e-copedia hjælpecenter

Opsigelse af e-conomic-aftale og lovkrav til dataopbevaring

Denne guide vejleder i, hvordan du opsiger din e-conomic-aftale, og forklarer, hvad du skal tage stilling til i forhold til håndtering af regnskabsdataene i forbindelse med opsigelsen.

Når du opsiger din aftale, vil du blive mødt af en boks, der beder dig tage stilling til, hvad der skal ske med regnskabsdataene i aftalen. I forbindelse med opsigelsen af dit e-conomic-abonnement skal du derfor tage stilling til, hvad der skal ske med de data, du har gemt i e-conomic. Ifølge bogføringsloven skal du opbevare regnskabsdata i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. På grund af GDPR påbegyndes sletning af din aftale i e-conomic nogle måneder efter aftalens ophør, og det er derfor vigtigt, at du forholder dig til, hvordan du vil opbevare dine data.

I e-conomic har du to muligheder for at gemme dine data: Arkivlicens eller eksport af dine data. I vores abonnementsvilkår kan du læse mere om vores opsigelsesvarsel.

Administrering af e-conomic-abonnement

Kan e-conomic-abonnementet sættes på pause?

Det er ikke muligt at sætte et e-conomic abonnement på pause. Hvis din virksomhed er i en stille periode, og du ikke længere har brug for fuld adgang, kan du opsige abonnementet og eventuelt købe en Arkivlicens. Arkivlicensen er alternativet for at bevare dataadgang uden et aktivt abonnement, da den giver læseadgang til dine data i 5 år.

Hvad er opsigelsesperioden for e-conomic-abonnementer?

Opsigelsesperioden for et e-conomic-abonnement er til udgangen af den indeværende faktureringsperiode. Abonnementsmodellen er baseret på forudbetalte kvartaler. Da e-conomic fakturerer kvartalsvist forud, vil din aftale ophøre ved udgangen af det kvartal, du har betalt for, uanset hvornår i kvartalet du opsiger.

Trin-for-trin opsigelse af e-conomic-abonnementet

Følg disse trin for at opsige dit e-conomic-abonnement:

1. Tryk på det orange tandhjul ("Indstillinger") og vælg Alle indstillinger.

2. Vælg Abonnementsstatus under Abonnement i menuen til venstre.

3. Tryk på Opsig abonnement.

   

4. I opsigelsesflowet skal du tage stilling til, hvad der skal ske med regnskabsdataene. Du kan se de forskellige løsninger eller trykke på Læs mere i boksen. Tryk herefter på Næste.

   

5. Bekræft opsigelsen ved at angive årsag og vurdering, og tryk på Næste.

   

6. Du får en bekræftelse på, at opsigelsen er gennemført. I bekræftelsen kan du se datoen, hvorpå aftalen ophører. Fra denne dato vil din aftale blive sat til sletning eller arkiveret, afhængigt af dit valg i trin 4. Hvis datoen for ophør er forkert, er du velkommen til at kontakte os.

Muligheder for opbevaring af regnskabsdata efter opsigelse

Køb af e-conomic Arkivlicens

En Arkivlicens er til kunder, der opsiger deres e-conomic-aftale og ønsker, at e-conomic skal opbevare dataene for dem. Arkivlicensen opfylder kravene i bogføringsloven og opbevarer dine regnskabsdata i de lovpligtige 5 år efter aftalens ophør. Med en Arkivlicens kan du fortsat logge ind i din e-conomic-aftale og se de data, du har bogført, og trække rapporter over din bogføring. Du beholder din adgang til aftalen indtil licensens udløb 5 år efter opsigelsen af din e-conomic-aftale. Du kan dog ikke længere bogføre i aftalen med en Arkivlicens. Ligeledes kan aftalen ikke omdannes til et almindeligt abonnement, når du har valgt Arkivlicens. En Arkivlicens er en omkostningseffektiv løsning for virksomheder, der er ophørt med aktiv drift, men som stadig skal overholde lovkrav om opbevaring af regnskabsdata.

Pris og tilgængelighed af data i Arkivlicensen

En Arkivlicens koster 1.495 kr. ekskl. moms. Licensen udløber 5 år efter opsigelsen af din e-conomic-aftale. I en Arkivlicens tilgår du udelukkende dine data i e-conomic-programmet gennem fanen Rapporter. Under fanen Rapporter kan du uden besvær trække rapporter for dit regnskab, kunder, leverandører og moms, hvilket kan bruges som dokumentation. Du kan til enhver tid nemt udskrive rapporter for alle dine data og hente bogførte posteringer og vedhæftede bilag.

I fanen Virksomhed i venstre menu under det orange tandhjul ("Indstillinger") > Alle indstillinger kan du fortsat altid eksportere dine data og bilag. Her kan du også gennemgå dine stamoplysninger, tjekke loggen og gennemgå status for sendte fakturaer, ordrer, tilbud og rykkere.

Bestilling af Arkivlicens

Du kan bestille Arkivlicensen, idet du opsiger din aftale, ved at vælge Køb en e-conomic Arkivlicens (...) i opsigelsesflowet (se trin 4 i afsnittet "Trin-for-trin opsigelse af e-conomic-abonnementet"). Du kan bestille en arkivlicens i det du opsiger din e-conomic aftale. Hvis din aftale allerede er opsagt, skal du kontakte bogholderiet på bogholderi@e-conomic.com for at få den ændret til en Arkivlicens.

Eksportering og opbevaring af data selv

Hvis du foretrækker at eksportere og gemme dine regnskabsdata på egen hånd, skal du være opmærksom på, at eksporten skal gennemføres inden opsigelsesdatoen for din aftale. Hvis du selv eksporterer data fra e-conomic, får du rådataen fra dine salgsfakturaer (posteringerne). Data leveres i lister som kommaseparerede filer (CSV-format), som du skal opbevare i de 5 år, som bogføringsloven kræver. Du vil ikke have selve fakturaerne, som du har sendt afsted, hvis du kun eksporterer rådata. Hvis du er interesseret i også at få selve fakturaerne gemt som PDF-filer, inden du opsiger din aftale, skal du følge guiden "Eksport af Bilag og Dokumenter".