direkte omkostninger varer u/moms 3. lande) og konto 1325 (Direkte omkostninger ydelser u/moms 3. lande).

Opsætning af udgående moms (salg)

Udgående moms (salgsmoms) kan bogføres via en salgsfaktura, et finansbilag eller en manuel kundefaktura. Uanset bogføringsmetode skal dine udgående momskoder være oprettet og tilknyttet de korrekte konti.

Opsætningen af udgående momskoder fungerer helt ligesom opsætningen af indgående moms, dog skal momskodens Type, Satstype og Sats være sat til dit salg.

Din salgsmoms bogføres automatisk, når du laver dine fakturaer, forudsat at din momsopsætning er korrekt. Med e-conomics standardopsætning er det hele allerede sat op for dig, og du kan stole på, at din moms registreres, efterhånden som du bogfører. Det er dog altid en god idé at gennemgå opsætningen, så du er sikker på, at den er som den skal være. For at forstå moms i e-conomic kan du se guiden Om opsætning af moms.

Salg via salgsfaktura (kundestyring)

Når du bruger kundestyring via en salgsfaktura, er der flere ting, du skal være opmærksom på. Det er vigtigt, at du har valgt den rigtige momszone på kunden samt opsat dine varegrupper med de rigtige konti, der refererer til den rigtige momszone.

Udover at systemet kigger på dine momskoder og hvilke konti de er sat op på, ses der også på, hvilken varegruppe dine varer på fakturaen ligger i. Varegrupperne er sat op til forskellige konti (med forskellige momskoder) for hver momszone.

Derefter tjekker systemet, hvilken momszone din kunde har, og kan på denne måde tyde, hvilken konto salget præcist skal ramme.

Eksempel (Indlandssalg): Har du f.eks. en kunde med momszonen Indland, og varerne der faktureres, ligger i en varegruppe, hvor Indland er sat op til konto 1010, ved systemet, at der skal 25% moms på, fordi konto 1010 er sat op til momskoden U25 (udgående salg) med en sats på 25%.

Opsætning af salg til EU og udland via varegrupper

Sælger du dine varer i udlandet, skal du kunne oplyse, hvor meget du har solgt for, fordelt på EU og øvrigt udland, i din momsopgørelse. Dette hjælper e-conomic dig med, så længe din opsætning er lavet korrekt.

For at se din momsopsætning til salg skal du gå under "Salg", "Varer" og "Varegrupper". Det er varegrupperne i kombination med din kundes momszone, der afgør, hvilken moms salget registreres med.

Under varegrupperne vil du kunne se alle varegrupper, momszoner, og hvilke konti de er tilknyttet. For både momszonerne EU (rubrik B) og Udland (rubrik C) skal du vælge den salgskonto fra din kontoplan, der passer til feltet. Det er på denne konto, et salg til en kunde med den valgte momszone bliver bogført.

Det er nødvendigt, at du i din kontoplan har en eller flere salgskonti, som er oprettet med den korrekte momskode.

Eksempel (EU-salg): Ligger kunden i momszonen EU (rubrik B), og kontoen for samme varegruppe under EU (rubrik B) er 1025, betyder det, at salget i stedet skal ramme denne konto. Satsen på din faktura vil blive 0% moms, fordi kontoen er sat op til momskoden UEUV (Salg af varer indenfor EU), som har denne sats. Denne opsætning gør, at salget rammer din momsopgørelse helt korrekt.

Det er altså kombinationen af momskoden på kontoen og momszonen på kunden, der sørger for, at momsen placeres korrekt. Hvis du kan se, at din opsætning ikke er korrekt, kan du altid ændre den ved at redigere din varegruppe.

Når din opsætning er i orden, kan du fakturere dine kunder i EU og øvrige udland på samme måde, som du ville dine kunder i Danmark. Systemet ved nu, hvordan hvert scenarie skal bogføres.

Fire afgørende faktorer for korrekt salgsmoms

For at udstede en faktura uden moms i e-conomic, når du sælger varer eller ydelser til din kunde, skal du holde øje med fire grundlæggende ting i forhold til at sikre, at din moms bliver faktureret og bogført korrekt:

1. Din kundes momszone.

2. Din vare/ydelses varegruppe.

3. Hvilke konti dine varegrupper er indstillet til at bogføre på.

4. Hvilke momskoder disse konti er sat op til.

Husk at der grundlæggende er disse fire ting, du skal holde øje med i forhold til at sørge for, at din moms bliver faktureret og bogført korrekt.

Bogfører du et salg til en privat kunde (ikke en virksomhed) i et andet EU-land, og skal du derfor følge EU's regler omkring Moms One Stop Shop, har vi skrevet denne artikel omkring hvordan du aktivere funktionen, og sætter den op korrekt.

Hvis du er i tvivl om, det er sådan, at du skal bogføre salget i din aftale, kontakt venligst din revisor.

Fejlfinding og kontrol af momsregistrering

Hvis din momsopsætning er forkert, kan du opleve, at momsen vises forkert på de fakturaer, du sender til dine kunder, eller at din momsopgørelse ikke viser det korrekte beløb. Dette kan heldigvis løses hurtigt ved at kontrollere opsætningen.

Hvordan undgås fejl ved bogføring af købsmoms?

Tjek altid momskoden, når du opretter dine bilag fra kassekladden. Systemet vil automatisk udfylde feltet, så hvis du har et køb eller en postering, der afviger fra den angivne momskode, skal du huske at fjerne den manuelt.

Når du opretter nye momskoder, skal du huske at sætte dem op på de konti, hvor de skal benyttes, hvis momskoden er tiltænkt en bestemt konto. Samtidigt skal du huske at tilføje en momskode, når du opretter nye konti.

Vær opmærksom på, at ikke alle konti skal have moms på. Som udgangspunkt er det dine omsætnings- og udgiftskonti, der skal have moms.

Når du bogfører fra kassekladderne, er det momskoden på din postering, der bestemmer, hvilken moms der kommer på posteringen. Hvis den konto, du bogfører på, er opsat med en momskode, vil feltet for momskode under posteringen automatisk blive udfyldt med den valgte momskode. Derfor er det vigtigt, at du tjekker, om dine konti har korrekt momskode. Er momskoden ikke sat op på dine konti, er det vigtigt, at du selv husker at vælge korrekt momskode direkte på posteringen. Hvis fejlen ikke er til at finde her, så tjek opsætningen af dine momskoder.

Hvordan undgås fejl ved bogføring af salgsmoms?

Du skal altid sikre, at opsætningen har forudsætningerne for at bogføre korrekt. Får du f.eks. en ny kunde, er det vigtigt, at du husker at sætte den korrekte momszone på, når du opretter din kunde.

Når du laver nye varegrupper, skal du udfylde konti til alle momszoner, selvom der kun er krav om en konto under Indland. På den måde undgår du, at momsen bogføres som Indland, når du skal fakturere en kunde i udlandet.

Salgsmomsen udregnes ud fra en kombination af, hvordan dine kunder, varegrupper og salgskonti er opsat. Hvis du skal tilrette din moms, skal du først tjekke dine varegrupper og sikre, at de er sat op til de korrekte konti med korrekt momssats. Derefter skal du tjekke dine kunders momszoner. Se hvordan du gør her. Hvis fejlen ikke er til at finde her, så tjek opsætningen af dine momskoder.