e-copedia
Om Smart Inbox
'%3E%3Cpath d='m3 5.765218h1.5v7h-1.5z'/%3E%3Crect height='6' rx='.75' transform='matrix(0 1 -1 0 15.015218 9.015218)' width='1.5' x='2.25' y='9.015218'/%3E%3Cpath d='m2 3.51521844h1.5v2.75c0 .41421357-.33578644.75-.75.75s-.75-.33578643-.75-.75z' transform='matrix(0 1 -1 0 8.015218 2.515218)'/%3E%3Ccircle cx='3' cy='1.265218' r='1.265218'/%3E%3C/g%3E%3C/svg%3E)
Viden OmMed aflæsning kan e-conomic læse tekst og beløb fra dine bilag. Machine Learning tillader e-conomic at bruge denne information intelligent, ud fra hvordan du selv udfører din bogføring. Hvis du er klar til at digitalisere dit bogholderi fuldstændigt, er Smart Inbox det første skridt i den rigtige retning. I kombination med Godkendelsesfunktionen, kan du selv styre hvilke bilag der skal bruges til bogføringen i e-conomic. Udover godkendelse har du også adgang til funktionen Workflows, hvor du kan opsætte dine egne automatiseringsregler, som letter arbejdsbyrden og sparer dig en masse tid i hverdagen.
Med knappen Bilagsmatch kan du få matchet dine bilag med de rette posteringer automatisk. Du godkender selv, inden bilagene vedhæftes, så du bevarer kontrollen, men slipper for detektivarbejdet.
Skulle du mangle et bilag, har du med Smart Inbox adgang til Bilagsanmodning, så du nemt kan anmode dine medarbejdere om bilag på deres udlæg.
Tip! Du kan gratis oprette medarbejdere som Bilagsindsendere i e-conomic. Bilagsindsendere kan sende bilag til Smart Inbox og besvare bilagsanmodninger via mobilen, uden at have adgang til resten af regnskabet.
- Funktionen Bilagsmatch er inkluderet i pakkerne Smart og Avanceret.
- (Bilagsmatch tjekker p.t. kun bilag uploadet til Inboxen, mens du har Smart- eller Avanceret-pakken).
Aflæsning af bilag
Vi har med Smart Inbox lært vores system at aflæse dine indscannede dokumenter, hvad end der er tale om et elektronisk bilag, en PDF-fil, eller et billede fra din mobil. Aflæsningen foregår på to forskellige måder, afhængigt af hvordan du modtager dine bilag, og du kan hele tiden se status på aflæsningen.
Elektronisk aflæsning via EAN, eller CVR nummer
Når et bilag sendes elektronisk, som i e-conomic er via enten EAN eller CVR nummer, omdannes bilaget til en kodet fil og ser derfor anderledes ud. Fordi dataen kommer i koder frem for tekst, læses alle informationer på bilaget og dermed sparer du tid på tastearbejdet.
OCR aflæsning
Har du ikke aktiveret elektronisk modtagelse, vil aflæsningen i stedet foregå via teknologien OCR, som står for Optical Character Recognition, eller Optisk Tegngenkendelse på dansk. Her aflæser systemet den tekst, som står på dit bilag og matcher det med informationen i e-conomic.
Uanset hvilken metode du vælger, vil systemet matche den aflæste information, med de informationer du har oprettet i din aftale. For eksempel vil leverandøren på en leverandørfaktura genkendes, ved at systemet matcher CVR nummeret på bilaget, med det, som er oprettet på din leverandør i e-conomic.
Mere om EAN
Med Smart Inbox tilbyder vi et gratis EAN nummer til virksomheder med op til 20 ansatte, og hvis din virksomhed allerede har et EAN nummer kan dette også aktiveres i Smart Inbox. Når EAN nummeret er aktiveret, vil leverandørfakturaer blive sendt direkte ind i e-conomic, så inboxen nu vil fungere som en virtuel postkasse til dine digitale dokumenter. Dette er med til at effektivisere din bogføring, fordi alle dine udgiftsbilag vil være samlet et sted, istedet for du skal overføre bilag fra en mailindbakke over til e-conomic.
Klik på linket for at se og læse mere omkring opsætningen af e-fakturaer i Smart Inbox.
Det er også en mulighed at få registreret sit CVR nummer til Modtagelse af e-faktura, vi anbefaler dog EAN fordi det er internationalt.
Var denne artikel nyttig?
Mange tak.
Vi sætter stor pris på din feedback.
Tak for dit svar. Hvad manglede du?