e-copedia hjælpecenter

Formål og forudsætninger for oprettelse af kundestamdata

Det er en fordel at oprette nye kunder manuelt, hvis du ønsker at benytte kundestyring. Ved at bruge kundestyring kan du blandt andet se, hvad du har solgt til en given kunde, og hvad de eventuelt skylder dig.

Du skal have oprettet mindst én kundegruppe, før en ny kunde kan oprettes.

Ved oprettelse af kunden er det kun de felter, der er markeret med en stjerne (*), der er obligatoriske at udfylde.

Trinvis procedure for oprettelse af ny kunde/debitor

Følg denne procedure for at oprette en ny kunde og registrere de nødvendige stamdata:

1. Tryk på fanen Salg.

2. I menuen til venstre, tryk på "Kunder" og vælg Kunder.

3. Tryk på knappen Ny kunde for at starte oprettelsen og udfyld de nødvendige felter for den nye debitor/kunde.

4. Når alle relevante felter er udfyldt, gemmer du kunden via Gem. Kunden er hermed blevet oprettet.

TIP: I feltet "CVR-nr." kan du indtaste kundens CVR nummer. Når dette felt er udfyldt, vil resten af kundens oplysninger automatisk blive hentet fra VIRK og udfyldt.

Hvis ikke den automatisk udfylder, når du har indtastet CVR nummer, kan det skyldtes at du mangler at sætte flueben i "Opslag på CVR-nr. og navn".

Dette finder du under salg og "Kundeopsætning"

Oplysninger om felterne under 'Generelt'

Disse felter findes under fanebladet "Generelt" ved oprettelse af ny kunde.

Kundenummer (Nr.)

Indtast det ønskede kundenummer, som er unikt for hver kunde. Kundenummeret kan være maksimalt 9 cifre og skal kun indeholde heltal. Har du valgt "Automatisk nummerforslag" under "Kundeopsætning", udfyldes feltet automatisk. Hver dog opmærksom på, at nummerforslag følger den fortløbende nummerserie, hvilket vil sige, at hvis du har en kunde med nummer 1000, vil næste kunde forslås som nummer 1001. Dette er især aktuelt, hvis du tidligere har anvendt telefonnumre og/eller CVR numre som kundenummer. Herved vil automatisk nummerforslag forslå nummeret efter det højeste, hvilket sjældent giver så meget mening.

E-mail

Indtast kundens e-mail. I feltet her kan du angive flere mailadresser ved at adskille dem med mellemrum. Hvis du har brug for, at flere personer modtager en kopi af en faktura eller lignende, skal du oprette flere e-mailadresser under kundens kontaktpersoner.

Oplysninger om felterne under 'Øvrigt'

Disse felter findes under fanebladet "Øvrigt" ved oprettelse af ny kunde.

Konteringsnummer (Konteringsnr.)

Angiv den offentlige kundes interne konteringsnummer, hvis du skal sende en elektronisk faktura til kunden.

Oplysninger om felterne under 'Priser'

Kreditmaksimum

Her kan du angive et maksimum for den pågældende kundes kredit. Kreditmaksimum anføres altid i aftalens grundvaluta, som oftest er DKK. Når maksimum nås i forbindelse med en ordre, et tilbud eller en faktura, vil du få en advarsel om, at "Kundens saldo + det samlede bruttobeløb er større end kreditmaksimum", inden du trykker "Bogfør".

Rabat i procent (Rabat i %)

Indtast en fast rabat i procent for kunden. Når du efterfølgende opretter tilbuds-, ordre- eller fakturalinjer på kunden, vil rabatprocenten automatisk blive foreslået i fakturalinjen, men den kan redigeres manuelt.

Hierarki for rabatmuligheder

Rabatten for en kunde bestemmes ud fra følgende hierarki:

• Kunde: Hvis en rabat er angivet direkte på kunden, anvendes den på tilbuddet, ordren eller fakturaen, men den kan overskrives manuelt på den enkelte linje.

• Kundegruppe: Kundegrupperabatter anvendes på alle kunder i gruppen. Hvis der samtidig er angivet en kunderabat for en specifik kunde i gruppen, anvendes kunderabatten for denne kunde, og ikke kundegrupperabatten.

• Linjerabat: Linjerabatter udfyldes automatisk med kunderabatten eller kundegrupperabatten for kunden, der er angivet på tilbuddet, ordren eller fakturaen. Denne rabat kan efterfølgende justeres manuelt.

Hvis kunden eller kundegruppen ændres på et dokument, erstattes rabatterne på alle linjer — herunder manuelt justerede rabatter — med rabatten for den nyvalgte kunde eller kundegruppe.