e-copedia hjælpecenter

Forskellen mellem kundekontokort og kontoudtog i e-conomic

Denne guide beskriver, hvordan man trækker og distribuerer et kontoudtog på en kunde ved hjælp af kundekontokortet i e-conomic.

Der er to måder at oprette kundekontoudtog for kunder i e-conomic. For at vise alle transaktioner i en given periode, skal du bruge kundekontokort til at generere kontoudtog. Alternativt er det også muligt at generere et kontoudtog via modulet "Rykkere".

Et kundekontokort viser alle posteringer for hver kundekonto i de nuværende (endnu ikke afsluttede) regnskabsperioder. Hvis du ønsker at sende en kunde et kontoudtog, der viser hele bogføringshistorikken, anbefales det at trække et kundekontokort.

Vi anbefaler at trække et kundekontokort frem for at bruge typen "Kontoudtog" under "Rykkere", da kontoudtog sendt via rykkermodulet udelukkende viser udestående (åbne) transaktioner. Dette kan give et fordrejet billede af kundens bogføringshistorik. Derudover har man i “Kundekontokort” muligheden for at til og fravælge “Vis kun åbne”, som betyder at du kan vælge, hvorvidt du ser alle posteringer eller kun de åbne posteringer.

Derudover har et kontoudtog sendt via "Rykkere" en betalingsbetingelse, hvilket betyder, at du ikke kan sende rykker 1, 2 eller 3 til kunden, før forfaldsdatoen på kontoudtoget (rykkeren) er overskredet.

Bemærk, at det kun er muligt at sende et kundekontokort via e-mail.

Sådan trækkes kundekontokortet i e-conomic

Du kan trække et kundekontokort i e-conomic via to steder: enten under fanen "Rapporter" eller under menuen "Salg".

Procedure for at trække kundekontokortet:

1. Tryk på fanen "Rapporter".

2. Tryk på "Kunder" → "Kundekontokort" i menuen til venstre.

3. Udfyld de nødvendige felter og tryk på "OK". Du vil nu kunne se kundekontokortet for de valgte kunder.

Du kan også udføre samme søgning under "Salg" → "Kunder" → "Kundekontokort".

Via forstørrelsesglasset, som er mærket "Vis kontoudtog" i venstre side, kan kontoudtoget vises i et pop op-vindue. Herfra kan kontoudtoget gemmes på din computer som en PDF-fil eller printes direkte.

Afsendelse af kundekontokort via e-mail

Kundekontokort kan sendes via e-mail til enten en enkelt kunde eller til flere kunder samtidigt, direkte fra oversigten over kundekontokort.

Afsendelse til én enkelt kunde

Du sender kontoudtoget til en enkelt kunde ved at vælge "E-mail kontoudtog" på brev-ikonet til højre i kundekontokortoversigten.

Dette genererer en PDF-fil, som du kan sende direkte til din kunde.

OBS: Hvis ikonet ikke vises skyldtes det er du har sat flueben i "Medtag kladdeposteringer". Du kan nemlig ikke sende et kontoudtog, hvis der fremgår bogførte poster i din oversigt.

Afsendelse til flere kunder på én gang

For at sende kontoudtog til flere kunder på én gang skal du først trykke på "Vælg alle" for at markere alle de kunder, du har søgt frem.

Tryk derefter på "Send valgte" for at sende alle de valgte kontoudtog.

Sørg for at markere afkrydsningsfeltet "Send som e-mail" for at bekræfte afsendelsen via e-mail.

Hvis der mangler e-mailadresser på en eller flere af dine kunder, vil du blive gjort opmærksom på det i et nyt pop op-vindue.

Fejlsøgning: Manglende 'Send valgte' ikon

Hvis konvolutikonet "Send valgte" mangler i kundekontokortoversigten, skyldes det højst sandsynligt, at du har medtaget kladdeposteringer, da du genererede kundekontokortet.

E-conomic vil nemlig ikke tillade, at man sender sine kunder kontoudtog, som indeholder posteringer, der endnu ikke er bogført.

Sådan rettes problemet:

1. Tryk igen på "Kundekontokort" i menuen til venstre under "Kunder".

2. Fjern fluebenet fra afkrydsningsfeltet "Medtag kladdeposteringer".

3. Tryk på "OK".

Når kladdeposteringer er fravalgt, skulle du igen kunne se ikonet og sende kundekontokort ud til dine kunder.

Fejlsøgning: Kunden vises ikke – selvom der har været posteringer

Hvis en kunde slet ikke vises i kundekontokortet, selvom du ved, at der har været posteringer på kunden i den valgte periode, kan det i nogle tilfælde skyldes, at kundens saldo er gået i nul. Det sker, når alle fakturaer er betalt og udlignet. Som standard viser rapporten kun kunder med en åben saldo, og kunder med 0-saldo filtreres derfor automatisk fra.

Sådan løses det:

1. Gå til Rapporter → Kunder → Kundekontokort.

2. Sæt flueben i "Vis konti med 0-saldo".

3. Udfyld øvrige felter og tryk OK.

4. Kunden vises nu i listen med alle posteringer for den valgte periode.

OBS: Har du sat flueben i "Medtag kladdeposteringer", kan kundens saldo midlertidigt gå i nul, fordi kassekladden medregnes i beregningen. Du skal i det tilfælde stadig have flueben i "Vis konti med 0-saldo" for at kunden vises.

Afstemning af åbne kunder via kundekontokort

Et kundekontokort kan også bruges til at få et samlet overblik over hvilke fakturaer der er åbne og mangler en kundeindbetaling. Her kan du både se de fakturaer pg kundeindbetalinger der er bogførte men mangler at udlignes, samt de fakturaer som står åbne uden en tilhørende indbetaling. Find denne oversigt ved at:

1. Tryk på fanen "Rapporter".

2. Tryk på "Kunder" → "Kundekontokort" i menuen til venstre.

3. Sæt flueben i Vis kun åbne.

4. Udfyld andre nødvendige felter for den visning du ønsker og tryk på "OK".

5. Du vil nu kunne se kundekontokortet for de valgte kunder.