e-copedia hjælpecenter

Opsætning af fast BCC på salgsdokumenter

For at opsætte en fast BCC (Blind Carbon Copy) på alle fremtidigt udsendte salgsdokumenter, såsom tilbud, ordrer, fakturaer, kreditnotaer, rykkere og kontoudtog, skal du følge denne procedure. Denne opsætning sikrer, at du automatisk modtager en kopi af alle dokumenter, der sendes til kunderne, enten til din personlige e-mail eller din Smart Inbox.

BCC betyder, at du sender en kopi af mail inklusiv dokumentet til en anden mail end den egentlige modtager. Modtageren (typisk din kunde) vil ikke kunne se den mailadresse, som du har angivet som BCC.

Du kan både tilføje en mail som BCC på én afsendelse ad gangen, hvis det nu ikke er et behov på alle kunder, dette gøres ved afsendelsen af det enkelte dokument. Men hvis du ønsker det for alle kunder, kan du sætte det op i Kundeopsætning, som angivet nedenfor.

Følg disse trin for at sætte dig selv som fast BCC på alle kunder:

1. Gå til Salg.

2. Vælg Opsætning.

3. Vælg Kundeopsætning.

4. I feltet Send tilbud/ordrer/fakturaer/kreditnotaer/rykkere/kontoudtog BCC til indsættes den ønskede e-mailadresse (personlig mail eller Smart Inbox-adresse).

5. Tryk på Gem for at aktivere funktionen, hvorefter alle dokumentkopier fremover sendes automatisk til den angivne adresse.

Denne opsætning vil være gældende for alle fremtidige afsendelser. Altså både for eksisterende kunder og nye kunder. Det betyder at du både kan tilføje en BCC på nye og gamle kunder. Med andre ord er det en global opsætning for alle dine kunder. Husk dog at historiske fakturaer som er bogførte og sendte inden denne aktivering af BCC, ikke automatisk bliver sendt til din BCC mail.

Indstilling af bruttopriser (inkl. moms) som standard

Hvis du ønsker at ændre standardindstillingen for prisindtastning i fakturaer, så priserne automatisk indtastes inklusiv moms (bruttopriser), skal du foretage ændringen under Kundeopsætning.

Følg disse trin for at ændre standardindstillingen for bruttopriser:

1. Gå til fanen Salg.

2. Vælg Opsætning.

3. Vælg Kundeopsætning.

4. Sæt et flueben i feltet "Indtast bruttopriser (inkl. moms)".

Tving afsendelse til kundens primære e-mail ved fakturering

Som standard kan systemet prioritere referencepersonens e-mail ved fakturering. For at tvinge systemet til altid at bruge kundens primære e-mailadresse ved afsendelse af fakturaer, kan du overskrive denne prioritet.

Følg disse trin for at sikre, at fakturaer altid sendes til kundens primære e-mailadresse:

1. Gå til Salg -> Opsætning -> Kundeopsætning.

2. Sæt flueben i Send altid til kundens e-mailadresse.

Styring af PDF-filnavn via vedhæftningssprog for kunden

Systemet anvender kundens sprogindstilling, defineret som 'Vedhæftningssprog', til at bestemme navngivningen af genererede salgsdokumenter. Dette sikrer, at kunden modtager vedhæftede PDF-dokumenter, såsom tilbud, med en relevant og forståelig titel. Hvis en kunde for eksempel har valgt "Engelsk" som vedhæftningssprog, vil filnavnet blive "Quote_XXXX" i stedet for "Tilbud_XXXX".

Følg disse trin for at vælge vedhæftningssprog for en kunde:

1. Gå til Salg.

2. Vælg Kunder.

3. Rediger den pågældende kunde.

4. Vælg fanen E-mail.

5. Vælg det ønskede sprog, for eksempel "Engelsk", i feltet "Vedhæftningssprog".

Ændring af betalingsbetingelser for en enkelt e-conomic-kunde

For at ændre de definerede betalingsbetingelser for en specifik e-conomic-kunde, skal du redigere kundens stamdata.

Følg disse trin for at ændre betalingsbetingelser for en kunde i e-conomic:

1. Tryk på Salg og vælg Kunder.

2. Find og vælg den kunde, du vil ændre betalingsbetingelser for.

3. Tryk på Rediger blyanten på kundens stamdata.

4. Find feltet Betalingsbetingelser og vælg den ønskede betalingsbetingelse fra listen.

Tryk på Gem for at opdatere kundens betalingsbetingelser.

Ændring af hvilken e-mailskabelon din e-conomic kunde bruger

Hvis du har forskellige e-mailskabeloner kan du på den enkelte kunde vælge hvilken e-mailskabelon du ønsker at der skal bruges som standard.

Følg disse trin for at ændre på standard e-mailskabelonen:

1. Tryk på Salg og vælg Kunder.

2. Find og vælg den kunde, du vil ændre e-mailskabelonen for.

3. Tryk på Rediger blyanten på kundens stamdata.

4. Vælg fanen E-mail og vælg den ønskede E-mailskabelon under "E-mailskabelon til fakturaer/ordrer/tilbud/rykkere/kontoudtog"

5. Tryk på Gem