e-copedia hjælpecenter

Oversigt over Smart Flow Arbejdsgange

Smart Flow understøtter to primære arbejdsgange for bogføring, afhængigt af hvor i processen du ønsker at starte.

Arbejdsgang: Fra Bank til Postering

Denne arbejdsgang er relevant for brugere, der betaler regninger uden om e-conomic og ønsker at starte bogføringen med udgangspunkt i bankposteringer i Bankafstemning.

Arbejdsgang: Fra Bilag til Postering

Denne arbejdsgang er relevant for brugere, der betaler regninger ved hjælp fra e-conomic og ønsker at starte bogføringen fra modtagelsen af et bilag i inboxen.

Arbejdsgang 1: Fra Bank til Postering

Denne arbejdsgang starter i Bankafstemningen og bruger bilagene som dokumentation for bankposteringerne.

Trin 1: Digital opbevaring af bilag i Inbox

Første trin i processen er at digitalisere bilagene ved at anvende inboxen. Digital opbevaring af bilag i inboxen muliggør brugen af funktionen Bilagsmatch senere i processen.

Hvis brugeren har Smart eller Komplet pakken, vil inboxen automatisk aflæse bilagene og udfylde så mange informationer som muligt på bilagene.

Trin 2: Automatisering af bankafstemning med Autoforslag

Når bilagene er håndteret, startes bogføringen i Bankafstemningen. Funktionen Autoforslag kan bruges til at generere bogføringsforslag ved overførsel fra Bankafstemning til kassekladden.

Bankintegration via Aiia kan anvendes, hvis det ønskes, at bankposteringer indlæses automatisk til Bankafstemning.

Trin 3: Forbind bilag og posteringer med Bilagsmatch

Når bankposteringerne er i kassekladden, og bilagene er i inboxen, bruges funktionen Bilagsmatch til automatisk at matche posteringer i kassekladden med de tilhørende bilag i inboxen.

Trin 4: Indsamling af manglende bilag med Bilagsanmodning

Hvis der er posteringer, som mangler et bilag, kan funktionen Bilagsanmodning bruges til at anmode om bilaget fra den ansvarlige person. Funktionen Bilagsanmodning findes i alle pakker, men den er et naturligt led af Smart Flow.

Arbejdsgang 2: Fra Bilag til Postering

Denne arbejdsgang starter med bilagene og sikrer, at posteringerne oprettes, før bankafstemning sker.

Trin 1: Håndtering af bilag i Inbox og Bilag Workflows

Første trin i denne arbejdsgang er at digitalisere bilagene ved brug af inboxen, hvilket muliggør brugen af de andre Smart funktioner.

Hvis brugeren har Smart eller Komplet pakken, aflæser inboxen automatisk bilag og udfylder informationer.

Regler kan opsættes i inboxen med funktionen Bilag Workflows for at automatisere håndteringen af bilag, fra de modtages, til de er oprettet i kassekladden. Hvis Workflows ikke bruges til oprettelsen af posteringer, skal posteringen i stedet oprettes manuelt.

Trin 2: Betaling af leverandører

Når bilagene er håndteret, og posteringerne er oprettet, skal leverandørerne betales. Betalingen kræver, at felterne "Betalingstype" og tilhørende felter er udfyldt inde på posteringstypen Leverandørfaktura.

For at eksportere betalingerne til behandling i banken kan funktionen Betalinger i fanen Regnskab anvendes.

Trin 3: Afstemning og bogføring af resterende banktransaktioner

Når leverandørerne er betalt, foretages en bankafstemningen via “Afstem automatisk”. Hvis der efter behandlingen af bilag i inboxen stadig er banktransaktioner, der mangler at blive bogført, skal de behandles i Bankafstemning.

I Bankafstemning kan funktionen Autoforslag bruges til at generere bogføringsforslag ved overførsel til kassekladden. Bankintegration via Aiia kan bruges, hvis der ønskes automatisk indlæsning af bankposteringer til Bankafstemning.

Trin 4: Match posteringer med bilag

Hvis der er flere posteringer i kassekladden, som mangler vedhæftede bilag, men hvor de tilhørende bilag er i inboxen, anvendes funktionen Bilagsmatch til at sammenkæde dem.

Trin 5: Anmod om manglende bilag

Hvis der er posteringer, som mangler bilag, anvendes funktionen Bilagsanmodning til at anmode om bilaget fra den relevante person.